ЮРИДИЧНИЙ ХАРКІВ ПЛЮС - �� GSGOL-424-28/02/2007

Про затвердження «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах»

З метою безумовного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення», від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів», інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153, а також з метою подальшого удосконалення системи роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб у виконавчих органах Харківської міської ради, керуючись ст. ст.42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити «Тимчасовий порядок здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах» (додаток 1).

2. 3атвердити «Заходи по виконанню «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах» (додаток 2).

3. Заступникам міського голови - директорам департаментів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

3.1. Організувати вивчення «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах» у підпорядкованих підрозділах, привести діловодство за зверненнями громадян, юридичних осіб, з актами міської ради, виконавчого комітету, міського голови та протокольних нарад у відповідність до зазначеного Тимчасового порядку.

3.2. Забезпечити обов'язкове дотримання у повсякденній практиці вимог, які містяться у «Заходах по виконанню «Тимчасового порядку здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах».

3.3. До 01.03.07 ознайомити з цим розпорядженням під особистий підпис усіх спеціалістів підпорядкованих підрозділів, які залучаються до розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

3.4. З 01.03.07 забезпечити ознайомлення з цим розпорядженням під особистий підпис усіх спеціалістів, які призначатимуться (прийматимуться) на роботу до підпорядкованих підрозділів.

4. Розпорядження міського голови від 27.05.05 № 1183 «Про затвердження методичних рекомендацій по організації роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради» вважати таким, що втратило чинність.

5. Начальнику відділу інформаційно-комп'ютерного забезпечення (Фетисенку О.А.) та директору комунального підприємства «Міський інформаційний центр» (Попову О.В.) для забезпечення ефективної роботи у системі електронного документообігу:

5.1. До 01.03.07 забезпечити адаптування «Автоматизованої системи діловодства «ДОКПРОФ 2.0» для роботи по реєстрації, супроводженню та контролю за виконанням звернень громадян та юридичних осіб.

5.2. До 01.03.07 розробити план подальшого впровадження «Автоматизованої системи діловодства «ДОКПРОФ 2.0» у всіх підрозділах виконавчих органів Харківської міської ради.

5.3. До 01.03.07 видати посібник по організації роботи з «Автоматизованою системою діловодства «ДОКПРОФ 2.0».

5.4. У лютому-березні 2007 року організувати та провести поглиблені учбові заняття по організації роботи з «Автоматизованою системою діловодства «ДОКПРОФ 2.0» з користувачами системи електронного документообігу.

5.5. До 01.07.07 забезпечити повну комплектність технічних засобів для роботи з «Автоматизованою системою діловодства «ДОКПРОФ 2.0» у всіх підрозділах виконавчих органів Харківської міської ради.

6. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на секретаря Харківської міської ради.

здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах

1. Тимчасовий порядок здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді та її виконавчих органах (далі Тимчасовий порядок) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності на паперових носіях та в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архівного відділу міської ради.

Усі дії з електронними документами виконуються в Харківській міській раді згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими «Примірною інструкцією з питань діловодства в виконавчих органах Харківської міської ради», затвердженою розпорядженням міського голови від 10.08.98 року № 1643, інструкцією з діловодства за зверненнями громадян, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, «Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153, якими визначається єдиний порядок обліку, реєстрації, розгляду та вирішення звернень громадян та юридичних осіб в виконавчих органах Харківської міської ради.

2. Тимчасовий порядок містить порядок організації роботи з документами на папері (звернення громадян, юридичних осіб, рішення міської ради, виконавчого комітету, розпорядження міського голови, протоколи службових нарад та інш.) та електронними документами.

3. Дія Тимчасового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються Харківською міською радою та її виконавчими органами.

Особливості роботи з електронними документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, яка є власністю держави, визначаються спеціальними нормативно-правовими актами.

4. Відповідальність за організацію здійснення електронного документообігу у виконавчих органах Харківської міської ради несуть їх керівники.

5. Забезпечення здійснення електронного документообігу у Харківській міській раді покладається на Департамент діловодства та виконавчі органи, обладнані системою електронного документообігу (СЕД).

Виконавчі органи Харківської міської ради, які не обладнанні СЕД здійснюють документообіг на паперових носіях згідно з вимогами, що містяться у цьому Тимчасовому порядку та у нормативних актах, наведених у п. 1.

6. СЕД впроваджується з метою вдосконалення роботи з документами, поліпшення якості підготовки документів, упорядкування документообігу та оптимізації управлінських процесів.

7. Впровадження СЕД має певні переваги, а саме: звільнення фізичного місця для збереження документів, зменшення витрат на копіювання та доставку документів у паперовому вигляді; значне прискорення пошуку і вибору груп документів; підвищення безпеки інформації; зручності збереження, поліпшення ефективності контролю за виконанням документів.

8.1. Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документ повинен мати обов'язкові реквізити, склад та порядок розміщення яких визначається законодавством.

Обов'язковим реквізитом електронного документу є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. На момент накладання електронного підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

8.2. Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

8.3. (Електронна) Реєстраційно-контрольна картка (далі РКК) картка створена у автоматизованій системі реєстрації документів, що входить до СЕД, на підставі письмових звернень громадян та юридичних осіб і містить загальну інформацію про документ.

РКК є основною одиницею обліку в системі, що містить певні реквізити, завдяки чому забезпечується можливість формування статистичних та .аналітичних звітів, оперативність пошуку. Реквізити РКК можуть бути розширені довільним набором додаткових елементів, визначеним для кожної групи документів.

8.4. Сканер - пристрій для отримання будь-якого зображення документа або його частини в електронному вигляді.

8.5. Сканування - аналого-цифрове перетворення плоского зображення оригіналу документа у форму електронних даних за допомогою сканера, у наслідок цього створюється відсканований екземпляр документа.

8.6. Відсканований екземпляр документа - форма електронних даних документа повністю відтворююча інформацію оригіналу та всі його зовнішні ознаки або їх частину.

8.7. Автоматизована система діловодства «ДокПроф 2.0» - комп'ютерна програма, яка автоматизує за допомогою сучасної комп'ютерної техніки процеси діловодства за зверненнями громадян та юридичних осіб та забезпечує здійснення електронного документообігу у СЕД.

8.8. Електронний журнал (картотека) - сукупність реєстраційно - контрольних карток певного типу (вхідних, вихідних, відповідного органу) на звернення громадян, юридичних осіб та внутрішні документи в Харківській міській раді та її виконавчих органах, яка створюється за допомогою Автоматизованої системи діловодства «ДокПроф 2.0» у СЕД та відтворюється технічними засобами у вигляді, що дозволяє використовувати у діловодстві зі зверненнями громадян та юридичних осіб (пошук, складання звітів та ін.).

II. ДІЛОВОДСТВО ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН ТА ЮРИДИЧНИХ ОСІБ

1.1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в виконавчих органах Харківської міської ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян та юридичних осіб несуть керівники виконавчих органів міської ради.

1.2. 3вернення громадян та юридичних осіб, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

1.3. Забороняється направляти скарги громадян та юридичних осіб для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

2. Прийом та первинна обробка звернень громадян

2.1. Усі надіслані поштою письмові звернення громадян (в тому числі телеграми) та юридичних осіб надходять до відповідних підрозділів Департаменту діловодства та виконавчих органів Харківської міської ради, де проходить їх первинна обробка.

2.2. Мета первинної обробки полягає в тому, щоб поділити усю кореспонденцію на звернення громадян та юридичних осіб.

2.3. Прийом письмових звернень громадян та юридичних осіб може проводитись безпосередньо від заявників чи через уповноважену ними особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

2.4. На прохання заявника на копії звернення, прийнятого до розгляду, або другому екземплярі робиться відмітка з зазначенням дати прийому звернення громадянина або юридичної особи, прізвища, підпису особи, яка його отримала та номеру телефону для довідок.

2.5. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені, або надіслані не за адресою звернення громадян та юридичних осіб повертаються відправнику або пересилаються адресату.

2.6. Подані окремо без супровідних листів, додаткові матеріали до звернень громадян та юридичних осіб реєстрації не підлягають.

Прийом додаткових матеріалів, без супровідних листів, до звернень громадян та юридичних осіб, які були прийняті до розгляду у виконавчих органах Харківської міської ради, здійснюють діловодні служби тих органів, яким було доручено розгляд звернень громадян та юридичних осіб. На прохання заявника, при прийнятті додаткових матеріалів, робиться відмітка на копії звернення громадянина або юридичної особи до якої вони залучаються з зазначенням опису кількості додаткових матеріалів, дати прийому, прізвища, підпису особи, яка його отримала та номеру телефону для довідок.

3. Реєстрація звернень громадян та юридичних осіб

У відділах Департаменту діловодства реєструються звернення громадян та юридичних осіб, які надійшли на ім'я міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови та керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

Звернення, які надійшли під час проведення особистих прийомів громадян вище вказаними керівниками, також реєструються у відділах Департаменту діловодства.

Звернення громадян та юридичних осіб, які надійшли на ім'я заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, в тому числі під час проведення особистих прийомів громадян, реєструються у канцеляріях відповідних виконавчих органів міської ради.

Звернення громадян та юридичних осіб, які адресовані на ім'я заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради і надійшли до Департаменту діловодства передаються, без реєстрації у департаменти, відповідним виконавчим органам міської ради для подальшої їх реєстрації та розгляду.

