Как правильно оформить документы при ликвидации организаций
------------------------------------------------------------------
Согласно п. 34 "Положения о государственной регистрации
субъектов предпринимательской деятельности", утвержденного
постановлением Кабинета Министров Украины от 25.05.98 г. № 740
( 740-98-п ), отмена государственной регистрации субъекта
предпринимательской деятельности - юридического лица -
осуществляется органом государственной регистрации после
предоставления ему соответствующего пакета документов. В состав
этих документов входит, в частности, справка государственного
городского архива о принятии документов, подлежащих длительному
хранению, от ликвидируемой организации (независимо от форм
собственности).
Государственный городской архив принимает на хранение
документы при условии, что данные организации не подчинялись
вышестоящим организациям на территории Запорожской области и не
имеют правопреемников, которым передаются их функции.
На хранение сдаются:
1) Документы по личному составу - срок хранения 75 лет (сюда
относятся:
а) приказы по личному составу - о приеме, переводе, поощрении,
увольнении работников;
б) ведомости начисления зарплаты (или лицевые счета начисления
зарплаты); карточки персонифицированного учета сотрудников
(начиная с 1999 г.);
в) личные дела сотрудников (или заявления о приеме и
увольнении), карточки по учету кадров;
г) невостребованные трудовые книжки;
д) акты о несчастных случаях и т. д.
Каждый вид документов формируется отдельными делами.
2) Копии учредительных и ликвидационных документов,
поступающие на временный срок хранения - 5 лет (согласно
Дополнениям к Перечню типовых документов.., утвержденных приказом
Государственного комитета архивов Украины № 93 ( z1023-01 )
от 26.11.01 г., п. 9Д). К ним относятся:
а) протоколы собраний учредителей (о создании организации,
создании ликвидационной комиссии, решение о ликвидации
организации);
б) Устав;
в) учредительный договор;
г) свидетельство о государственной регистрации;
д) лицензии на право деятельности;
е) справки о постановке на учет в государственных фондах, в
налоговой инспекции, об открытии счета в банке; соответственно - о
снятии с учета, о закрытии счета;
ж) ликвидационный баланс;
з) акт итоговой налоговой проверки; копии публикации в газете
о ликвидации организации.
Учредительные и ликвидационные документы формируются
отдельними делами.
3) Документы временного срока хранения (3 года и 5 лет). К ним
относятся:
- первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские
документы, сообщения и переводные требования, выписки банков,
наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании
имущества и материалов, квитанции и накладные по учету
товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. д.);
- расчетные ведомости;
- инвентарные карточки и журналы учета основных средств;
- доверенности на получение денежных сумм и
товарно-материальных ценностей (в том числе и аннулированные);
- гарантийные письма;
- учетные реестры (главная книга, журналы-ордеры, и др.);
- вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки,
кассовые книги, оборотные ведомости;
- журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров,
платежных поручений;
- корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладных,
квитанций, чековых книжек;
- ведомости об использовании кредитов, кредитные, кассовые
заявки, планы и отчеты по ним;
- документы по инвентаризации, переоценке основных фондов;
- переписка по оформлению поручений-обязательств, по
финансово-хозяйственной деятельности;
- договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, о
материальной ответственности);
- акты проверок кассы, правильности взимания налогов,
документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности и
документы к ним;
- декларации о прибыли, о прибыли на добавочную стоимость и
др.
Подчеркнем, что организация не имеет права уничтожать без
разрешения госархива документы, срок хранения которых истек.
Неправомерные действия по уничтожению документов влекут за собой
установленную законодательством ответственность.
Отбор документов предусматривает:
- их полистный просмотр и изъятие незаверенных копий,
черновиков, дубликатов;
- систематизацию документов по срокам хранения согласно
"Перечню типовых документов, которые создаются в деятельности
органов государственной власти и местного самоуправления, других
учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения
документов", изменений, дополнений к нему, утвержденных приказом
Главархива Украины от 20.07.98 г. № 41 ( z0576-98 ), приказами
Государственного комитета архивов Украины от 23.10.2001 г. № 82
( z0938-01 ), от 26.11.2001 г. № 93 ( z1023-01 ), которые являются
нормативной основой для проведения экспертизы ценности документов.
