У роботодавця виникає потреба направити свого працівника у службове відрядження за необхідності виконання останнім службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Працівник не може відмовитися виїжджати у службове відрядження за письмовим наказом (розпорядженням) роботодавця, бо відмова буде вважатися порушенням трудової дисципліни. Водночас роботодавець не може вимагати від працівника поїздки у відрядження для виконання завдання, яке виходить за межі трудових обов'язків останнього. Ст. 31 Кодексу законів про працю (далі — КЗпП) встановлює загальну заборону вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. У таких випадках направлення у відрядження допускається лише за згодою працівника, так само як і направлення у відрядження жінок, що мають дітей віком від З до 14 років або дітей-інвалідів (ст. 177 КЗпП). Направляти ж у відрядження вагітних жінок (за наявності відповідної довідки з медичного закладу) та жінок, що мають дітей віком до трьох років, трудовим законодавством (ст. 176 КЗпП) взагалі заборонено — зазначене правило є імперативним, тому погодження сторін трудового договору, що суперечать цій правовій формі, не мають чинності.
Щодо строку відрядження, то відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, яку затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (далі — Інструкція), у межах України він не може перевищувати 30, а при відрядженнях за кордон — 60 календарних днів. Виняток з цього правила становлять лише випадки направлення працівників у відрядження для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт — за таких обставин зазначені строки можуть бути недотримані, але у будь-якому разі термін відрядження в межах України не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів, а за кордон — одного року.
Направлення працівника у відрядження здійснюється на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця, в якому має бути зазначений пункт (пункти) призначення, назва підприємства, куди працівник відряджений, а також строк та мета відрядження. Щодо відряджень за кордон, то відповідний наказ (розпорядження) роботодавця видається тільки після затвердження відрядного завдання, в якому згідно зі змістом п. 1. 1. розділу II Інструкції мають міститися, зокрема, умови перебування за кордоном, кошторис витрат, а в разі поїздки у відрядження за кордон за запрошенням — і його копія з перекладом.
Відрядженому працівникові на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця завжди має видаватися посвідчення про відрядження (за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України від 28 липня 1997 р. № 260) — навіть у тих випадках, коли працівник повинен повернутися з відрядження у той самий день, в який він виїхав у відрядження. Спеціальними відмітками у посвідченні про відрядження визначається фактичний час перебування працівника у місці відрядження. Ці відмітки щодо вибуття та прибуття відрядженого працівника до пункту призначення та місця постійної роботи мають робитися у посвідченні працівника у кожному населеному пункті — їх відсутність позбавляє працівника на одержання добових.
Після належного документального оформлення відрядження працівникові видається грошовий аванс у межах суми, необхідної для харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи (добові), на наймання жилого приміщення та оплату проїзду (ч. 2 ст. 121 КЗпП).
Авансові кошти повинні бути видані працівникові у національній валюті держави, до якої він направляється, або ж у вільно конвертованій валюті (в останньому випадку, за умови подання відповідних документів, працівник має право на відшкодування витрат по оплаті комісійних, сплачених при обміні валюти). Щодо строку видачі авансу, то чинне законодавство містить лише вказівку на те, що він має бути виданий працівникові до початку відрядження, тому більш конкретні терміни видачі коштів своїм працівникам на відрядження має визначати сам роботодавець з урахуванням дати оформлення наказу (розпорядження) про відрядження, реального часу, необхідного для придбання квитків на проїзд, та інших обставин щодо кожного конкретного випадку відрядження.
Слід звернути увагу на те, що незабезпечення відряджуваного працівника авансом є порушенням законодавства про працю, а це відповідно до ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення тягне за собою відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нині це становить від 255 до 850 гривень).
На відміну від усіх інших витрат, здійснених працівником у зв'язку зі службовим відрядженням, добові витрати не потребують спеціального документального підтвердження та виплачуються працівникові у розмірі, не нижчому від встановлених у п. 1 постанови Кабінету Міністрів України (далі — КМУ) граничних норм, за кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками). День від'їзду визначається за часом відправлення транспортного засобу, на якому працівник прямує у відрядження (якщо відповідна залізнична чи автобусна станція, аеропорт знаходяться за межами населеного пункту, де працює відряджений, то при визначенні часу від'їзду у відрядження враховується й час, необхідний працівникові для проїзду до станції чи аеропорту). При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.
Граничні норми добових витрат у випадку, коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України становлять 18 грн., а для відряджень за кордон — 280 грн. Якщо ж до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на:
— одноразове харчування, то мінімальний розмір добових витрат для відряджень у межах України становить 14 грн. 40 коп., а за кордоном — 224 грн.;
— дворазове харчування, то добові витрати в межах України мають бути не нижчими від 10 грн. 80 коп., а за кордоном — 154 грн.;
— триразове харчування, то граничні норми добових витрат у межах України становлять 7 грн. 20 коп., а для відряджень за кордон — 98 грн.
Такі граничні норми добових витрат потребували підвищення, тому Кабінет Міністрів постановою № 952 від 24 вересня 2005 року збільшив граничні норми добових витрат по відрядженнях у межах України з 1 січня 2006 року.
З указаної дати вони становитимуть:
— для держслужбовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження юридичними особами, що повністю або частково фінансуються за кошти бюджетів — 25 грн.;
— для працівників інших підприємств, установ та організацій:
а) коли до рахунків на проживання у готелях не включено витрати на харчування — 25 грн.;
б) якщо до рахунків на проживання у готелях включають витрати на одноразове харчування — 20 грн., дворазове харчування — 15 грн., триразове харчування — 10 грн. Відповідні зміни внесуть до постанови КМУ від 23.04.99 р. № 663.
Відрядженим працівникам відшкодовуються й витрати на проїзд до місця відрядження та у зворотному напрямку в розмірі фактичної вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків, наданням у користування постільних речей, а також страхових платежів на транспорті. Якщо від місця постійної роботи працівника до місця відрядження можна дістатися кількома альтернативними видами транспорту, то роботодавець може вказати працівникові, яким саме видом транспорту йому слід скористатися (при відсутності такої вказівки працівник обирає вид транспорту на власний розсуд). Також відрядженому працівникові компенсуються і витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження, щоправда, лише за умови погодження маршруту проїзду з роботодавцем.
Витрати на найм жилого приміщення відшкодовуються працівникові у фактичному розмірі оплати за готель чи інший вид житла, з урахуванням побутових послуг, що надаються в них (прання, лагодження, прасування одягу тощо), а також витрат на користування холодильником та телевізором. Крім того, працівникам, направленим у відрядження, компенсуються і витрати по бронюванню місць у готелях, але в розмірі не більш як 50 % добової вартості місця. Законодавством про працю передбачено також відшкодування працівникові (але лише в розмірах, погоджених з роботодавцем) і витрат на оплату телефонних переговорів. При відрядженні за кордон підлягають компенсації також витрати з оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз) та інші витрати, пов'язані з правилами в'їзду й перебуванням у місці відрядження.
Таким чином, при направленні у відрядження працівник має змогу одержати компенсацію майже всіх своїх необхідних витрат, але при цьому слід враховувати, що відповідно до її. 1.12 розділу І та п. 1.4. розділу II Інструкції усі витрати на відрядження (крім добових) відшкодовуються працівникові лише за умови наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат. Зокрема, спеціальним документальнім підтвердженням здійснених витрат можуть бути рахунки з готелів, використані транспортні квитки, багажні квитанції, страхові поліси, рахунки за телефонні розмови тощо.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем його прибуття до місця постійної роботи, подати авансовий звіт про використання коштів, наданих йому на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад ту суму, що була витрачена працівником згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом зі звітом подаються і посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують розмір здійснених витрат на найм жилого приміщення, придбання квитків на проїзд та на одержання інших послуг тощо.
У разі пропущення працівником строку, встановленого для повернення невикористаних сум авансу, кошти, які мав би повернути працівник, відраховуються бухгалтерією із заробітної плати працівника на підставі виданого роботодавцем наказу (розпорядження). Але при цьому слід мати на увазі, що такий наказ роботодавець .має право видати не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП).
Матеріали підготував ВАСИЛЬ МОРОЗ, юрист
Інформаційно-довідкова газета ЮРИСТ
КОНСУЛЬТУЄ 48/2005