Порядок отражения операций по снятию денежных средств в
командировках с использованием БПК
------------------------------------------------------------------
Расчеты с использованием корпоративных банковских платежных
карточек (далее - БПК) достаточно удобны в командировках.
Согласно п. 4.8 Положения № 367 ( z0954-01 ) доверенные лица
клиентов - юридических лиц и физических лиц - предпринимателей
могут получать наличность для оплаты командировочных расходов как
в национальной валюте в пределах Украины, так и в иностранной
валюте за границей. Кроме того, командированный работник может
осуществлять расчеты, связанные с командировочными расходами, в
Украине и за границей в безналичной форме соответственно в валюте
Украины или в иностранной валюте за границей. На корпоративную
БПК, выданную работнику для расчетов в командировке, наносится
информация о нем: имя, фамилия, образец подписи.
Денежные средства считаются выданными под отчет
командированному работнику в момент их списания с картсчета. В
соответствии с п. 2.16 Положения № 72 ( z0237-01 ) доверенные лица
клиентов (юридических лиц), получившие наличность на командировку
с картсчета с применением корпоративной БПК, должны использовать
ее по целевому назначению без оприходования в кассе предприятия.
Авансовый отчет о командировке предствляется в бухгалтерию
предприятия вместе с подтверждающими документами в течение трех
дней после возвращения из командировки (п. 2.15 указанного
Положения). К отчету прилагаются документы о получении наличности
с картсчета, в частности: чек банкомата, копия расходного ордера,
справки об обмене валюты по установленным формам № 377 и № 377а,
слип, квитанция торгового терминала и т. п., а также остаток
неизрасходованной наличности.
Денежные средства с корпоративного картсчета, использованные
работником в командировке сверх норм командировочных расходов,
подлежат возмещению владельцу корпоративного картсчета.
Необходимо обратить внимание, что в случае расчетов
наличностью в командировке за товары, приобретенные для
производственных или хозяйственных нужд за счет средств,
полученных по корпоративным БПК, действуют ограничения,
предусмотренные п. 2.3 Положения № 72 ( z0237-01 ), т. е. сумма
наличного расчета не должна превышать 3 тыс. грн. в течение одного
дня по одному или нескольким платежным документам с одним
предприятием (предпринимателем). Платежи сверх установленной
предельной суммы проводятся исключительно в безналичном порядке.
Количество предприятий (предпринимателей), с которыми проводятся
расчеты, в течение дня не ограничивается.
Указанные ограничения не распространяются в случае
использования денежных средств, выданных непосредственно на
командировочные расходы.
Согласно п. 4.6 Положения № 367 ( z0954-01 ) при выполнении
операций с применением платежных карточек по дебетовой схеме в
случае недостатка средств на картсчете клиента допускается
возникновение овердрафта - краткосрочного кредита,
предоставляемого банком в случае превышения суммы операции по БПК
установленного расходного лимита. Его условия определяются при
открытии картсчета и указываются в договоре. Предоставление
овердрафта для проведения операций по платежным карточкам
осуществляется в порядке, установленном нормативно-правовыми
актами НБУ по кредитованию. В договоре указывается лимит средств,
на которые банк согласен кредитовать клиента, срок кредита, залог,
передаваемый банку клиентом.
В бухгалтерском учете согласно п. 15.1 ПБУ 16 "Расходы",
утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 31.12.99г.
№ 318 ( z0027-00 ), расходы на оплату служебных командировок
персонала цехов, участков и т. п. включаются в состав
общепроизводственных расходов. Денежные средства учитываются на
субсчете 372 "Расчеты с подотчетными лицами" на дату их снятия с
картсчета.