Керівники виконавчих органів міської ради самостійно визначають перелік звернень юридичних осіб, що надходять на їх ім'я, які підлягають скануванню при реєстрації та передачі на виконання в електронному вигляді (при визначенні треба враховувати необхідність у тривалому зберіганні сканованого екземпляру, наявність СЕД у безпосередніх виконавців, прискорення процесу передачі копій матеріалів до інших виконавчих органів).

3.1.1. Усі письмові звернення громадян, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження або не пізніш наступного робочого дня у разі надходження їх після 16.00 години на реєстраційно-контрольних картках придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 1).

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з письмовими зверненнями.

Облік особистого прийому громадян ведеться на картках або у журналах (додаток 2) або за допомогою СЕД.

3.1.2. Журнальна форма реєстрації звернень та обліку особистого прийому громадян допускається в виконавчих органах міської ради з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв, скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

3.1.3. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках придатних для оброблення персональними комп'ютерами.

3.1.4. Автоматизована реєстрація звернень громадян здійснюється шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; місце проживання заявника з вказівкою поштового індексу; звідки одержано звернення, дата, індекс, відмітка про контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст, дата резолюції, прізвище автора, виконавець (виконавці), термін виконання; дата передачі на виконання, індекс і зміст документа, прийняті рішення; дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою. Реєстрація у СЕД проводиться набором тексту з клавіатури та за допомогою скануючих пристроїв - оптичного олівця, тощо.

3.1.5. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.

3.1.6. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений. Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись виконавчими органами міської ради.

3.1.7. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі (додаток 3), або за допомогою нанесення штрих-коду засобами СЕД. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Штрих-код наноситься на нижньому полі першого аркуша документа на вільному від тексту місці, крім місця призначеного для підшивки.

3.1.8. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника (для колективних - «Ко»), порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, та дати.

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, які забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання пропозицій, заяв і скарг. У відділі з питань звернень громадян Департаменту діловодства перша цифра реєстраційного індексу є показником району, де мешкає автор звернення (Дзержинський - 1; Київський - 2; Комінтернівський - 3; Ленінський - 4; Московський - 5; Жовтневий - 6; Орджонікідзевський - 7; Фрунзенський - 8; Червонозаводський - 9; надійшли з інших міст - 10, надійшли електронною поштою -11, надійшли без підпису (анонімні) - 12), цифри, які вказуються через дріб, означають порядковий номер пропозиції, заяви, скарги. Наступні цифри, які вказуються через дріб, означають перша - номер журналу реєстрації, дві цифри після дефісу вказують рік надходження.

Наприклад: Л-4-9577/1-07, де Л - початкова літера прізвища заявника; 4 - показник району; 9577 - порядковий номер звернення; 1 - номер журналу реєстрації (вхідний журнал відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства); 07 - рік надходження.

3.1.9. У разі надходження повторних звернень, їм надається черговий реєстраційний індекс, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера, зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На правому верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг і на реєстраційно-контрольних картках робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.

3.1.10. Після реєстрації письмових звернень виконується їх сканування та відсканований екземпляр приєднується до відповідної реєєтраційно - контрольної картки на відповідне звернення.

3.1.11. Письмові звернення які мають непридатний для сканування стан (старезний напір, не стандартний формат та інше) підлягають копіюванню на аркуші формату А-4 за допомогою копіювальної техніки, після чого їх копії скануються, про що робиться відмітка у реєстраційно-контрольній картці: - скановано 3 копії.

3.2.1. Усі звернення юридичних осіб, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня у разі надходження їх після 16.00 години на реєстраційно - контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 4). Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

У разі відсутності у конверті окремих документів або додатків до них, складається акт про відсутність вкладень за формою, наведеною у додатку 5 у двох примірниках, один з яких надсилається адресату, а другий зберігається у підрозділі.

3.2.2. Автоматизована реєстрація звернень юридичних осіб здійснюється шляхом прямого введення з документа встановленого складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент), дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді). Автоматизована реєстрація у СЕД проводиться набором тексту з клавіатури, або за допомогою скануючих пристроїв - оптичного олівця.

3.2.3. Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки.

3.2.4. Реєстраційний індекс звернень юридичних осіб зазначається у реєстраційному штампі (додаток 6) або за допомогою штрих коду засобами СЕД. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Штрих-код наноситься на нижньому полі першого аркуша документа на вільному від тексту місці, крім місця призначеного для підшивки.

3.2.5. Реєстраційний індекс звернень юридичних осіб складається з порядкового номера реєстрації звернень юридичних осіб з початку року, через дріб номера документу у переписці, через дріб номер журналу реєстрації, через дефіс - рік надходження.

Наприклад: 01237/0/3-07, де 01237 - порядковий номер реєстрації звернень юридичних осіб з початку року; /0/ - документ, який надійшов; 3 - номер журналу реєстрації; 07 - рік надходження.

3.2.6. Департамент діловодства, департаменти, управління та інші виконавчі органи, які отримують листи-відповіді реєструють їх та за допомогою програмно-технічних засобів роблять посилання («пов'язують») на власні ініціативні листи у яких були запити.

3.2.7. Ініціативні листи видані та зареєстровані у Департаменті діловодства міської ради при надходженні до департаментів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради підлягають реєстрації у журналах вхідних листів СЕД та маркуванню штрих-кодом відповідного органу.

3.2.8. Ініціативні листи департаментів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, адресовані керівництву міської ради, керівникам департаментів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради підлягають реєстрації у журналі вихідних листів СЕД органу, що їх видає та при надходженні до адресату підлягають реєстрації у картотеці вхідних листів та маркуванню штрих-кодом органу, який їх отримав.

3.2.9. Після реєстрації звернень юридичних осіб виконується їх сканування та відсканований екземпляр приєднується до відповідної реєстраційно - контрольної картки на відповідне звернення юридичної особи.

3.2.10. Документи, що надійшли електронною поштою перевіряються на цілісність, друкуються та реєструються, після чого файл приєднується до заведеної реєстраційно-контрольної картки.

3.2.11 .Письмові звернення юридичних осіб які мають непридатний для сканування стан (старезний папір, непридатний формат та інше) підлягають копіюванню на аркуші формату А-4 за допомогою копіювальної техніки, після чого їх копії скануються, про що робиться відмітка у реєстраційно - контрольній картці: - скановано 3 копії.

3.3. Передача виконавцям зареєстрованих звернень.

Звернення громадян та юридичних осіб, які зареєстровані (з маркуванням штрих-кодом на першому аркуші листа) у департаменті Діловодства, департаментах, управліннях міської ради при надходженні їх з дорученнями керівників до підпорядкованих виконавчих органів міської ради повторно не реєструються, а приймаються у роботу через журнал поточної роботи у СЕД.

3.4.1. Судові повістки (без додатків) передаються Юридичному департаменту та обліковуються у журналі передачі документів виконавцям з відміткою особи, що отримує їх.

3.4.2. Ухвали, рішення, постанови, накази господарського суду, які надходять до міської ради та її виконавчого комітету, реєструються як звернення юридичних осіб і передаються до Юридичного департаменту міської ради для з'ясування питання, вжиття відповідних заходів та подальшої роботи із зазначеними документами.

3.4.3. Судові повістки з копіями позовних заяв, позовні заяви громадян та юридичних осіб, відзиви та пояснення на позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги, ухвали суду про заборону здійснювати певні дії, рішення суду, постанови апеляційних та касаційних судів, які надходять до міської ради та її виконавчого комітету, реєструються як звернення юридичних осіб і передаються секретарю міської ради для розгляду та надання відповідних доручень за компетенцією безпосереднім виконавцям.

3.4.4. 3вернення громадян та юридичних осіб з питань участі у роботі сесії або з питань порядку денного сесії можуть бути подані через відділи Департаменту діловодства за 48 годин. У разі надходження таких звернень після вказаного терміну, вони приймаються та їх розгляд здійснюється у звичайному порядку, а їх копії терміново передаються у Департамент організаційної роботи для доповіді керівництву міської ради. Якщо такі звернення надходять у день проведення сесії, то їх копії можуть бути передані у Департамент організаційної роботи не пізніше, як за 30 хвилин до початку сесії.

4. Попередній розгляд звернень громадян та юридичних осіб

4.1. Усі звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

4.2. ІІопередній розгляд звернень громадян та юридичних осіб здійснюється спеціально призначеними для цього посадовими особами або відповідним підрозділом виконавчих органів.

4.3. Метою попереднього розгляду звернень громадян та юридичних осіб є розподілення їх на такі, що:

4.3.1. Потребують обов'язкового розгляду першим керівником, його заступниками або безпосередніми виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків.

4.3.2. Не входять до повноважень органу чи посадової особи, які їх отримали.

4.4. Якщо питання, порушені в одержаному органом чи посадовою особою зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється автору звернення.

5. Передача звернень громадян та юридичних осіб на розгляд керівництву

5.1. Після попереднього розгляду звернення громадян та юридичних осіб передаються в день їх надходження, або не пізніше наступного робочого дня у разі надходження їх після 16.00 години, на розгляд першого керівника, його заступників або безпосереднім виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків.