Оформление дел производится согласно "Правилам работы
архивных подразделений органов государственной власти, местного
самоуправления, предприятий, учреждений и организаций",
утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины
от 16.03.2001 г. № 16 ( z0407-01 ) и зарегистрированных в
Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 г.
Сюда входит:
Подшивка дела.
Документы формируются в дело, количество листов которого не
должно превышать 250. При большем количестве листов формируется
несколько томов. Документы подшиваются на четыре прокола в твердую
обложку (картон или папка-скоросшиватель), сшиваются суровой
нитью. Для обеспечения сохранности текста в начале дела
прокладывается белый форматный (А4) лист. В конце дела подшивается
лист-заверитель. В заверительной надписи проставляется количество
пронумерованных листов. Ставится дата нумерации и подпись (с
расшифровкой) ответственного лица. При подготовке документов к
подшивке из них удаляются все металлические предметы - булавки и
скрепки. По окончании прошивки корешок дела оклеивается тканью,
которая должна фиксировать и закрывать нить прошивки.
Нумерация листов.
Все листы дела, кроме первого чистого листа и
листа-заверителя, нумеруются в правом верхнем углу графическим
карандашом. Нумерация выполняется в валовом порядке арабскими
цифрами.
Листы дел, которые составляются из нескольких томов (частей),
нумеруются в каждом томе (деле) отдельно. Листы формата большего,
чем А4, подшиваются за одну сторону и нумеруются как один лист в
правом верхнем углу, а потом складываются до размеров формата А4.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,
выписками и т. д.) нумеруются как один лист. Если к документу
подклеены одной стороной другие документы (вырезки, вставки в
текст, квитанции и т. д.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в деле конверты с содержимым нумеруются валовой
нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруется конверт, а
потом каждое вложение в конверте.
В случае наличия документов с собственной нумерацией, которая
не совпадает с валовой, старые номера зачеркиваются одной косой
чертой и рядом ставится новый номер листа.
Количество листов проставляется в листе-заверителе.
Употребление чернил и цветных карандашей при нумерации
запрещается.
Оформление обложки.
Обложка подписывается черной пастой или тушью. Вверху
указывается полное наименование предприятия и его
месторасположение. Ниже проставляется номер дела по описи.
В центре пишется заголовок дела, под заголовком справа
проставляются крайние даты дела (число и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется словами). Еще ниже
справа - количество листов в деле (согласно листу-заверителю),
срок хранения дела (по Перечню).
Все документы оформляются согласно существующим нормативным
требованиям, складываются в архивные коробки. На них, в
установленной законом форме, составляется в 3 экземплярах
сопроводительная документация:
- историческая справка;
- опись дел по личному составу;
- описи дел временного хранения;
- акт на уничтожение документов и дел, срок хранения которых
истек.
Все сопроводительные документы подписываются председателем
ликвидационной комиссии и заверяются круглой печатью.
Средства на упорядочение и сдачу документов в архив должны
предусматриваться сметами ликвидационных комиссий.
Оформленные документы передаются ответственным лицом
организации на хранение в государственный городской архив по акту
приема-передачи документов, о чем выдается архивная справка.
Данная справка предоставляется в отдел регистрации и единого
реестра в той райадминистрации, где была зарегистрирована
организация.
Государственный городской архив проводит дважды в неделю - по
средам и пятницам - консультации по вопросам подготовки документов
к сдаче на хранение. Телефон для справок: 34-55-83.
------------------------------------------------------------------
"Ориентир"
№21/02, стр. 50
[07.06.2002]
А. Е. Игнатуша
Гл. специалист Запорожского гос. городского архива
------------------------------------------------------------------