В налоговом учете командировочные расходы физических лиц,
состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога на прибыль
или являющихся членами его руководящих органов, в пределах
фактических расходов командированного лица, связанных с
командировкой и подтвержденных документально, включаются в состав
валовых расходов (пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закона о Прибыли
( 334/94-ВР )). Согласно пп. 11.2.2 п. 11.2 ст. 11 Закона о
Прибыли ( 334/94-ВР ) датой увеличения валовых расходов в случае,
когда налогоплательщик приобретает товары (работы, услуги) с
использованием кредитных, дебетовых карточек или коммерческих
чеков, считается дата оформления соответствующего счета (товарного
чека). Вместе с тем согласно пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закона о
Прибыли ( 334/94-ВР ) правомерность отнесения командировочных
расходов к составу валовых расходов должна быть подтверждена
документально, т. е. при предъявлении в бухгалтерию авансового
отчета командированного работника и всех подтверждающих
документов.
Согласно пп. 7.5.1 п. 7.5 ст. 7 Закона о НДС ( 168/97-ВР )
право на налоговый кредит у плательщика НДС при использовании
кредитных, дебетовых карточек или коммерческих чеков возникает по
первому из событий - дате выписки соответствующего счета
(товарного чека) или дате выписки налоговой накладной,
подтверждающей факт приобретения плательщиком налога товаров
(работ, услуг).
В случае продажи транспортных билетов и при выписке
гостиничных счетов налоговая накладная не выписывается. Но при
этом основанием для увеличения суммы налогового кредита является
товарный чек или другой расчетный или платежный документ. Из
вышесказанного следует, что суммы НДС, уплаченные в составе
командировочных расходов, могут быть включены в налоговый кредит
только после сдачи всех необходимых документов, подтверждающих
расходы по командировке, в бухгалтерию и утверждения авансового
отчета. Следует напомнить, что согласно п. 1 Постановления № 663
( 663-99-п ) для работников предприятий, учреждений и организаций
всех форм собственности (кроме государственных служащих), а также
других лиц, направляемых в командировку предприятиями,
учреждениями и организациями, которые полностью или частично
содержатся за счет средств бюджетов, установлены следующие
предельные нормы суточных расходов:
|------------------------------|---------------------------------|
| Расходы на питание | Сумма, грн. |
| |--------------------|------------|
| | в пределах Украины | за границу |
|------------------------------|--------------------|------------|
| не включаются в стоимость | 18,00| 280,00|
| проживания | | |
|------------------------------|--------------------|------------|
| включаются в стоимость | | |
| проживания: | | |
| одноразовое питание | 14,40| 224,00|
| двухразовое питание | 10,80| 154,00|
| трехразовое питание | 7,20| 98,00|
|------------------------------|--------------------|------------|
Нормы возмещения командировочных расходов в пределах Украины и
за границу для государственных служащих и работников предприятий,
учреждений и организаций, полностью или частично содержащихся за
счет средств бюджетов, утверждены в приложении к Постановлению
№ 663 ( 663-99-п ).
Пример 1
Инженер ООО "Старт" был направлен в командировку в г. Львов
с 22 по 31 июля 2002 г.
Расходы, связанные с командировкой, составили:
Стоимость железнодорожных билетов туда и обратно - 90 грн.,
кроме того, НДС - 18 грн.
Стоимость постельного белья - 10 грн.
Расходы на городской транспорт - 8 грн.
Проживание в гостинице в течение 8 суток без питания -
940 грн., кроме того, НДС - 188 грн.
Уплачено за ремонт оборудования - 1585 грн., кроме того, НДС -
317 грн.
Оплачены телефонные переговоры - 15 грн., кроме того, НДС -
3 грн.
Работнику был предоставлен овердрафт в сумме 420 грн.
Авансовый отчет утвержден 5 августа 2002 г.
