Untitled Document

УКРАЇНА
ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 14.01.2000 № 68

Про посилення контролю за розглядом
звернень громадян та службових листів,
які надходять до Харківського міськ-
виконкому.

Аналіз роботи по розгляду звернень громадян та службових листів у 1999 році свідчить
про те, що її рівень не повною мірою відповідає вимогам Закону України «Про звернення
громадян» та іншим законодавчим актам з цього питання.

Так, у 1999 році з одержаних 6358 контрольних службових листів з порушенням
встановлених термінів виконано 2444. З 5182 письмових звернень громадян, які контролювались,
з порушенням термінів були виконані 637. Крім цього, залишились не виконаними 372 службових
документа і 116 звернень громадян, по яких встановлені терміни розгляду минули. Такі
порушення були припущені управліннями містобудування та архітектури, земельних ресурсів,
комунального господарства та інженерної інфраструктури міста, соціально-економічного
розвитку, планування та обліку, комунального майна та приватизації тощо.

З метою підвищення рівня виконавчої дисципліни та усунення маючих місце недоліків в
роботі по розгляду звернень громадян та службових листів (надалі документів), на підставі ст.38
та керуючись ст.ст.42,59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Доповідну записку «Про розгляд звернень громадян та службових листів, що надійшли
до Харківського міськвиконкому у 1999 році» направити виконавчим органам міської ради і
виконкомам районних у місті рад для усунення відмічених недоліків та посилення контролю за
станом цієї роботи.

2. Заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради -
начальникам головних управлінь: міського господарства Савенку С.Г., з гуманітарних та
соціальних питань Кійку В.В., економіки та комунального майна Назарову Є.О., начальнику
головного управління бюджету та фінансів Таукешевій Т.Д., керуючому справами
міськвиконкому Остапенку П.М. звернути увагу на недостатній контроль за своєчасним
виконанням контрольних документів підпорядкованими відділами, управліннями та іншими
виконавчими органами міської ради і зобов'язати прийняти додаткові заходи по підвищенню
рівня цієї роботи.

3. Попередити керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, що
залучаються до розгляду документів, про персональну відповідальність за стан цієї роботи, а
також про те, що за кожен випадок порушення встановленого терміну виконання контрольних
документів без поважної на те причини, до них будуть прийняті суворі заходи дисциплінарного та
матеріального впливу.

До 25.02.2000р. виконати всі прострочені контрольні документи, що знаходяться у них на
розгляді, або оформити продовження терміну виконання у встановленому порядку.

4. Начальникам головних управлінь, відділів, управлінь та інших виконавчих органів
міської ради, які залучаються до розгляду документів, мати на увазі, що:

4.1.Коли в резолюції вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення,
контроль за терміном розгляду і підготовку відповіді автору звернення (вищому органу) на всі
поставлені питання, або пропозицій для доповіді міському голові здійснює виконавець, вказаний в
резолюції першим.

4.1.1. Він інформує співвиконавців про отримане доручення і організує його виконання
(узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповіді тощо).

4.1.2. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за якісну підготовку матеріалів і
своєчасне їх надання відповідальному виконавцю (не пізніше ніж за п'ять робочих днів до
закінчення терміну, вказаного в резолюції) для узагальнення і підготовки пропозицій, проектів
відповіді тощо.

5. З метою покращення роботи по здійсненню контролю за розглядом документів

ДОРУЧАЮ:

Петренку М.Я., Бабаєву В.М., Савенку С.Г., Кійку В.В., Назарову Є.О., Остапенку П.М.,
Таукешевій Т.Д.

-Візувати контрольні документи протягом однієї доби після отримання їх від свого
помічника (за винятком відряджень).

-При розгляді документів мати на увазі, що обов'язковими елементами резолюції повинні
бути: прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить у собі конкретне
доручення, термін виконання, підпис керівника і дату.

-З 01.02.2000р. на апаратних нарадах першим питанням заслуховувати інформацію
помічника про розгляд звернень громадян та службових листів керівниками підпорядкованих
відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради.

-Вживати до керівників підпорядкованих відділів, управлінь та інших виконавчих органів
міської ради, що припустили порушення термінів розгляду та виконання контрольних документів,
заходи дисциплінарного, матеріального впливу.

Керівникам відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, що залучаються
до розгляду звернень громадян та службових листів

-Забезпечити розгляд звернень громадян та службових листів:

-у вказаний в документі термін (якщо цей конкретний термін виконання зазначений);

-протягом 30 календарних днів від дати реєстрації у відділі по роботі зі зверненнями
громадян (якщо конкретний термін виконання в документі не зазначений);

-протягом 10 календарних днів від дати реєстрації у відділі по роботі зі зверненнями
громадян (якщо це запит або звернення народного депутата України);

-протягом 15 календарних днів від дати реєстрації у відділі по роботі зі зверненнями
громадян (якщо документ не потребує додаткового вивчення);

-протягом 5 робочих днів від дати підписання документу керівниками вищих органів,
міської ради, заступниками міського голови (якщо є позначка «терміново»);

-у разі не виконання контрольного документу протягом належного строку, подавати цей
документ на зняття з контролю разом з пояснювальною запискою за підписом керівника, де мають
бути вказані причини порушення терміну виконання документу та заходи дисциплінарного,
матеріального впливу, вжиті до безпосереднього виконавця документу (працівника відділу,
управління тощо).