5.2. У Харківській міській раді звернення громадян та юридичних осіб, підготовлені для розгляду міським головою, секретарем Харківської міської ради, першим заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Харківської міської ради, щоденно о 10.00, 12.00 та 16.00 годині отримують особисто помічники вищезазначених керівників у Департаменті діловодства.

5.3. У разі надходження звернень громадян та юридичних осіб з вищих органів влади з терміновими завданнями, в тому числі по електронній пошті та факсу, вони негайно реєструються у Департаменті діловодства та надаються особисто спеціалістами відділів Департаменту діловодства помічникам відповідних керівників.

5.4. Усі звернення громадян та юридичних осіб розглядаються керівниками протягом однієї доби після їх надходження, після чого з відповідним дорученням щодо подальшого розгляду звернень громадян та юридичних осіб повертаються до відділів Департаменту діловодства для відправки безпосереднім виконавцям.

5.5. Обов'язковими елементами резолюції, яка дається керівниками по розгляду звернень громадян та юридичних осіб, повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання, доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату.

Резолюція наноситься на спеціальному бланку, на якому проставляються реєстраційні реквізити документу до якого вона належить. В окремих випадках резолюція може наноситись безпосередньо на документ на вільне від тексту місце.

6. Передача звернень громадян та юридичних осіб на виконання

6.1. Звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли до відділів Департаменту діловодства після розгляду міським головою, секретарем Харківської міської ради, першим заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Харківської міської ради, відпрацьовуються і направляються безпосереднім виконавцям не пізніш наступного дня після надходження.

6.2. У системі електронного документообігу Харківської міської ради відділами Департаменту діловодства звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли з резолюціями керівників, відпрацьовуються у наступному порядку:

6.2.1. До реєстраційно-контрольної картки на звернення громадян або юридичних осіб вносяться резолюції, які надані керівниками міської ради;

6.2.2. Відмітки про контроль проставляються у реєстраційно-контрольній картці та на бланку резолюції наявними технічними засобами.

6.2.3. Скануються бланки резолюцій або аркуші на яких резолюції написані та їх відсканований екземпляр приєднується до відповідної реєстраційно-контрольної картки.

6.3. Якщо в резолюціях до звернень громадян та юридичних осіб вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, спеціалісти відділів Департаменту діловодства забезпечують їх відправку усім виконавцям та здійснюють контроль за виконавцем, вказаним в резолюції першим щодо терміну розгляду і підготовки відповіді автору звернення (вищому органу) на всі поставлені питання або пропозиції для доповіді керівництву.

6.4. Департамент діловодства направляє реєстраційно-контрольні картки та сканований екземпляр документа всім виконавцям засобами електронної доставки у системі електронного документообігу Харківської міської ради.

6.5. В тих випадках, коли міський голова або секретар міської ради визначає в резолюції необхідність ознайомлення зі зверненнями громадян та юридичних осіб першого заступника міського голови або керуючого справами виконавчого комітету Харківської міської ради, вказаним керівникам надається на розгляд оригінал звернення.

6.6. Виконавцям додатково, після направлення реєстраційно-контрольної картки та відсканованого екземпляру документу, передаються на виконання оригінали звернень громадян та юридичних осіб, коли це передбачено законодавством, нормативними актами Харківської міської ради.

6.7. Оригінали звернень громадян та юридичних осіб, що не були відправлені виконавцям, після обробки та одержання підтвердження про отримання реєстраційно-контрольної картки та сканованого екземпляру всіма виконавцями оформляються разом з надрукованою реєстраційно-контрольною карткою з відміткою про одержання сканованих екземплярів виконавцями у обкладинку, коли заводиться нова справа, залучаються до нової групи документів у сформованій справі або у справу згідно номенклатури.

6.8. Термін виконання наданих доручень по розгляду звернень громадян та юридичних осіб співвиконавцям визначається на 5 робочих днів менший, ніж відповідальному виконавцю.

6.9. 3абороняється передавати оригінали звернень громадян та юридичних осіб після розгляду керівництвом, заявникам для самостійної доставки безпосереднім виконавцям, у відповідності з дорученням.

7.Контродь за розглядом звернень громадян та юридичних осіб

7.1. Усі звернення громадян та юридичних осіб розподіляються на контрольні та на ті, за розглядом і вирішенням яких контроль не встановлюється.

7.2. У разі, коли про результати розгляду звернень громадян та юридичних осіб необхідно надати інформацію керівнику, вищому органу тощо, реєстраційно-контрольна картка та перший аркуш контрольного звернення позначається словом «КОНТРОЛЬ».

7.3. На контроль беруться звернення громадян та юридичних осіб, в дорученнях до яких передбачається зворотній зв'язок або встановлені терміни його виконання.

7.4. В обов'язковому порядку контролю підлягають доручення на звернення громадян та юридичних осіб, надані на особистих прийомах міським головою та секретарем міської ради.

7.5. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян та юридичних осіб здійснюють:

- спеціалісти відділів Департаменту діловодства;

- помічники міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів;

- спеціалісти департаментів, управлінь, відділів міської ради та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у своїх підрозділах;

- один із заступників директорів департаментів, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради у своїх підрозділах, на якого наказом відповідного керівника покладені ці обов'язки.

7.6. Особисту відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень керівництва по розгляду звернень громадян та юридичних осіб несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно з діючим законодавством.

7.7. З метою забезпечення своєчасного виконання доручень керівництва по розгляду звернень громадян та юридичних осіб:

7.7.1. Спеціалісти відділів Департаменту діловодства зобов'язані:

7.7.1.1. Не пізніше ніж за 3 робочих дні до закінчення терміну розгляду звернень громадян та юридичних осіб відповідальним виконавцям про це направляти нагадування на паперових носіях, або у вигляді електронного документу засобами доставки у системі електронного документообігу у Харківській міській раді.

7.7.1.2. Кожну середу керівникам виконавчих органів направляти перелік звернень громадян та юридичних осіб, які знаходяться на розгляді у підпорядкованих їм підрозділах, терміни розгляду яких закінчуються на початку наступного тижня на паперових носіях, або у вигляді електронного документу засобами доставки у системі електронного документообігу у Харківській міській раді.

7.7.2. Спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у своїх підрозділах, зобов'язані:

7.7.2.1. Не пізніш, ніж за 3 робочих дні до закінчення терміну розгляду звернень громадян та юридичних осіб відповідальним виконавцям та не пізніш 5 робочих днів співвиконавцям про це направляти нагадування на паперових носіях, або у вигляді електронного документу засобами доставки у системі електронного документообігу у Харківській міській раді.

7.8. З метою оперативного усунення порушень термінів розгляду звернень громадян та юридичних осіб, інших недоліків у цій роботі спеціалістами відділів Департаменту діловодства та спеціалістами департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальними за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у своїх підрозділах, вживаються такі заходи:

- щотижнево аналізується стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб та інформується керівництво про існуючі тенденції для вжиття заходів впливу до осіб, що допустили порушення термінів розгляду;

- постійно аналізується хід виконання доручень керівництва, наданих за зверненнями громадян та юридичних осіб, і за кожним фактом порушення термінів розгляду, або не забезпечення виконання в повному обсязі, інформуються керівники, які надали доручення;

- щокварталу аналізується стан роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб, організація та проведення особистих прийомів громадян у виконавчих органах міської ради та надаються з цього питання службові записки керівництву з пропозиціями щодо поліпшення стану справ;

- не рідше ніж двічі на рік готуються матеріали для розгляду стану роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб на засіданнях виконавчого комітету та апаратних нарадах у керівництва.

7.9. Звернення громадян та юридичних осіб, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення викладених у зверненнях питань.

7.10. Рішення про зняття з контролю звернень громадян та юридичних осіб приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

7.11. Спеціалісти відділів Департаменту діловодства проставляють відмітки у реєстраційно-контрольних картках за допомогою системи електронного документообігу, які є повідомленням виконавцям про зняття з контролю звернень громадян та юридичних осіб.

8. Розгляд звернень громадян та юридичних осіб

безпосередніми виконавцями та підготовка і надання пропозицій,

8.1. Департаменти, управління, відділи та інші виконавчі органи міської ради отримують оригінали звернень громадян та юридичних осіб з дорученнями керівництва у відділах з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства.

8.2. Підрозділи або службові особи апарату, на яких покладено ведення діловодства за зверненнями громадян та юридичних осіб департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради при одержанні звернень громадян та юридичних осіб за допомогою засобів електронної доставки у системі електронного документообігу, невідкладно здійснюють прийняття звернень громадян та юридичних осіб, що надходять за наступним порядком:

8.2.1. Перевіряється цілісність електронного документу, ідентифікується кореспондент, відправник, відправляється повідомлення, через внесення відповідних відміток у реєстраційно-контрольну картку, про отримання документу відділам з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства.

8.2.2. Виконують друк на аркушах формату А-4 сканованого екземпляру звернень громадян та юридичних осіб, резолюції керівників міської ради, на лицьовій стороні першої сторінки звернення маркірують інформацію з приміткою «Прийнято СЕД» (прийнято системою електронного документообігу), прийнятними для кожного підрозділу засобами (штамп, технічні засоби, проставлення відмітки ручкою).

8.2.3. Якщо необхідно створити копію електронного документу на папері, то на лицьовій стороні першої сторінки копії документу разом з маркіровочною інформацією про реєстрацію документу в системі електронного документообігу, наноситься відмітка «Копія ЕД» (Копія електронного документа).