В бухгалтерском и налоговом учете предприятия операции по
расчетам в командировке в пределах Украины с использованием БПК
отразятся следующим образом:
|---|------------|----------------------|---------------|-------|-----------|
| № | Дата | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма,| Налоговый |
|п/п| | | учет | грн. | учет |
| | | |-------|-------| |------|----|
| | | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 1 |18.07.2002г.| Пополнен картсчет на | 313 | 311 | 2 700| - | - |
| | | сумму командировочных| | | | | |
| | | расходов | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 2 |19.07.2002г.| Оплачены | 372 | 313 | 108| - | - |
| | | железнодорожные | | | | | |
| | | билеты | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 3 |21.07.2002г.| Получены наличные | 372 | 313 | 18| - | - |
| | | через банкомат для | | | | | |
| | | оплаты постельного | | | | | |
| | | белья, проезда в | | | | | |
| | | городском транспорте | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 4 |22.07.2002г.| Оплачены счета за | 372 | 313 | 1 128| - | - |
| | | проживание в | | | | | |
| | | гостинице | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 5 |30.07.2002г.| Оплачены телефонные | 372 | 313 | 18| - | - |
| | | счета | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 6 |30.07.2002г.| Оплачен ремонт | | | | | |
| | | оборудования: | | | | | |
| | | - за счет остатка | 372 | 313 | 1 482| - | - |
| | | на счете | | | | | |
| | | - за счет овердрафта | 372 | 601 | 420| - | - |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 7 |05.08.2002г.| Утвержден авансовый | 92 | 372 | 2 828| - |2828|
| | | отчет на сумму |641/ндс| 372 | 526| | |
| | | 3 354 грн., в том | | | | | |
| | | числе суточные | | | | | |
| | | 180 грн. | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 8 |06.08.2002г.| Выплачены суточные | 372 | 301 | 180| - | - |
| | | работнику | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
| 9 |06.08.2002г.| Перечислена банку | 601 | 311 | 420| - | - |
| | | сумма задолженности | | | | | |
| | | по овердрафту | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
|10 |06.08.2002г.| Начислены и уплачены | 951 | 684 | 18| - | 18 |
| | | проценты за | 684 | 311 | 18| | |
| | | обслуживание | | | | | |
| | | овердрафта | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|-------|------|----|
Согласно п. 3.2 Положения № 367 ( z0954-01 ) банки-резиденты
имеют право заключать договоры с платежными организациями
международных платежных систем и осуществлять эмиссию БПК
международных платежных систем, предназначенных для применения за
пределами Украины.
Предприятия, учреждения и организации, направляющие работников
в командировки за границу, обязаны обеспечить их средствами в
национальной валюте страны, куда отправляется работник, или в
свободно конвертированной валюте в виде аванса на текущие расходы
в пределах установленных норм.
Если работник израсходовал суммы, превышающие установленные
нормы, то он обязан вернуть сумму превышения в кассу предприятия в
той валюте, которая была получена. Аванс и денежные средства
сдаются в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения из
командировки, а в случае использования корпоративных БПК
международных платежных систем - не позднее 10 дней (п. 4
Постановления № 663 ( 663-99-п )).
Порядок перемещения платежных карточек через таможенную
границу Украины определен Инструкцией о перемещении валюты
Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных
документов, других банковских документов и платежных карточек
через таможенную границу Украины, утвержденной постановлением
Правления Национального банка Украины от 12.07.2000 г. № 283
( z0452-00 ).
Работнику, командированному за границу и использующему в
качестве платежного средства БПК, также может быть предоставлен
овердрафт.
Пример 2
Заместитель директора ООО "Старт" был направлен в командировку
в г. Москву на 3 суток с 22 по 24 июля 2002 года.
Расходы, связанные с командировкой, составили:
Стоимость железнодорожного билета туда и обратно - 235, кроме
того, НДС - 47 грн.
Стоимость постельного белья - 8 грн.
Расходы на городской транспорт в г. Москве - 60 рос. руб.
Проживание в гостинице в течение 1 суток без питания -
4280 рос. руб.
Оплачены телефонные переговоры - 25 рос. руб.
Суточные 280 х 3 = 840 грн.
Авансовый отчет утвержден 25 июля 2002 года.