-У випадку особливої складності виконання контрольного документу забезпечити
оформлення продовження терміну виконання документу у посадової особи, яка його встановила
(а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщує) не пізніше, як за 3 робочих дні до
закінчення встановленого терміну (у разі не зазначення терміну - до закінчення 30-денного строку
від дати реєстрації такого документу), про що обов'язково інформувати відділ по роботі зі
зверненнями громадян.

-Включити у функціональні обов'язки одного із своїх заступників повноваження щодо
здійснення контролю за забезпеченням своєчасного і якісного виконання контрольних документів
у підрозділі. Інформацію про посаду, прізвище, номер телефону цієї посадової особи подати до
01.02.2000р. керуючому справами міськвиконкому Остапенку П.М.

-Забезпечити якісне виконання контрольних документів (зміст, стилістика, граматика).

-До 01.02.2000р. ознайомити під особистий підпис з цим розпорядженням працівників
підрозділу.

-З 01.02.2000р. забезпечити ознайомлення під особистий підпис з цим розпорядженням
усіх працівників, що призначатимуться (прийматимуться) на роботу до підрозділу.

-З 01.02.2000р. щомісячно, до 5 числа кожного місяця, надавати керуючому справами
міськвиконкому Остапенку П.М. узагальнену інформацію про заходи дисциплінарного,
матеріального впливу, що були застосовані до безпосередніх виконавців контрольних документів,
які без поважних на те причин протягом минулого місяця порушили термін (продовжений термін)
розгляду звернень громадян та службових листів.

Остапенку П.М.

-До 01.02.2000р. ознайомити під особистий підпис з цим розпорядженням усіх працівників
органів міської ради, що не входять до складу головних управлінь, але залучаються до виконання
контрольних документів.

-З 01.02.2000р. забезпечити ознайомлення під особистий підпис з цим розпорядженням
усіх працівників, що призначатимуться (прийматимуться) на роботу до органів міської ради, що
не входять до складу головних управлінь, але залучаються до виконання контрольних документів.

Хохлову О.В.

-Забезпечити прийняття документів (інформації, довідки, відповіді тощо), що подаються
на зняття з контролю з порушенням встановленого строку (незалежно від причин порушення)
тільки разом з пояснювальною запискою керівника відділу, управління та іншого виконавчого
органу міської ради, де мають бути вказані причини порушення терміну виконання документу та
заходи дисциплінарного, матеріального впливу, вжиті до безпосереднього виконавця.

-Якщо в резолюції до документу вказано кілька осіб, відповідальних за виконання
доручення, забезпечити відправку документів і здійснення контролю за терміном розгляду і
підготовку відповіді автору звернення (вищому органу) на всі поставлені питання, або пропозицій
для доповіді міському голові за виконавцем, вказаним в резолюції першим.

-Забезпечити повний контроль за вчасним проходженням та виконанням у встановлений
термін контрольних документів виконавцями.

-Щотижневе аналізувати стан виконавчої дисципліни по розгляду і виконанню
контрольних документів і інформувати керівництво міської ради про існуючи тенденції та
вносити пропозиції по покращенню стану справ.

-Вивчати та узагальнювати нові форми роботи із документами і забезпечувати поширення
позитивного досвіду у цій справі.

Губанову М.М., Шевченку В.І., Стеценку Є.В., Ріпі В.В, Дейнекі А.Б.,
Нефьодову О.М., Семікозу А.Я., Поповій І.С., Кислому Д.В., Ємельяновій І.Г.

-Забезпечити подання контрольних документів керівництву на накладання резолюцій
протягом однієї доби після їх отримання (за винятком відряджень посадової особи, що має
накладати резолюцію - у цьому випадку самостійно надсилати термінові контрольні документи у
відділи, управління та інші виконавчі органи міської ради, райвиконкоми, згідно з розподілом
функціональних обов'язків конкретного керівника, а по поверненні керівника - інформувати його
про вжиті заходи).

-При самостійному розгляді документів мати на увазі, що обов'язковими елементами
резолюції повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить у
собі конкретне доручення, термін виконання, підпис і дату.

-Забезпечити прийняття документів (інформації, довідки, відповіді тощо), що подаються
на зняття з контролю, або на підпис керівнику з порушенням встановленого терміну (незалежно
від причин порушення) тільки разом з пояснювальною запискою керівника відділу, управління та
іншого виконавчого органу міської ради, де мають бути вказані причини порушення терміну
виконання документу та заходи дисциплінарного, матеріального впливу, вжиті до
безпосереднього виконавця.

-Звернути увагу на якість виконання контрольних документів (зміст, стилістика,
граматика).

5.Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників міського голови
з питань діяльності виконавчих органів - начальників головних управлінь міської ради,
начальника головного управління бюджету та фінансів і керуючого справами міськвиконкому.

Міський голова М.Д.Пилипчук