8.2.4. 3вернення громадян та юридичних осіб, які надійшли у системі електронного документообігу, виконуються виконавцями аналогічно документам на паперових носіях.

8.2.5. Оригінали звернень громадян та юридичних осіб, зазначені у пункті 6.6. реєструються з проставленням відміток про їх одержання у реєстраційних картках та оформляються у справи, або передаються на розгляд виконавцям за порядком, прийнятим для розгляду окремих питань.

8.2.6. Після накладення резолюції керівниками відповідних виконавчих органів, їх текст вноситься до реєстраційно-контрольної картки.

8.2.7. Скануються бланки резолюцій після проставлення на них відміток про контроль наявними технічними засобами, або аркуші на яких резолюції записані та їх відсканований екземпляр приєднується до відповідної реєстраційно-контрольної картки.

8.2.8. Звернення громадян та юридичних осіб в тому разі і ті, що отримані за допомогою системи електронного документообігу (з відміткою «Прийнято СЕД»), направляються на виконання безпосереднім виконавцям за порядком, встановленим для роботи з ними у відповідному виконавчому органі (у залежності від наявності обладнання системою електронного документообігу в електронному або паперовому варіанті).

8.3. Після отримання звернення громадянина або юридичної особи, безпосередній виконавець повинен досконало вивчити суть викладеного в ньому питання та надане доручення і скласти план заходів по його виконанню у встановлені терміни в повному обсязі.

8.4. Якщо питання, порушені в одержаних безпосереднім виконавцем зверненнях громадян або юридичних осіб, які надійшли з дорученням відповідного керівника, не входять до його повноважень, вони не пізніше наступного дня, з дня одержання, повертається виконавцем, який його отримав, помічнику відповідного керівника, який надав доручення, з обов'язковим подальшим внесенням змін у доручення в відділах Департаменту діловодства.

8.5. Якщо звернення громадян або юридичних осіб не містять даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, які їх отримали, вони в термін не більше п'яти днів повертаються автору звернення з відповідними роз'ясненнями.

8.6. У разі, якщо у дорученні вказано кілька виконавців, з метою прискорення доставки документу виконавцям, відділи з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства самостійно направляють звернення громадян та юридичних осіб всім виконавцям за допомогою системи електронного документообігу.

8.7. В тому разі, якщо в дорученні керівника вказано кілька осіб, відповідальних за його виконання, контроль за терміном розгляду і підготовку відповіді автору звернення (вищому органу) здійснює виконавець, вказаний в .резолюції першим, або той, проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний».

Він узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповідей або надає відповіді на всі викладені у зверненні питання. Для виконання доручення він має право скликати виконавців і координувати їх роботу.

8.8. Відповідальний виконавець самостійно друкує одержану інформацію та на лицьовій стороні першої сторінки наносить маркіровану інформацію з приміткою «Прийнято СЕД» (прийнято системою електронного документообігу), у разі, якщо нормативними документами не передбачений інший порядок надання інформації або у співвиконавців відсутня система електронного документообігу.

У разі, якщо у співвиконавців не встановлена система електронного документообігу, інформація відповідальному виконавцю надається на паперових носіях.

8.9. Співвиконавці надають відповідальному виконавцю інформацію у встановлений для них термін виконання, який проставляється на бланку резолюції

«Контроль до_______». Як правило, він встановлюється на 5 днів менше від терміну розгляду відповідальному виконавцю.

Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень керівництва, наданих по розгляду звернень громадян та юридичних осіб.

8.10. При надходженні звернень громадян та юридичних осіб на адреси заступників міського голови - директорів департаментів з дорученням «До відома», та якщо у резолюції вказаний безпосередній виконавець, вони зобов'язані знайомитись з таким зверненням та передавати його для формування справи, якщо немає інших доручень.

8.11. Терміни розгляду деяких звернень громадян та юридичних осіб.

Звернення громадян та юридичних осіб розглядаються і вирішуються:

- у термін не більш одного місяця від дня їх надходження (якщо конкретний термін виконання не зазначений);

- невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання (якщо документ не потребує додаткового вивчення);

- в указаний в документі термін (якщо конкретний термін розгляду і виконання зазначений);

- протягом 10 днів з моменту одержання, якщо це депутатське звернення народного депутата України або депутата місцевої ради (у разі неможливості розгляду звернення у визначений строк, депутата повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання);

- у 15-денний строк з дня одержання або інший, встановлений Верховною Радою України строк, якщо це запит народного депутата України;

- у встановлений відповідною радою строк, якщо це запит депутата місцевої ради (якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений радою строк, про це письмово повідомляється раді та депутатові місцевої ради, який вніс запит, і запропоновується інший строк, який не повинен перевищувати один місяць з дня одержання запиту);

- протягом 5 робочих днів від дати надходження документу керівниками вищих органів та міської ради (якщо є позначка «терміново»);

- у 10-денний строк після його надходження, якщо це протест прокурора;

- у місячний строк після його надходження, якщо це подання прокурора;

- негайно після його надходження, якщо це припис прокурора.

- термін вивчення інформаційного запиту не повинен перевищувати 10 календарних днів, а задоволення інформаційного запиту здійснюється протягом місяця, якщо інше не передбачено законом.

8.12. У випадку особливої складності вирішення контрольного звернення виконавцем забезпечується оформлення продовження терміну його виконання посадовою особою, яка його встановила (а у разі відсутності - посадовою особою, яка виконує її обов'язки) не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, про що обов'язково інформується заявник та відділи Департаменту діловодства.

8.13. Після виконання доручення виконавець (виконавці) зобов'язав надати усі матеріали (відповіді, довідки тощо) для інформування керівника, який дав доручення.

8.14. Порядок виконання деяких доручень керівництва міської ради.

№ п/п	Доручення	Порядок виконання
1.	«Для розгляду у встановленому порядку «Для розгляду»	Такі доручення надсилаються без контролю вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує їх розгляд та надає відповідь автору листа самостійно
2.	«Для розгляду, надання відповіді заявнику, ОДА та МВК» «Розглянути та надати відповідь заявнику, в копії МВК»	Таке доручення надсилається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує розгляд звернення та надає відповідь автору листа та вказаному органу самостійно, після чого все листування з копіями відповідей надається відповідному керівнику, який надав доручення для зняття з контролю.
3.	«Розглянути та підготувати проект відповіді автору звернення»	Таке доручення надсилається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує його виконання і готує проект відповіді за підписом керівника, який надав це доручення.
4.	«Розглянути та інформувати мене та заявника»	Таке звернення надсилається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує його виконання, самостійно дає відповідь автору звернення та готує службову записку, яку з копією відповіді дає на ознайомлення керівнику, який надав доручення.
5.	«Для розгляду, інформування заявника та підготовки відповіді ОДА за підписом міського голови» «Розглянути, надати відповідь автору листа та підготувати відповідь до секретаріату Президента України за моїм підписом»	Такі доручення надсилаються з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує їх виконання, самостійно дає відповідь автору звернення та готує проект відповіді до вказаного органу за підписом міського голови або іншого керівника, після чого зазначений проект з копією відповіді заявнику надається на підпис міському голові, або іншому керівнику, який надав доручення.
6.	«Розглянути та внести мені пропозиції», «Для розгляду та пропозицій» «Доповісти особисто»	Таке доручення надається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує його виконання та готує службову записку керівнику, який надав доручення. Службова записка надається в термін не більше половини встановленого контрольного строку.

8.15. Усі проекти відповідей за підписом міського голови, секретаря Харківської міської ради, службові записки, пропозиції для інформування міського голови, секретаря Харківської міської ради надаються на ознайомлення безпосередніми виконавцями з обов'язковим візуванням у директорів департаментів.

8.16. На контрольні доручення вищих органів влади, голови Харківської обласної ради, голови та першого заступника голови Харківської обласної державної адміністрації відповіді надаються за підписом міського голови, секретаря міської ради або першого заступника міського голови.

8.17. На контрольні доручення заступників голови Харківської обласної державної адміністрації відповіді надаються керівником відповідного Департаменту за дорученням міського голови, секретаря Харківської міської ради або першого заступника міського голови.

8.18. На контрольні доручення керівників Харківської обласної державної адміністрації, де міський голова або інші керівники виконавчого комітету визначені співвиконавцями, відповідь надається на ім'я виконавця, вказаного в резолюції першим, не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення встановленого строку розгляду та вирішення звернення за підписом керівника, згідно з роз'ясненнями, викладеними у п. п. 8.16 та 8.17.

8.19. Відповіді за наслідками розгляду звернень громадян та юридичних осіб за підписом міського голови готуються виконавцями на бланку «Міський голова» або на бланку «Виконавчий комітет», за підписом секретаря Харківської міської ради на бланку «Харківська міська рада», за підписом першого заступника міського голови та керуючого справами виконавчого комітету міської ради на бланку - «Виконавчий комітет», за підписом заступників міського голови - директорів департаментів - на бланку «Департамент».

Радники міського голови, керівники інших виконавчих органів міської ради надають відповіді на бланках відповідних структурних підрозділів.

8.20. Проекти відповідей на листи, які надійшли від депутатів Харківської міської ради та голів районних у місті Харкові рад готуються виключно за підписом міського голови.