В бухгалтерском и налоговом учете предприятия операции
расчетов в командировке за границей с использованием БПК отразятся
следующим образом:
|---|------------|----------------------|---------------|------------|------------|
| № | Дата | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма, | Налоговый |
|п/п| | | учет | грн. | учет |
| | | |-------|-------| |----|-------|
| | | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| 1 |19.07.2002г.| Открыт картсчет в | 314 | 312 |1 600.00 UAH| - | - |
| | | банке на сумму | | |9 469,70 RUR| | |
| | | командировочных | | | | | |
| | | расходов. | | | | | |
| | | Курс НБУ 1 рос. руб. | | | | | |
| | | за 1 грн. = 0,16896 | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| 2 |19.07.2002г.| Оплачены | 372 | 301 | 290,00| - | - |
| | | железнодорожные | | | | | |
| | | билеты и стоимость | | | | | |
| | | постельного белья из | | | | | |
| | | кассы предприятия | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| 3 |22.07.2002г.| Пересчитана курсовая | 314 | 714 | 0,28|0,28| - |
| | | разница на остаток на| | | | | |
| | | счете {1}. | | | | | |
| | | Курс НБУ 1 рос. руб. | | | | | |
| | | за 1 грн. = 0,16899 | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| 4 |22.07.2002г.| Оплачено проживание | 372 | 314 | 723,28 UAH| - | - |
| | | в гостинице. | | |4 280,00 RUR| | |
| | | Курс НБУ 1 рос. руб. | | | | | |
| | | за 1 грн. = 0,16899 | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| 5 |23.07.2002г.| Пересчитана курсовая | 314 | 714 | 0,79|0,79| - |
| | | разница на остаток на| | | | | |
| | | счете {1}. | | | | | |
| | | Курс 1 рос. руб | | | | | |
| | | за 1 грн. = 0,16914 | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| | | Получены наличные | | | | | |
| | | через банкомат: | | | | | |
| | | суточные | 372 | 314 | 840,00 UAH| - | - |
| | | | | |4 966,30 RUR| | |
| 5 |23.07.2002г.| | | | | | |
| | | на транспортные | 372 | 314 | 10,15 UAH| - | - |
| | | расходы. | | | 60,00 RUR| | |
| | | Курс 1 рос. руб. | | | | | |
| | | за 1 грн. = 0,16914 | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| 6 |23.07.2002г.| Оплачены телефонные | 372 | 314 | 6,77 UAH| - | - |
| | | счета | | | 40,00 RUR| | |
| | | Курс 1 рос. руб. | | | | | |
| | | за 1 грн. = 0,16914 | | | | | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
| 8 |25.07.2002г.| Утвержден авансовый | 92 | 372 | 1 823,20| - |1823,20|
| | | отчет 1870,20 |641/ндс| 372 | 47,00| | |
|---|------------|----------------------|-------|-------|------------|----|-------|
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов,
использованных в данной консультации:
1. Закон о Прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли
предприятий" от 28.12.94 г. № 334/94-ВР, в редакции Закона
Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР, с изменениями и
дополнениями.
2. Постановление № 663 - Постановление Кабинета Министров Украины
"О нормах возмещения расходов на командировки в пределах
Украины и за границу" от 23.04.99 г. № 663 с изменениями и
дополнениями.
3. Инструкция № 527 - Инструкция о порядке открытия и
использования счетов в национальной и иностранной валюте,
утвержденная постановлением Правления Национального банка
Украины от 18 декабря 1998 г. № 527, в редакции постановления
Правления Национального банка Украины от 14.04.2000 г. № 146.
4. Положение № 72 - Положение о ведении кассовых операций в
национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением
Правления Национального банка Украины от 19.02.2001 г. № 72.
5. Положение № 367 - Положение о порядке эмиссии платежных
карточек и осуществлении операций с их применением,
утвержденное постановлением Правления Национального банка
Украины от 27.08.2001 г. № 367.
6. Инструкция о безналичных расчетах - Инструкция о безналичных
расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная
постановлением Правления Национального банка Украины
от 29.03.2001 г. № 135, с изменениями и дополнениями.
{1} Согласно п. 8 ПБУ 21 "Влияние изменений валютных курсов",
утвержденного приказом Министерства финансов Украины
от 10.08.2000 г. № 193, курсовые разницы по монетарным статьям
в иностранной валюте пересчитываются на дату осуществления
расчетов и на дату баланса.
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№32/02, стр. 45
[12.08.2002]
Людмила Ильяш
Бухгалтер-консультант АФ "ГлавБух-Аудит"
------------------------------------------------------------------