Командировки: возмещение суточных расходов при однодневной
командировке, "безавансовая" подотчетность
Специфика предприятия заключается в транспортном обслуживании
должностных лиц областной администрации, областного совета,
управлений и ведомств.
Основной состав работников предприятия - водители. За каждым
из них закреплен автомобиль, который обслуживает
соответствующее должностное лицо. В соответствии со своей
спецификой работы почти ежедневно водитель выезжает за пределы
города на различные расстояния. Иногда автомобиль возвращается
на АТП через 2 - 4 часа, иногда отсутствует один или
несколько дней - все зависит от цели поездки руководителя.
В связи с тем что приходится выезжать из города, водители
требуют выписывать командировочное удостоверение и выплачивать
им суточные даже в случаях, когда они едут на несколько часов
на расстояние 20 - 30 км от города, например по району.
Просим дать разъяснение по следующим вопросам:
- Существуют ли ограничения в выдаче командировочных
удостоверений и суточных по расстоянию и времени командировки
для водителей автопредприятия такого типа, как наше?
- Если водитель, будучи в командировке, не получил от
предприятия аванс, имеет ли право бухгалтер требовать от него
отчет за командировку в 3-дневный срок? Если нет, то каким
этот срок должен быть?
* * *
1. Практические вопросы, связанные с выдачей под отчет средств
на служебные командировки, регламентируются Инструкцией о
служебных командировках в пределах Украины и за границу,
утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г.
№ 59 ( z0218-98 ) (в редакции приказа Министерства финансов
Украины от 10.06.99 г. № 146 ( z0418-99 )), с изменениями и
дополнениями (далее - Инструкция № 59).
В разделе "Общие положения" Инструкции № 59 определено, что
"служебной командировкой считается поездка работника по
распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения,
организации на определенный срок в другой населенный пункт для
выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".
"Направление работника предприятия в командировку
осуществляется руководителем данного предприятия или его
заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием:
пункта назначения, названия предприятия, куда командирован
работник, срока и цели командировки.
Срок командировки определяется руководителем или его
заместителем" (п. 1.1 Инструкции № 59).
"Фактическое время пребывания в командировке определяется по
отметкам в удостоверении о командировке о выбытии с места
постоянной работы и прибытии к месту постоянной работы. Если
работник откомандирован в различные населенные пункты, то отметки
о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте"
(п. 1.3 Инструкции № 59).
"При командировке работника сроком на один день или в такую
местность, откуда работник имеет возможность ежедневно
возвращаться к месту постоянного жительства, суточные возмещаются
как за полные сутки.
Если отсутствуют отметки в командировочном удостоверении, то
суточные не выплачиваются" (п. 1.5 Инструкции № 59).
Никаких ограничений при командировке в другой населенный пункт
относительно расстояния от постоянного места работы и времени
пребывания Инструкцией № 59 не предусмотрено. В "Общих положениях"
Инструкции № 59 только отмечено, что "суточные расходы возмещаются
в единой сумме независимо от статуса населенного пункта". Таким
образом, в данной ситуации при наличии правильно оформленного
командировочного удостоверения на водителя ему подлежит возмещение
суточных за один день.
В то же время, как альтернативный вариант выплаты
командировочных при "кратковременных" выездах водителей, возможна
выплата надбавок. В соответствии с п. 1 постановления КМУ
от 31.03.99 г. № 490 ( 490-99-п ) "О надбавках (полевом
обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников,
направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и
строительных работ, и работников, работа которых выполняется
вахтенным методом, постоянно проводится в дороге или имеет
разъездной (передвижной) характер", с изменениями и дополнениями,
"предприятия могут самостоятельно устанавливать надбавки (полевое
обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам работников,
работа которых постоянно проводится в дороге, в размерах,
предусмотренных коллективными договорами или по соглашению с
заказчиком.
Предельные размеры надбавок (полевого обеспечения) работникам
за день не могут превышать предельные нормы расходов,
установленных КМУ для командировок в пределах Украины".
Как следует из норм приведенного постановления, затраты,
связанные с выплатой указанных надбавок, будут ниже сумм выплаты
командировочных.
2. Приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 ( z0218-98 ),
зарегистрированным в Минюсте Украины 31.03.03 г. под № 247/7568 и
вступившим в силу с 11.04.03 г., были внесены изменения и
дополнения в Инструкцию № 59.
Последними дополнениями, в частности, предусмотрено:
"Предприятие, отправляющее работника в командировку, обязано
обеспечить его денежными средствами (авансом) в размерах,
установленных нормативно-правовыми актами о служебных
командировках".
Кроме того, п. 1.10 Инструкции № 59 предусмотрено, что:
"Командированному работнику перед отъездом в командировку
выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на
оплату проезда, наем жилого помещения и суточные".
Иными словами, работник, направляемый в командировку, в
обязательном порядке обеспечивается авансом в полном объеме.
Невыдача работникам аванса на командировку, является
нарушением законодательства о труде. В соответствии со ст. 265
КЗоТ Украины ( 322-08 ), лица, виновные в нарушении
законодательства о труде, несут ответственность согласно
действующему законодательству. Ответственность за нарушение
законодательства о труде установлена ст. 41 КоАП Украины
( 80731-10 ) в виде штрафа на должностных лиц предприятий,
учреждений и организаций независимо от форм собственности и
граждан - субъектов предпринимательской деятельности - от 15 до 50
не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.
Вместе с тем, при наличии письменного согласия работника он
может быть направлен в командировку без выдачи аванса.
В таком случае, если направление в командировку без выдачи
аванса работнику было вызвано отсутствием средств на счету
предприятия (или отсутствием денег в кассе при срочном выезде),
нарушения требований законодательства о труде не будет.
Что же касается вопроса сроков предоставления отчетности по
израсходованным работником в командировке собственным наличным
средствам, то он подробно рассматривался в публикации
"Приобретение товаров (услуг) за средства работников предприятия"/
"Адвокат Бухгалтера" № 10 (40), 2003 г. Суть данной статьи
заключалась в том, что ограничения по срокам отчета, а также
санкции за их нарушение распространяются на случаи, когда для
предприятия работником приобретаются товары (работы, услуги) с
использованием собственных наличных средств.
Действующим документом по применению штрафных санкций за
нарушение норм регулирования наличности, которые устанавливаются
НБУ, является Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436
( 436/95 ) "О применении штрафных санкций за нарушение норм по
регулированию обращения наличности" (далее - Указ). Так, Указом
предусмотрен штраф за превышение установленных сроков
использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу
наличных средств без полного отчета по ранее выданным средствам -
в размере 25% выданных под отчет сумм.
Иными словами, водитель в случае неполучения аванса на
командировку должен отчитаться в течение трех рабочих дней после
возвращения из командировки.
Одновременно необходимо указать, что в соответствии с
пп. 9.10.2 Закона Украины "О налоге с доходов физических лиц"
( 889-15 ), который вступает в силу с 01.01.04 г., отчет об
использовании средств, выданных на командировку или под отчет,
предоставляется по форме, установленной центральным налоговым
органом, до окончания третьего банковского дня, следующего за
следующим днем, в котором плательщик налога:
а) завершает такую командировку;
б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового
действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства под
отчет.
При нарушении установленного срока, в соответствии с абз. 1
пп. 9.10.3 Закона Украины "О налоге с доходов физических лиц"
( 889-15 ), уплачивается штраф, который рассчитывается в размере
15% от несвоевременно возвращенной суммы излишне израсходованных
денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку.
Иными словами, несвоевременный возврат подотчетных сумм в течение
отчетного месяца, на который приходится последний день такого
предельного срока, грозит работнику наложением штрафа.
Если принять во внимание, что ст. 22.2 Закона Украины
"О налоге с доходов физических лиц" ( 889-15 ) предусмотрена
приоритетность норм Закона Украины "О налоге с доходов физических
лиц", то не исключено, что налоговики будут формально подходить к
применению штрафов за несвоевременное предоставление отчета по
израсходованным подотчетным лицом суммам, руководствуясь при этом
нормами Указа и Положения о ведении кассовых операций в
национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением
Правления НБУ от 19.02.01 г. № 72 ( z0237-01 ).
------------------------------------------------------------------
"Адвокат бухгалтера"
№ 1(55), стр. 10
[12.01.2004]
Анна Королева
Бухгалтер-эксперт
------------------------------------------------------------------