Доручення по розгляду звернень громадян та юридичних осіб головам районних у місті Харкові рад можуть надавати тільки міський голова, секретар Харківської міської ради та перший заступник міського голови.

У разі відсутності Харківського міського голови з поважних причин (відпустка, відрядження, хвороба та інше) проекти відповідей депутатам Харківської міської ради та головам районних у місті Харкові рад готуються за підписом секретаря Харківської міської ради.

Заступники міського голови - директори департаментів, керівники інших виконавчих органів міської ради можуть звертатись до голів районних у місті Харкові рад з проханням про розгляд звернень громадян та юридичних осіб листами, оформленими належним чином.

8.21. Підготовлені департаментами, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами Харківської міської ради та її виконавчих органів проекти відповідей на листи судових та правоохоронних органів підлягають обов'язковому погодженню Юридичним департаментом та візуються секретарем Харківської міської ради.

8.22. Відповіді заявникам готуються окремо від відповідей вищим органам влади. До відповідей на контрольні доручення вищих органів влади, керівників міської ради обов'язково додаються копії відповідей заявникам, з позначкою у тексті: «Відповідь автору звернення надана».

9. Вимоги до відповідей на звернення громадян та юридичних осіб

9.1.1. Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб адресуються громадянину, установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

9.1.2. У разі адресування відповіді установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Наприклад: Секретаріат Президента України Служба з питань звернень громадян

9.1.3. Якщо відповідь адресується посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

Наприклад: Міністерство охорони здоров'я України Головне лікувальне управління Головному спеціалісту Петрову В.М.

9.1.4. У разі адресування документа керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад: N-ському міському голові Васильєву Н.П.

9.1.5. У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть значиться почесні звання та вчений ступінь.

9.1.6. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Порядок запису адресату в документі зазначається у наступному вигляді:

Наприклад: Редакція журналу «Архіви України» 01110, МСП, Київ-110 вул. Солом'янська, 24.

9.1.7. У разі надсилання відповіді громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса. Наприклад: 61060, м. Харків-60, вул. Ахсарова, 11, кв. 27 Іванову Л.Д.

9.1.8. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи на конверті має відповідати правилам користування поштовим зв'язком: Наприклад: Іванов Л.Д. вул. Ахсарова, 11, кв. 27 61060, м. Харків-60

9.2.1. Усі відповіді на звернення громадян та юридичних осіб підлягають датуванню. Датою відповіді є дата її підписання.

9.2.2. Дата повинна оформлятися цифровим способом. Елементи дати проставляються трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 19 листопада 2007 року слід писати: 19.11.07

Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється «0».

Наприклад: 4 червня 2007 року слід писати: 04.06.07.

Цей реквізит повинен бути лаконічним і відповідати на питання «про що?». Наприклад: «Про розгляд звернення гр. Іванова Н.П.»

Це значно спрощує роботу при реєстрації документа, його пошук тощо.

Відповіді за змістом залежні від звернень громадян або юридичних осіб, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Рішення про відмову в задоволені вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома автора листа з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9.5.1. Текст відповідей повинен викладатися коротко, чітко, послідовно, давати вичерпну відповідь на усі поставлені питання.

9.5.2. У разі адресування відповідей установам або їх структурним підрозділам без зазначення посадової особи, відповіді слід починати, наприклад, так: «Виконавчий комітет Харківської міської ради повідомляє, що...», або «Повідомляємо, що ...».

9.5.3. У разі адресування відповідей керівникам або посадовим особам відповідь слід починати так: «Шановний Володимире Івановичу!».

Завершувати відповідь рекомендується словами «З повагою».

Це витікає з вимог загальноприйнятого етикету ділового спілкування.

9.5.4. Якщо на звернення громадянина або юридичної особи раніше була надана проміжна відповідь, то в черговій відповіді слід обов'язково робити на неї посилання та вказувати дату та номер.

Наприклад: «В доповнення до відповіді від 23.03.07 № С-2-2054/1-07 повідомляємо...».

9.5.5. В проміжних відповідях обов'язково вказується конкретний термін виконання тих, чи інших робіт, або вжиття заходів та термін надання остаточної відповіді.

Наприклад: «Ремонт покрівлі планується виконати у липні 2007 року»; «Про наслідки буде повідомлено до 06.08.07»

9.5.6. У відповідях, що надаються заявникам, в обов'язковому порядку дається посилання на останню інстанцію, з якої отримано листа, і дату надходження.

Наприклад: Звернення громадянина Петрова С.В. отримано виконавчим комітетом Харківської міської ради з Апарату Верховної Ради України 16.04.07. У зв'язку з прийнятим керівництвом рішенням, воно було направлено для розгляду і відповіді заявнику до управління житлового господарства.

«За дорученням керівництва Харківської міської ради на Ваше звернення, яке надійшло із Апарату Верховної Ради України 16.04.07, повідомляємо, що...».

9.6.1. Додатки доповнюють, пояснюють відповіді. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту відповідей перед підписом.

9.6.2. Якщо відповіді мають додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

9.6.3. Якщо відповіді мають додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

Наприклад: Додатки: 1. Довідка про стан здоров'я гр. Міхєєва М.П. на 5 арк. у 1 прим.; 2. Довідка про розмір пенсії гр. Міхєєва М.П. на 1 арк. у 1 прим.

Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб підписуються відповідними керівниками або посадовими особами з обов'язковим зазначенням прізвища та ініціалів (ім'я та по батькові), що відповідає вимогам етикету ділового спілкування.

Кожна відповідь повинна мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці останнього аркуша відповіді (шрифтом 10-го кеглю).

9.9. Виготовлення відповідей за допомогою персонального комп'ютера.

9.9.1. Відповіді на звернення громадян та юридичних осіб виготовляються у бюро комп'ютерного набору Департаменту адміністративно-господарської діяльності Харківської міської ради і в виконавчих органах міської ради.

9.9.2. Рукописи, що здаються для виготовлення, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

9.9.3. Під час оформлення відповідей на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9.9.4. Надрукований текст відповіді перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені помилки при друкуванні, пропуски тощо, виконавець повергає надруковані аркуші з рукописом для виправлення.

Виправлення тексту допускається тільки на комп'ютері.

9.9.5. При підготовці проектів листів працівникам виконавчих органів міської ради мати на увазі, що на першому аркуші листа нижнє поле вільне від тексту, повинно бути розміром 2,5 см. для нанесення маркування при реєстрації, з метою розбірливого читання штрих-коду технічними засобами та візуального визначення реквізитів органу, який отримав лист.

9.10.1. Відділи з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства, департаменти, управління та інші виконавчі органи міської ради:

9.10.1.1. Проводять реєстрацію вихідних листів в реєстраційно-контрольних картках в системі електронного документообігу.

9.10.1.2. Всі ініціативні листи, листи-відповіді на звернення юридичних осіб у Департаменті діловодства, департаментах, управліннях, відділах та інших виконавчих органах міської ради підлягають реєстрації у картотеках вихідних листів без маркування штрих-кодом на першому аркуші листа, з метою вивільнення місця для маркування штрих-кодом у органах, які отримують ці листи.

9.10.1.3. При реєстрації листів-відповідей у Департаменті діловодства, департаментах, управліннях та інших виконавчих органах міської ради за допомогою Автоматизованої системи діловодства «ДокПроф 2.0» необхідно робити посилання («пов'язувати») за допомогою програмно-технічних засобів на вхідні листи, на які даються відповіді.

9.10.1.4. Сканують вихідні листи після внесення у відповідні поля листів вихідних реквізитів та приєднують відсканований екземпляр до відповідної реєстраційно-контрольної картки.

9.10.1.5. Копію вихідного листа у паперовому вигляді залучають до справи згідно затвердженої номенклатури.

9.10.2. Індекс вихідного листа або відповіді на звернення юридичних осіб складається з індексу справи за номенклатурою, через дріб порядкового номеру реєстрації вихідних документів з початку року, через дріб номеру журналу у системі СЕД, після дефісу - показника року.

Наприклад: 08-3/785/2-07, де 08-3 індекс справи за номенклатурою, 785 - порядковий номер реєстрації вихідних листів з початку року; 2 - номер журналу реєстрації; 07 - показник року.

9.10.3 Індекс письмової відповіді на звернення громадян складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якого підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами, щодо їх вирішення.

Наприклад: С-5-5348/1-07.08-39, де С - початкова літера прізвища заявника; 5 - показник району; 5348 - порядковий номер звернення; 1 - номер журналу реєстрації; 07 - рік надходження, 08-39 - номер справи за номенклатурою.

9.11. Оформлення відповідей та вихідних листів.

Текст відповідей на звернення громадян, юридичних осіб та вихідних листів готується у 2-х примірниках. Перший примірник створюється на бланку за допомогою комп'ютерного набору та друкується на принтері, а другий відтворюється засобами оперативної поліграфії.

Після підпису керівника 2-х примірників відповіді, адресату відправляється 1-й примірник, а другий - зберігається у справі, яка формується у відповідному органі.

9.12. Порядок надання відповідей на звернення громадян, які надійшли електронною поштою.

9.12.1. Відповіді на звернення громадян, які надійти від адресатів електронною поштою безпосередньо міському голові, надаються виконавцями до прес-служби міської ради для послідуючого інформування заявників у паперовому вигляді, або за допомогою системи електронного документообігу.

9.12.2.У разі необхідності інформування про розгляд звернень громадян, які надійшли електронною поштою, вищого органу або керівника, який надав доручення, до інформації обов'язково прикладається копія відповіді заявнику, відправлена безпосереднім виконавцем на його електронну адресу. Якщо у листі адреса (електронна, мешкання заявника) відсутня, то у інформації до вищого органу обов'язково вказується причина не надання відповіді.

10. Завершення розгляду звернень громадян і юридичних осіб та порядок зняття їх з контролю

10.1. Розгляд звернень громадян та юридичних осіб вважається закінченим після того, коли розглянуті усі поставлені в них питання, по ним вжиті необхідні заходи, а заявнику дана вичерпна відповідь і роз'яснення згідно з вимогами чинного законодавства.

10.2. Після виконання доручення керівника в повному обсязі виконавець (виконавці) зобов'язаний надати усі матеріали (відповіді, довідки тощо) для інформування керівника, який дав доручення.

10.3. Після ознайомлення з наданими документами, керівник, який дав доручення, на копії відповіді зобов'язаний зробити відмітку «До справи», а якщо звернення контрольне - «З контролю зняти», або, якщо термін контролю продовжується, то вказати до якої дати.

10.4. Підрозділи, або службові особи апарату на яких покладено діловодство за зверненнями громадян та юридичних осіб, департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

10.4.1. Проекти відповідей, інформації на виконання доручень керівників міської ради, відповіді з документами на зняття з контролю передають від виконавців керівникам міської ради разом з прийнятими зверненнями громадян та юридичних осіб у системі електронного документообігу (тобто надруковані на папері з позначкою «Прийнято СЕД», прийнятними для кожного підрозділу засобами), залученими документами під час розгляду, візами керівників управлінь, департаментів через відділи Департаменту діловодства на паперових носіях.

10.4.2. Вносять до реєстраційно-контрольних карток у Автоматизованій системі «ДокПроф 2.0» відомості про проходження документа, зміст доручень, відмітки про надання інформацій та відповідей заявнику.

10.4.3. Сканують резолюції керівників, примірники інформацій, відповідей заявникам створені у їх виконавчих органах та приєднують їх відскановані екземпляри до реєстраційно-контрольних карток.

10.4.4. Оригінали цих звернень громадян та юридичних осіб направляють для формування справи у відділи з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства.

Якщо оригінали звернень громадян та юридичних осіб підлягають залученню до рішень Харківської міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, тощо, то у цьому випадку у Департамент діловодства направляється копія звернення.

10.4.5. 3асобами системи електронного документообігу повідомляють відділи з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства про закінчення розгляду звернень громадян та юридичних осіб через внесення відповідних відміток у реєстраційно-контрольну картку.

10.5. Оригінали звернень громадян та юридичних осіб після їх вирішення, з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за зверненнями громадян та юридичних осіб, для централізованого формування справи, картотек, банку даних.

Надруковані екземпляри звернень громадян та юридичних осіб (з примітками «Прийнято СЕД») повертаються виконавцям.

10.6. Спеціалісти відділів з питань звернень громадян та юридичних осіб Департаменту діловодства:

10.6.1. Після підпису відповіді керівниками міської ради, надають відповіді, виконують датування та реєстрацію;

10.6.2. Після підпису відповіді керівниками міської ради здійснюють їх відправку адресатам;

10.6.3. Сканують відповіді керівників міської ради та приєднують їх відскановані екземпляри до реєстраційно-контрольних карток на звернення громадян та юридичних осіб.

10.6.4. Сканують резолюції керівників Харківської міської ради надані на інформацію виконавців, приєднують їх відскановані екземпляри до реєстраційно-контрольних карток на звернення громадян та юридичних осіб, а паперовий пакет документів, в тому числі непогоджені відповіді, повертають виконавцям на доробку (непогоджені проекти відповідей та відповіді виконавців у подальшому зберігаються у сканованому вигляді приєднані до реєстраційно-контрольних карток, як чернетки для використання при доопрацюванні проекту відповідей).

Здійснюють відправку реєстраційно-контрольної картки з черговими дорученнями керівників, наданих на звернення громадян та юридичних осіб виконавцям за допомогою системи електронного документообігу.

10.6.5. Копії відповідей керівників виконавчих органів з резолюціями керівників міської ради «До справи» залучаються до сформованої справи разом з документами, щодо розгляду звернень громадян та юридичних осіб, а друковані на папері звернення громадян та юридичних осіб (з примітками «Прийнято СЕД», прийнятними для кожного підрозділу засобами) повертаються виконавцям.

Резолюція заноситься до реєстраційно-контрольної картки, а сканований екземпляр документу також приєднується до реєстраційно-контрольної картки, оригінал резолюції «До справи» зберігається у сформованій справі.

10.7. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

11.1. Звернення громадян та юридичних осіб, копії відповідей і документи щодо їх розгляду і вирішення формуються у справи.

11.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга та звернення юридичної особи з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку.

11.3. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

11.4. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність.

11.5. Невирішені пропозиції, заяви, скарги та звернення юридичних осіб, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

12. Зберігання звернень громадян та юридичних осіб

12.1. Виконавчі органи міської ради зберігають пропозиції, заяви, скарги громадян та звернення юридичних осіб для надання довідок, інформацій тощо.

12.2. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами, скаргами громадян та юридичних осіб визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності.

Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв, скарг громадян, звернень юридичних осіб та документів пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

13.1. Особистий прийом громадян здійснюється відповідно до вимог ст. 40 Конституції України, ст. 22 Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів».

13.2. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем міської ради, головами постійних комісій, першим заступником міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Харківської міської ради, заступниками міського голови - директорами департаментів, директорами департаментів, а також керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради.

Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться першочергово.

13.3.1. Спеціалістами відділу з питань прийому громадян (далі відділ) Департаменту діловодства по роботі зі зверненнями громадян щоденно, крім недільних та святкових днів з 9.00 до 18.00 (перерва з 13.00 до 14.00, в п'ятницю та передсвяткові дні - до 17.00, в суботу з 10.00 до 13.00) в приміщенні приймальні виконавчого комітету Харківської міської ради (вхід з провулку Радянський).

13.3.2. Керівним складом Харківської міської ради та головами постійних комісій ради - в приміщенні приймальні в дні і години, згідно з затвердженими графіками прийому громадян.

13.3.3. Керівним складом Харківської міської ради та керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради - згідно з затвердженими графіками прийому громадян, у неробочий час за місцем роботи та проживання громадян.

13.3.4. Керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради - згідно з затвердженими графіками прийому громадян, за місцем роботи керівників.

13.4. У період відсутності керівників міської ради, її виконавчих органів та голів постійних комісій з поважних причин (відрядження, хвороба, відпустка та ін.) прийом громадян проводять в установлені дні і години посадові особи, які виконують їх обов'язки.

13.5. Підготовка особистого прийому громадян.

Відділ з питань прийому громадян Департаменту діловодства:

13.5.1. Організує попередній запис громадян на особистий прийом до керівного складу Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів згідно з затвердженими графіками прийому.

13.5.2. У відповідності з попереднім записом на особистий прийом до керівного складу Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів забезпечує до дня прийому наявність кваліфікованої добірки матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення, матеріали їх розгляду, висновки, відповіді посадових осіб, що розглядали ці питання раніше та ін.).

13.5.3. Здійснює запрошення на прийом до міського голови та секретаря Харківської міської ради відповідальних осіб, до повноважень яких відноситься вирішення питань, що розглядаються на прийомах.

13.6. Запрошення на прийом до першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Харківської міської ради, заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів і відповідальних осіб, до повноважень яких відноситься вирішення питань, що розглядаються на прийомах, здійснюють помічники відповідних керівників, або спеціалісти, на яких покладено виконання цих обов'язків.

13.7.1. Особистий прийом громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів проводиться згідно з попереднім записом у Департаменті діловодства Харківської міської ради.

13.7.2. Особистий прийом громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів проводиться з залученням помічників, або спеціалістів, на яких покладено виконання цих обов'язків.

13.7.3. У прийомі беруть участь також запрошені на прийом особи.

13.7.4. На особистому прийомі керівники, як правило, вислуховують клопотання, пропозиції, скарги громадян, приймають від них письмові заяви, намагаються розв'язати поставлені питання, звертаються письмово або телефоном на адресу відповідних керівників для розв'язання проблем.

13.7.5. Помічники керівників або спеціалісти, які беруть участь у особистому прийомі, записують доручення керівників у картках і в журналах особистого прийому громадян та здійснюють контроль за їх виконанням.

13.7.6. Після прийому міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Харківської міської ради, усі письмові звернення громадян з відповідними дорученнями керівників передаються до Департаменту діловодства Харківської міської ради для подальшої відправки виконавцям, зазначеним у дорученнях.

13.7.7. Після прийому голів постійних комісій усі письмові звернення громадян, після їх опрацювання в постійних комісіях, передаються до відділу з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради для подальшої відправки безпосереднім виконавцям.

13.7.8. У випадках, коли громадянин наполягає на прийомі без попереднього запису та коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, необхідно роз'яснити відвідувачеві, куди і до кого йому належить звернутися і при потребі, сприяти громадянину записатися на прийом до відповідної посадової особи (через спеціалістів відділу з питань прийому громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради). В цих випадках у картках і журналах особистого прийому робиться відмітка «роз'яснено» або до якої особи він записаний на прийом.

