Відповідно до Закону України "Про національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) і постанови Кабінету Міністрів України від 12.04.95 N 276 (276-95-п) "Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України, що додається.

2. Заступникам Міністра оборони України, командуючим військами військових округів, Північного оперативно-територіального командування, начальникам управлінь центрального апарату Міністерства оборони України, начальнику залізничних військ - начальнику управління залізничних військ довести до підпорядкованих військ (сил) вимоги цього наказу в частині, що їх стосується, та забезпечити виконання вимог Положення.

3. Наказ Міністра оборони України і начальника Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 15.08.95/22.06.95 N 205/36 скасувати.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника Генерального штабу Збройних Сил України - Першого заступника Міністра оборони України.

5. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.

Затверджено

наказом начальника Головного

архівного   управління   при

Кабінеті  Міністрів  України

та Міністра  оборони України

від 01.04.97 N 11-б/110

1. Галузевий державний архів Міністерства оборони України (далі - архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) і постанови Кабінету Міністрів України від 12.04.95 N 276 (276-95-п) . Він є державною архівною установою Міністерства оборони України, утримується на правах управління Генерального штабу Збройних Сил України і забезпечує постійне зберігання документів Національного архівного фонду, що утворюються в процесі розбудови і діяльності Збройних Сил України.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів підпорядковується начальнику Генерального штабу Збройних Сил України - Першому заступнику Міністра оборони України. Загальне керівництво архівною справою у Збройних Силах України виконує галузевий державний архів Міністерства оборони України.

3. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) , законодавством України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами і директивами Міністра оборони України та начальника Генерального штабу Збройних Сил України, наказами і вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (Головархіву України), а також цим Положенням.

Архів забезпечується Міністерством оборони України відповідними приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними ресурсами та штатами.

Фінансування архіву здійснюється за рахунок коштів державного бюджету кошторису Міністерства оборони України.

Нормативно-методичне забезпечення та контроль за збереженням та використанням документів архіву покладається на Міністерство оборони України та Головархів України.

4. Архів приймає на зберігання документи, напрацьовані у результаті діяльності:

а) центрального апарату Міністерства оборони України;

б) органів управління усіх рівнів;

в) військових частин, навчальних закладів, підприємств, установ і організацій Міністерства оборони України;

г) військових комісаріатів (надалі - військові частини і установи).

Архів також постійно зберігає: особові фонди ветеранів Збройних Сил; мікрофотокопії страхового фонду та фонду користування документів; кіно-, фото-, відео-, аудіозаписи; науково-довідковий апарат до документів архіву; службові відомчі видання.

5. Архів здійснює комплектування, облік, забезпечує постійне зберігання та використання документів Національного архівного фонду, що утворилися у процесі розбудови і діяльності Збройних Сил України.

Він є науково-методичним центром з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються у військових частинах і установах Збройних Сил України.

Архів здійснює організаційно-методичне керівництво роботою архівів військових округів, архівними підрозділами військових частин та установ Збройних Сил України.

6. Види документів та терміни їх передачі до архіву з військових частин, установ визначаються Міністерством оборони України за погодженням з Головархівом України.

7. Головними завданнями архіву є:

а) контроль та нормативно-методичне забезпечення ведення архівної справи у військових частинах і установах Збройних Сил України;

б) забезпечення схоронності документів, що знаходяться на зберіганні, проведення заходів щодо режиму секретності при використанні документів;

в) контроль за збереженням документів, що тимчасово зберігаються у військових частинах і установах Збройних Сил України;

г) комплектування архіву документами;

д) державна реєстрація документів, що знаходяться на зберіганні;

е) ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та подання відомостей про них Головархіву України;

є) участь у виявленні, поверненні або відтворенні у копіях профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном;

ж) віднесення архівних документів до унікальних документальних пам'яток;

з) створення і вдосконалення облікового та довідкового апаратів до документів, що знаходяться на зберіганні;

и) інформування за запитами державних органів, закладів культури, науки, громадян та їх об'єднань про наявність документів відповідної тематики, що знаходяться на зберіганні;

і) організація використання та публікації документів;

ї) ведення науково-методичної роботи з питань архіво- і документознавства у військових частинах і установах Збройних Сил України;

й) розробка, розвиток і впровадження прогресивних методів роботи з документами, вивчення і узагальнення передового досвіду з питань архівної справи.

8. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

а) здійснює зберігання, реставрацію, ремонт, оправу документів, консерваційно-профілактичну обробку їхнього страхового фонду;

б) проводить копіювання документів, віднесених до унікальних документальних пам'яток, створює фонд користування цими документами;

в) веде державний облік документів Національного архівного фонду, щорічно надає відповідні відомості про них Головархіву України;

г) складає списки військових частин і установ Збройних Сил України - джерел комплектування архіву;

д) проводить експертизу історико-культурної цінності документів, їх відбір до складу Національного архівного фонду, прийом на зберігання та науково-технічне опрацювання;

е) веде роботу з власниками особистих документів, що мають історичну цінність, щодо передачі цих документів на зберігання до архіву;

є) створює та вдосконалює систему науково-довідкового апарату до документів, що знаходяться на зберіганні, забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

ж) виконує запити військових частин, державних органів, установ, громадян та їх об'єднань, а також зарубіжних організацій та приватних осіб про наявність документів для використання у службових цілях, вирішення економічних, політичних, наукових, соціально-культурних завдань, а також для забезпечення законних прав та інтересів громадян;

з) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, надає їх для виставок, використання у засобах масової інформації, координує діяльність військових частин і установ Збройних Сил України з цих питань;

и) надає у встановленому порядку для використання у читальному залі архіву документи або їх копії;

і) відповідно до законів України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) і "Про державну таємницю" (3855-12) надає для користування документи обмеженого доступу встановленим порядком;

ї) перевіряє стан зберігання та впорядкування документів у військових частинах і установах Збройних Сил України;

й) здійснює заходи щодо підвищення кваліфікації і стажування працівників, відповідальних за роботу з документами у частинах і установах Збройних Сил України;

к) проводить у встановленому порядку наради, семінари працівників, відповідальних за роботу з документами у військових частинах і установах Збройних Сил України, бере участь у аналогічних заходах, що організує Головархів України;

л) керує у межах своєї компетенції діяльністю архівних підрозділів військових частин та установ Збройних Сил України, видає обов'язкові для виконання ними інструкції та методичні посібники з архівної справи;

м) складає плани розвитку архівної справи та забезпечує їх виконання;

н) вживає заходів щодо вдосконалення структури архіву;

о) здійснює разом з іншими архівними установами системи Головархіву України або самостійно методичні розробки з архівознавства, впроваджує їх результати у практику;

п) вивчає, узагальнює і поширює передовий досвід роботи з питань архівної справи у Збройних Силах України.

9. Архів має право:

а) одержувати від військових частин і установ Збройних Сил України відомості про стан впорядкування та зберігання документів;

б) давати у межах своїх повноважень обов'язкові для виконання вказівки щодо організації роботи з документами, які підлягають зберіганню в архіві;

в) з метою збереження державної таємниці і захисту права власності на інформацію, що міститься в документах архіву, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови їх використання;

г) брати участь у постійних і тимчасових міжвідомчих дорадчих органах з питань роботи з архівними документами;

д) залучати, з дозволу начальника Генерального штабу Збройних Сил України - Першого заступника Міністра оборони України, або його Першого заступника, науково-дослідні установи Міністерства оборони України до роботи над науково-методичними розробками з питань архівної справи, а при необхідності і інші науково-дослідні і архівні установи з відповідною оплатою праці;

е) ставити питання про припинення чинності нормативних актів з питань архівної справи в Збройних Силах України, що відносяться до компетенції архіву.

10. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України, Центральними державними архівами України, галузевими державними архівами інших центральних органів державної виконавчої влади та місцевими державними архівами.

11. Архів у межах своїх повноважень на основі та на виконання законодавства України видає накази та розпорядження.

Архів очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром оборони України за погодженням з начальником Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.

Він керує діяльністю архіву, представляє без доручення архів в усіх державних і громадських установах, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань. Визначає обов'язки співробітників архіву, затверджує положення (інструкції) про структурні підрозділи та інші керівні документи архіву, розпоряджається коштами та майном відповідно до чинного законодавства, укладає господарські та трудові договори.

Він призначає на посади і звільнює з посад своїх заступників, начальників відділів і відділень та інших працівників Збройних Сил України (невійськовослужбовців). Відповідно до чинного законодавства вирішує у межах своєї компетенції питання щодо видачі документів архіву у тимчасове користування військовим частинам і установам Збройних Сил України, для публікації документів і доступу дослідників до роботи з ними.

12. Для розгляду питань науково-методичної роботи, проведення експертизи цінності документів з метою їх включення до складу Національного фонду або виключення з нього в архіві створюється науково-методична рада та експертно-перевірочна комісія з включенням до їх складу представників Головархіву України, управлінь центрального апарату Міністерства оборони України, наукових установ, інших організацій за погодженням з ними.

Положення про ці дорадчі органи затверджуються Міністерством оборони України і Головархівом України.

13. Архів надає платні послуги у випадках, передбачених законами України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) , "Про інформацію" (2657-12) та іншими законодавчими актами України.

14. Архів є юридичною особою, має рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням.