Ведення діловодства в Держпідприємництві відповідно до вимог чинного законодавства покладено на відділ документального забезпечення та контролю за виконанням Департаменту стратегічного планування, інформаційного забезпечення та взаємодії з територіями.

Комітетом ведеться облік документів, здійснюється контроль щодо їх виконання та дотримання термінів відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (1153-97-п) .

У кожному структурному підрозділі Комітету ведеться спеціальний облік вхідної документації, в тому числі - підконтрольних документів з обов'язковою відміткою про термін виконання. Автоматизована система реєстрації кореспонденції СТЕП забезпечує працівників установи можливістю отримувати інформацію про документи і місця їх знаходження.

Кожного дня відбувається узагальнення результатів контролю за виконанням документів та відповідне інформування керівників структурних підрозділів.

Щотижнево інформація про хід і підсумки виконання документів подається керівництву Комітету.

У серпні 2006 року на виконання доручення Кабінету Міністрів України від 11.08.2006 N 28050/0/1-06 до інформаційної довідки Управління контролю Секретаріату Кабінету Міністрів України від 11 серпня 2006 року було проведено позачергову нараду у заступника Голови Комітету С. М. Іголкіна з питань виконавської дисципліни за участю керівників всіх структурних підрозділів. За результатами наради видано розпорядження Голови Комітету від 16.08.2006 N 58 "Про посилення виконавської дисципліни", яким вжито заходів щодо покращання рівня виконавської дисципліни та, зокрема, попереджено працівників про застосування до них заохочень та стягнень за результатами виконання доручень.

За 9 місяців 2006 року від органів державної влади, інших установ та організацій до Комітету надійшло на розгляд 11699 документів (з них на особливому контролі від Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України - 1018 документів), що на 34 % більше порівняно з відповідним періодом минулого року. Всього, враховуючи листи, доручення тощо з інших установ та відомств, було отримано 3907 документів.

Взаємообмін документами із центральними та місцевими органами виконавчої влади постійно збільшується, оскільки у 2006 році набули чинності розроблені Держпідприємництвом акти законодавства, які покладають на Комітет та його територіальні підрозділи додаткові повноваження і функції. Зокрема:

- Закон України "Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності" (2806-15)

- Закон України від 19.01.2006 N 3370-IV (3370-15) "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо приведення у відповідність діючих законодавчих актів у сфері ліцензування".

Це накладає додаткову відповідальність на виконавців всіх рівнів та зобов'язує оперативно вживати додаткових, більш ефективних заходів щодо посилення виконавської дисципліни, зокрема, шляхом видання розпорядчих документів.

З метою посилення контролю за виконанням документів та удосконалення системи діловодства в Комітеті було прийнято накази:

- від 26.01.2006 N 7 "Про вдосконалення механізму контролю за виконанням документів";

- від 14.04.2006 N 36 "Про удосконалення діловодства".

Окрім того, з метою упорядкування системи діловодства, удосконалення архівної справи та підвищення якості роботи з документами видано накази:

- від 26.01.2006 N 6 "Про затвердження відповідальних працівників з ведення архіву";

- від 13.02.2006 N 13 "Про затвердження складу Експертної комісії";

- від 04.10.2006 N 87 "Про виконання постанови Кабінету Міністрів України від 11.05.2006 N 614 "Про затвердження Програми запровадження системи управління якістю в органах виконавчої влади"

та розпорядження від 24.02.2006 N 2 "Про створення комісії по проведення експертної оцінки актів Кабінету Міністрів України".

За 9 місяців 2006 року до Держпідприємництва надійшло 987 контрольних документів з Кабінету Міністрів України.

В результаті вжитих керівництвом Комітету заходів щодо посилення виконавської дисципліни у 2006 році Комітет не допустив несвоєчасного виконання зазначених доручень Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, а також розпоряджень та доручень Президента України.

Але серед документів, які надходили від суб'єктів підприємницької діяльності, об'єднань громадян, організацій та спілок, були непоодинокі випадки порушень термінів виконання.

Як показує практика та здійснений аналіз, головними причинами гальмування вчасного виконання завдань є:

- несвоєчасність надходження звітних матеріалів з регіональних структурних підрозділів;

- затримка у наданні пропозицій з інших центральних органів виконавчої влади;

- неузгодженість у діях між структурними підрозділами Комітету.

Робота, пов'язана з розглядом звернень громадян в Комітеті, здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , Указу Президента України від 13.08.2002 N 700 (700/2002) "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення".

Враховуючи напрями діяльності Держпідприємництва, найпоширенішими питаннями у зверненнях громадян є питання реєстрації, надання юридичних роз'яснень щодо ведення підприємницької діяльності, питання ліцензійних процедур.

В результаті спільних зусиль Комітету, його структурних підрозділів на місцях, місцевих органів виконавчої влади вдалося позитивно вирішити більшість питань, порушених у зверненнях, та надати різні види консультацій та інформаційних повідомлень.

До Комітету зверталися громадяни майже з усіх регіонів України, за винятком Миколаївської та Тернопільської областей.

Найбільша кількість звернень надходила з Донецької, Дніпропетровської, Луганської, Одеської, Харківської областей та м. Києва. Це пов'язано з тим, що зазначені регіони є найбільш населеними, в них створені належні передумови для ведення бізнесу і, як наслідок, в його процесі - виникнення багатьох питань. Але це може свідчити і про недостатню роботу в цих регіонах щодо надання відповідної допомоги, юридичних роз'яснень тощо, що вимушує громадян звертатися до центрального органу виконавчої влади.

З метою надання організаційно-методичної допомоги та контролю за станом виконавської дисципліни на регіональному рівні протягом 2006 року було здійснено низку відряджень та відповідно проаналізовано діяльність територіальних представництв Держпідприємництва в АР Крим, Дніпропетровській, Закарпатській, Черкаській областях та м. Києві.

Зокрема, за результатами комплексної перевірки діяльності представництва Держпідприємництва України в м. Києві (наказ Комітету від 29.09.2006 N 83) в частині організації та ведення загального документообігу представництва виявлено ряд недоліків:

- протягом тривалого періоду працівники представництва не заохочувались або на них не накладались стягнення за результатами виконавської дисципліни;

- не ведеться окремо облік звернень громадян;

- не оформлюються відповідним чином справи для організації архіву;

- 13 % отриманих доручень виконуються з порушенням терміну.

Затримка у наданні тих чи інших інформаційно-довідкових матеріалів, низька якість їх оформлення ставить під загрозу своєчасність виконання відповідних актів та доручень Президента України, Уряду України, а також завдань, покладених на Комітет відповідно до Положення, затвердженого Указом Президента України від 25 травня 2000 року N 721 (721/2000) .

Заслухавши та обговоривши доповідь першого заступника Голови Комітету К. О. Ващенка, колегія ВИРІШИЛА:

1. Інформацію із зазначеного питання взяти до відома.

2. Вважати роботу Держпідприємництва щодо стану організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями Уряду, розгляду запитів та звернень народних депутатів України, звернень громадян України у 2006 році задовільною.

4. Департаменту реєстрації (Барбелюк О. Б.), Управлінню ліцензування (Іванченко О. Б.):

4.1. Вказати на випадки неналежного стану виконавської дисципліни.

4.2. Проаналізувати та ліквідувати причини зволікань виконання документів. Про проведену роботу поінформувати Департамент стратегічного планування, інформаційного забезпечення та взаємодії з територіями (Жерибор Т. В.).

5. Департаменту стратегічного планування, інформаційного забезпечення та взаємодії з територіями (Жерибор Т. В.):

5.1. Завершити роботу щодо розробки та затвердження нової редакції інструкції з діловодства в Держпідприємництві.

5.2. Представляти звіт керівництву Комітету щодо стану виконання структурними підрозділами контрольних документів та відповідні інформаційно-довідкові матеріали з пропозиціями про заохочення або стягнення працівників комітету за результатами аналізу виконавської дисципліни.

5.3. Посилити проміжний контроль виконання указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України.

5.4. Здійснювати перевірки стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах Комітету та надавати їм відповідну організаційно-методичну допомогу.

5.5. Розробити порядок комплексної перевірки регіональних представництв Держпідприємництва України в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

6. Керівникам самостійних структурних підрозділів Комітету:

6.1. Взяти до уваги, що вони несуть персональну відповідальність за якісне виконання доручень та своєчасне інформування відповідних органів влади.

6.2. З метою підвищення рівня виконавської дисципліни та збільшення відповідного досвіду у реалізації регуляторної політики продовжити та удосконалити систему надання методичної та практичної допомоги регіонам.

7. Територіальному представництву Держпідприємництва в м. Києві (Апостолов В. Є.):

7.1. Вказати на окремі випадки невчасного подання інформаційно-аналітичних матеріалів щодо виконання доручень Комітету, неякісного ведення загального документообігу.

7.2. Проаналізувати та ліквідувати причини зволікань виконання документів. Про проведену роботу поінформувати Департамент стратегічного планування, інформаційного забезпечення та взаємодії з територіями (Жерибор Т. В.).

8. Головам представництв Держпідприємництва України в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі:

8.1. Посилити роботу з підвищення рівня виконавської дисципліни та вжити заходів щодо усунення причин зволікань з виконанням документів. Про результати проведеної роботи поінформувати Департамент стратегічного планування, інформаційного забезпечення та взаємодії з територіями (Жерибор Т. В.).

8.2. Забезпечувати неухильне виконання:

- наказів Комітету, розпоряджень та доручень Голови Комітету, рішень колегії;

- пропозицій, заяв і скарг громадян.

8.3. Взяти до уваги, що вони несуть персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у представництві.

8.4. Проаналізувати стан виконавської дисципліни у представництві та за результатами провести відповідні наради з питань організації виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями Уряду, запитів та звернень народних депутатів України, звернень громадян України, розпорядчих документів та доручень Держпідприємництва. Про результати проведеної роботи поінформувати Департамент стратегічного планування, інформаційного забезпечення та взаємодії з територіями (Жерибор Т. В.).

9. Заступникам Голови Комітету проводити наради з питань виконавської дисципліни з керівниками структурних підрозділів Комітету, діяльність яких вони координують.

	Документи з постановочними питаннями (від ЦОВВ, суб'єктів підприємницької діяльності, об'єднань громадян, організацій та спілок)	З них виконано з порушенням терміну	% документів, виконаних з порушенням терміну
Департамент реєстрації	857	267	31 %
Управління ліцензування	630	167	26 %