13.7.9. Якщо пропозиція, заява, скарга не ґрунтується на нормах діючого законодавства або не може бути задоволена з об'єктивних причин, то, відхиляючи їх, необхідно у чемній та зрозумілій для відвідувача формі роз'яснити мотиви відхилення. При цьому слід роз'яснювати відвідувачу порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.

13.7.10. Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалось керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів, проводиться у разі, коли питання порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.

13.8. Рекомендації для посадових осіб Харківської міської ради та її виконавчих органів, які здійснюють особистий прийом громадян.

З метою забезпечення безумовного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 №7 00 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» та від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів» посадові особи, які здійснюють особистий прийом громадян, зобов'язані виконувати такі вимоги:

13.8.1. Створити атмосферу доброзичливості, бути тактовними по відношенню до громадян, які прийшли на прийом, використовувати законні заходи, прагнути допомогти відвідувачам у рішенні їх питань.

13.8.2. Дотримуватись графіка прийому. У виняткових випадках, коли неможливо прийняти відвідувачів в намічений час, вибачитися перед ними і пояснити самому, чи через відповідальних представників, причину переносу часу прийому.

13.8.3. Організувати роботу на прийомі так, щоб громадяни витрачали якомога менше часу, чекаючи прийому.

13.8.4. У випадку, коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, роз'яснити відвідувачеві, куди і до кого йому належить звернутися.

При потребі сприяти відвідувачеві у запису на прийом до відповідної посадової особи.

13.8.5. Під час прийому уважно слухати відвідувача, ретельно знайомитися з документами, які він пред'явить в обґрунтування своєї пропозиції, заяви, скарги. Не відхилятися на вирішення інших справ під час бесіди з відвідувачем.

13.8.6. Якщо необхідно, заспокоїти розхвильованого, роздратованого відвідувача уважним та спокійним до нього відношенням. Будь-який прояв посадовою особою брутальності компрометує, перш за все, орган місцевого самоврядування.

13.8.7. Бути об'єктивним та справедливим у своїх рішеннях, яке б особисте враження не справляв відвідувач.

13.8.8. Рішення з пропозиції, заяви, скарги обґрунтовувати діючим законодавством вживати заходів для своєчасного задоволення правомірних пропозицій, заяв, скарг. Домагатися виконання у зазначені строки даних відвідувачеві обіцянок.

Пам'ятати, що невиконане рішення, невиконана обіцянка - причина скарг, повторних звернень громадян.

13.8.9. Якщо пропозиція, заява, скарга не ґрунтуються на нормах діючого законодавства, суперечать інтересам суспільства та держави, або не можуть бути задоволені з об'єктивних причин, то відхиляючи їх, необхідно у чемній та доступній для відвідувача формі роз'яснити мотиви відхилення.

Обов'язково слід роз'яснювати відвідувачу порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.

13.8.10. Під час прийому намагатися виявити та усунути причини, які сприяють порушенню законних прав та інтересів громадян. Закінчуючи кожен прийом, розглянути нотатки, зроблені в ході бесіди з відвідувачами. З найбільш гострих проблем та питань вносити пропозиції для розгляду їх на апаратній нараді, а також ставити ці питання для вирішення перед керівництвом підзвітних . підприємств, установ, організацій.

13.8.11. Уважно вислуховувати критику на свою адресу та адресу органу місцевого самоврядування, враховувати справедливі зауваження у подальшій роботі. Пам'ятати, що особисте спілкування з громадянами - важлива форма зв'язку з населенням, що по роботі на прийомі, відношенню до відвідувачів, у багатьох громадян складається уява про роботу усього органу місцевого самоврядування. Обов'язок кожної посадової особи організувати роботу на прийомі так, щоб це враження було позитивним.

1. Організація роботи з актами міської ради, виконавчого комітету, міського голови

1.1. Організація роботи з актами, які видаються міською радою, виконавчим комітетом міської ради, міським головою (надалі акти) здійснюється відповідно до Примірної інструкції з питань діловодства у виконавчих органах Харківської міської ради, що затверджується міським головою, регламентом роботи міської ради та регламентом роботи виконавчих органів Харківської міської ради.

1.2. До актів міської ради, виконавчого комітету, міського голови належать:

- рішення виконавчого комітету Харківської міської ради

1.3. Порядок підготовки актів міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови визначається відповідним Регламентом.

1.4. Виконавець, який готував проект акту, складає та підписує реєстр де окремо зазначає підрозділи та виконавців, яким направляється акт в електронному та на паперовому носіях.

1.5. Департамент організаційної роботи здійснює реєстрацію актів та їх сканування і одночасно направляє їх виконавчим органам у системі електронного документообігу, а у разі її відсутності у виконавчому органі - на паперових носіях.

1.6. Акти виготовленні на електронних носіях відправляються в електронному вигляді виконавчим органам міської ради, районним в місті радам та іншим кореспондентам згідно реєстру розсилки.

1.7. Розсилка на паперових носіях здійснюється згідно реєстру розсилки через Департамент діловодства міської ради.

1.8. Виконавчі органи міської ради, районні в місті ради, які отримали акти на електронних носіях формують та зберігають справи по кожному виду актів, відповідно до номенклатури справ, складеної відповідно до Примірної інструкції з питань діловодства в виконавчих органах Харківської міської ради.

2. Протокольні доручення службових нарад із заступниками міського

голови, головами районних в місті рад, директорами Департаментів,

керівниками управлінь, відділів, організацій, підприємств, установ

2.1. Спеціаліст відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи здійснює оформлення протоколу службової наради.

2.2. Спеціалістом відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи сканований екземпляр підписаного міським головою протоколу доручень за допомогою системи електронного документообігу та згідно розсилки направляється учасникам службової наради.

2.3. З метою здійснення контролю за виконанням протокольних доручень на кожне питання, що підлягає контролю, створюється реєстраційно-контрольна картка, яка направляється всім виконавцям, не пізніше двох днів після підписання протоколу, засобами електронної доставки у системі електронного документообігу або на паперовому носії в залежності від наявності обладнання на робочому місці спеціаліста по контролю.

2.4. Підрозділи або службові особи на яких покладено ведення діловодства при одержанні протокольного доручення за допомогою засобів електронної доставки у системі електронного документообігу невідкладно здійснюють прийняття протокольного доручення що надходить у системі електронного документообігу за наступним порядком:

2.4.1. Адресат, який отримав документ в електронному вигляді, перевіряє цілісність електронного документу, ідентифікує кореспондента, відправника, відправляє повідомлення про отримання документу;

2.4.2. Виконують друк на аркушах формату А-4 сканованого екземпляру протокольного доручення службової наради, на лицевій стороні першої сторінки доручення маркірують інформацію з приміткою «Прийнято СЕД»;

2.4.3. Якщо необхідно створити копію електронного документу на папері, то на лицьовій стороні першої сторінки копії документу разом з маркіровочною інформацією про реєстрацію документу в системі електронного документообігу, наноситься відмітка «Копія ЕД» (ЕД - електронний документ).

2.4.4. Протокольні доручення міського голови надані під час службової наради, які надійшли за допомогою засобів системи електронного документообігу, виконуються виконавцями аналогічно дорученням на паперових носіях.

2.4.5. Протокольне доручення отримане за допомогою системи електронного документообігу (з відміткою «Прийнято СЕД») направляються на виконання безпосереднім виконавцям за порядком, встановленим для роботи з ними у відповідному виконавчому органі (у залежності від наявності обладнання системою електронного документообігу в електронному або паперовому варіанті).

2.5. Виконавчі органи та виконавці, які не включені у систему електронного документообігу, отримують від Департаменту організаційної роботи протокольні доручення службової наради на паперових носіях та здійснюють розгляд звичайним порядком.

2.6. У разі якщо у протокольному дорученні вказано кілька виконавців, з метою прискорення доставки документу виконавцям, відділ забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи направляє протокольні доручення всім виконавцям за допомогою системи електронного документообігу, а тим які не мають відповідного обладнання, направляти протокольні доручення на паперових носіях.

2.7. Після складення інформації про виконання того чи іншого протокольного доручення виконавець надсилає її особі, що давала доручення, та копію інформації про виконання до відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи, а за наявності системи електронного документообігу в сканованому вигляді розміщує її в цій системі та направляє за допомогою засобів електронної доставки до вказаного відділу для зняття з контролю, за умов дотримання всіх вимог встановлених для цього та адаптації системи контролю до СЕД.

2.8. Спеціалістом відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи:

2.8.1. У разі відсутності у відправника-виконавця доступу до системи електронного документообігу отримані відповіді на протокольні доручення скануються та сканований екземпляр приєднується до реєстраційно-контрольної картки.

2.8.2. Відправляються повідомлення про зняття з контролю протокольного доручення службової наради.

2.8.3. З метою здійснення контролю за виконанням актів, які підлягають контролю, створюється реєстраційно-контрольна картка, яка направляється всім виконавцям засобами електронної доставки у системі електронного документообігу або на паперовому носії в залежності від наявності обладнання на робочому місці спеціаліста по контролю.

2.8.4. Інформацію про виконання того чи іншого акту виконавець направляє посадовій особі, на яку покладено здійснення контролю, та копію інформації про виконання до відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи, а за наявності системи електронного документообігу в сканованому вигляді розміщує в цій системі та направляє за допомогою засобів електронної доставки до вказаного відділу для зняття з контролю, за умов дотримання всіх вимог встановлених для цього та адаптації системи контролю до СЕД.

0203005

Реєстраційно-контрольна картка

Відмітка про контроль

Кореспондент	Адреса
Кореспондент		Пропозиція, заява, скарга
		Колективна

Дата надходження кореспонденції

Реєстраційний індекс

Звідки одержано

Дата надіслання

Індекс документа

Одержано поштою, на особистому прийомі, передано через уповноважену особу

Попередні звернення від № від №		Індекси
Короткий зміст	1.	Питання	Підпитання


	2.


	3.


Резолюція		Категорія (соціальний стан) заявника


Автор резолюції
Термін виконання		Виконано за___днів

Дата передачі на виконанні

Виконавець

Записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання

Контрольні відмітки

Перевірене на місці «___»________________19___р. працівником апарату______

Дата, індекс, виконання________________Адресат__________________________

Результати розгляду питань	1.
	2.
	3.

З контролю зняв_______________________________________________________

Справа_________________Том__________Аркушів__________Фонд__________

№№ п/п	Дата прийому	Хто приймає	Прізвище, ім'я, по-батькові, адреса чи місце роботи, категорія (соціальний стан) громадянина	ПОРУШЕНІ ПИТАННЯ		Кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання	Наслідки і розгляду, індекс, дата і одержання відповіді від виконавця
				короткий зміст	індекси
1	2	3	4	5	5 а	6	7

Найменування організації

дата

індекс

Справа (номер справи за номенклатурою справ)

Тил документу (лист, звернення ,запит та інш.) На контролі (так/ні)

Доручення (яким керівником надано) Дата контролю

Вхід № /(дата отримання) Вихід № /(дата відправлення)/

(Стислий зміст листа)

№	Дати резолюції	Резолюції керівників, які розглянули лист

№	Дата отримання керівником	ПІБ керівника, який отримав	Оригінал/копія	Підтвердження передачі	Дата повернення від керівника	Коментар
			(О/К)	(Так)		(номер справи, інш.)

№	Контроль	Дата відповіді	Вих. №	Виконавець
	(термін виконання встановлений керівником)	(дата вихідного листа)	(вихідний номер листа)	(ПІБ виконавця, який надав відповідь)

Відповідь (інформація, відповідь, кому надана)

Складений зав. канцелярією__________________________________________

найменування виконавчого органу Харківської міської ради

________________________________________________________________________________

____________________________________________надійшов пакет, в якому під

час розкриття не виявлено такі вкладення________________________________

Акт складений у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надсилання документів, яких не вистачає.

НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Вхідний номер

Дата

про кількість усних та письмових звернень громадян і службових листів, що надійшли до

Кількість звернень, громадян, що надійшло поштою	Кількість службових листів що надійшло поштою	Кількість усіх звернень	Кількість проведених особистих прийомів громадян	В тому разі виїзних	Кількість прийнятих громадян	В тому разі на виїзний прийомах	Кількість проведених громадських слухань
1	2	3	4	5	6	7	8

Керівник виконавчого органу міської ради (П.І.Б)

Графа 3 - включає в себе кількість звернень, вказаних в графах 1 і 2.

Графа 5 - заповнюється від загальної кількості прийомів, вказаних в графі 4.

Графа 7 - заповнюється від загальної кількості прийнятих громадян, вказаних в графі 6.

Графи 4, 5, 6, 7 - заповнюються тільки по керівнику виконавчого органу міської ради

Статистичний звіт надається разом з пояснювальною запискою, де повинні бути викладені напрямки, по яким надходить найбільша кількість листів та дані про кількість позитивно вирішених питань.

У ХАРКІВСЬКІЙ МІСЬКІЙ РАДІ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНАХ»

З метою удосконалення існуючої діловодної практики по розгляду звернень громадян, юридичних осіб у виконавчих органах Харківської міської ради пропонується вжити наступних заходів:

1. Керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови - директорам департаментів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

1.1. Забезпечувати розгляд звернень громадян та юридичних осіб у встановлені терміни та повне виконання наданих за ними доручень.

1.1.1. Призначити відповідальних осіб за організацію і здійснення контролю за виконанням документів.

1.2. Надавати доручення виконавцям по розгляду звернень громадян та юридичних осіб протягом однієї доби після їх надходження.

1.3. Надаючи доручення по розгляду звернень громадян та юридичних осіб, обов'язково в них вказувати: прізвище виконавця (виконавців), вказівку про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання (якщо за розглядом встановлюється контроль), доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату.

1.4. Щотижнево розглядати на апаратній нараді стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб у підпорядкованих підрозділах, а також виконання доручень службових нарад у міського голови, робочих зустрічей в районах міста, рішень міськвиконкому, розпоряджень міського голови та вживати заходів щодо усунення недоліків і порушення термінів їх виконання.

1.4.1. Розробляти та реалізовувати заходи щодо підвищення рівня виконавської дисципліни.

1.4.2. 3абезпечити щоквартально - до 5 числа місяця, наступного після кварталу, надання до відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи, узагальненої інформації про стан виконавської дисципліни.

1.5. Кожен факт порушень встановлених термінів розгляду документів розглядати особисто та вживати заходи впливу на безпосередніх виконавців, які не забезпечують дотримання Закону України «Про звернення громадян» та цього Тимчасового порядку.

1.5.1. Ввести в практику, що в разі надання інформації про виконання документів з порушенням термінів, надається пояснювальна записка від підрозділу та повідомляється про реагування керівництва.

1.6. Заслуховувати звіти керівників підпорядкованих органів за стан роботи по розгляду звернень громадян та юридичних осіб та забезпечити виконання цього Тимчасового порядку.

1.7. Планувати та організовувати проведення перевірок у підпорядкованих органах по виконанню вимог Закону України «Про звернення громадян» та цього Тимчасового порядку.

1.8. Не допускати порушень графіків особистого прийому громадян.

1.9. 3абезпечити взаємодію призначених відповідальними по організації контролю за виконанням документів з відділом забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи шляхом щотижневого (по п'ятницях) особистого інформування ними ходу виконання контрольних документів.

2.1. Помічникам міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів, посадовим особам, які ведуть діловодство за зверненнями громадян та юридичних осіб у виконавчих органах міської ради:

2.1. Забезпечувати надання звернень громадян та юридичних осіб керівництву для розгляду протягом однієї доби після їх отримання.

2.2. При самостійній підготовці доручень по зверненням громадян та юридичних осіб:

2.2.1. Обов'язково вказувати у дорученні прізвище виконавця (виконавців), вказівку про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання (якщо за розглядом встановлюється контроль), доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату;

2.2.2. Відпрацьовувати звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли керівникам на особистих прийомах, та передавати їх для відправки виконавцям не пізніш наступного після прийому дня.

2.2.3. Не допускати направлення звернень громадян та юридичних осіб на розгляд керівникам виконавчих органів міської ради, в компетенцію яких поставлені питання не входять. У разі повернення звернень за цих обставин, терміново вносити відповідні зміни у доручення.

3. Посадовим особам, які ведуть діловодство зі зверненнями громадян та юридичних осіб у виконавчих органах міської ради:

3.1. До 15 числа наступного за звітним кварталом місяця готувати та надавати до Департаменту діловодства аналітичні дані за встановленою формою (додаток 7).

3.2. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб і надавати письмову інформацію керівникам виконавчих органів міської ради для відповідного реагування.

3.3. Щоквартально надавати керівникам виконавчих органів міської ради аналітичні довідки про стан роботи підпорядкованих органів по розгляду звернень громадян, юридичних осіб, організації та проведенню особистих прийомів громадян.

4.Відділам з питань звернень громадян та з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства міської ради:

4.1. Реєструвати звернення громадян, юридичних осіб та передавати їх на розгляд керівництву у день надходження, але не пізніше наступного робочого дня, у разі надходження їх після 16.00 години.

4.2. 3дійснювати попередній розгляд звернень громадян, юридичних осіб та визначати ті, які не віднесені до повноважень органу чи посадової особи, котрі отримали, і самостійно направляти їх за призначенням, про що обов'язково повідомляти заявнику.

4.3 .Здійснювати щоденний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян, юридичних осіб та повним виконанням доручень керівників.

4.4. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та юридичних осіб і надавати письмову інформацію секретарю Харківської міської ради, керуючому справами виконавчого комітету міської ради для її оголошення на апаратній нараді у міського голови та вжиття відповідних заходів.

4.5. Щоквартально надавати міському голові та секретарю Харківської міської ради звіти про стан роботи виконавчих органів міської ради по розгляду звернень громадян та юридичних осіб та проведення особистих прийомів громадян.

4.6. Планувати та організовувати перевірки стану роботи по виконанню Закону України «Про звернення громадян» і застосування у практичну діяльність вимог цього Тимчасового порядку у виконавчих органах міської ради та вносити пропозиції по усуненню існуючих недоліків секретарю Харківської міської ради та керуючому справами Харківської міської ради.

4.7. Надавати практичну та методичну допомогу виконавчим органам міської ради в організації цієї роботи.