З метою допомоги керівникам урядових органів державного управління, підприємств, установ, організацій Міністерства транспорту України у здійсненні своїх повноважень з забезпечення охорони державної таємниці та постійного контролю за її станом, визначених Законом України "Про державну таємницю" (3855-12) , іншими нормативно-правовими актами з питань державної таємниці, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Посібник керівникам підприємств, установ, організацій Міністерства транспорту України з організації роботи та здійснення повноважень з забезпечення охорони державної таємниці (далі - Посібник).

2. Керівникам державних департаментів, Укрзалізниці, Укравтодору, Укрзалізреммашу:

2.1. Довести Посібник до керівників підпорядкованих підприємств, установ, організацій, що здійснюють діяльність, пов'язану з державною таємницею.

2.2. В місячний термін з дня доведення Посібника в усіх урядових органах державного управління, підприємствах, установах, організаціях організувати проведення занять з його вивчення з усіма посадовими особами, що мають допуск до державної таємниці, з подальшим прийняттям від них заліків. Проведення занять і прийняття заліків оформити документально.

2.3. Установити порядок попереднього вивчення Посібника і складення заліків у відповідних режимно-секретних органах кандидатами на керівні посади в підприємствах, установах, організаціях, що здійснюють діяльність, пов'язану з державною таємницею.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на керівника Департаменту соціальної та кадрової політики Черкашина С.В. та начальника Першого відділу Трікіна М.Д.

ПОСІБНИК

керівникам підприємств, установ, організацій Міністерства транспорту України з організації роботи та здійснення повноважень з забезпечення охорони державної таємниці

Цей посібник розроблено з метою допомоги керівникам урядових органів державного управління, підприємств, установ, організацій (далі - підприємств) Міністерства транспорту України у здійсненні своїх повноважень, визначених Законом України "Про державну таємницю" (3855-12) , іншими нормативно-правовими актами з питань державної таємниці, з забезпечення охорони державної таємниці та постійного контролю за її станом.

У посібнику у конспективному плані викладені лише основні напрями діяльності, пов'язаної з державною таємницею, для орієнтування у цих питаннях керівників підприємств.

Основні керівні документи з питань охорони державної таємниці

1. Закон України "Про державну таємницю" (3855-12) .

2. Закон України "Про інформацію" (2657-12) .

3. Положення про режимно-секретні органи в міністерствах, відомствах, Уряді Автономної Республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади, виконкомах Рад, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 04.08.95 р. N 609 (609-95-п) , із змінами і доповненнями, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 18.10.99 р. N 1919 (1919-99-п) .

4. Положення про порядок надання, переоформлення, зупинення дії або скасування дозволу на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 29.11.2001 р. N 1601 (1601-2001-п) .

5. Положення про порядок надання, переоформлення та скасування громадянам допуску до державної таємниці, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 29.11.2001 р. N 1601 (1601-2001-п) .

6. "Инструкция по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях СССР N 0126", затверджена постановою Ради Міністрів СРСР від 12.05.87 р. N 556-126 (у частині, що не суперечить чинним нормативним актам України).

7. Положення про види, розміри і порядок надання компенсації громадянам у зв'язку з роботою, яка передбачає доступ до державної таємниці, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 15.06.94 р. N 414 (414-94-п) , із змінами, внесеними розпорядженням Кабінету Міністрів України від 27.02.95 р. N 114-р та постановою Кабінету Міністрів України від 29.11.2001 р. N 1601 (1601-2001-п) .

8. Інструкція про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців, і проведення роботи з ними, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.96 р. N 558 (558-96-п) , зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 29.11.2001 р. N 1601 (1601-2001-п) .

9. Розгорнутий перелік відомостей, що становлять державну таємницю в Міністерстві транспорту України і підвідомчих йому підприємствах, організаціях та установах.

Основні обов'язки керівників підприємств з організації режимно-секретного забезпечення та контролю за її станом

Згідно зі статтею 5 Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) забезпечення охорони державної таємниці відповідно до вимог режиму секретності на підприємствах, діяльність яких пов'язана з державною таємницею, покладається на керівників зазначених підприємств.

Згідно зі статтею 37 Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) керівники підприємств зобов'язані здійснювати постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці.

Керівники підприємств здійснюють керівництво роботою у справі охорони державної таємниці на підпорядкованих їм підприємствах, діяльність яких пов'язана з державною таємницею, та контроль за її станом через відповідні режимно-секретні органи (далі - РСО).

РСО є окремим структурним підрозділом, підпорядкованим безпосередньо керівникові підприємства, який організовує і контролює його діяльність.

РСО за своїм статусом і умовами оплати праці прирівнюється до основних підрозділів підприємства.

Передача функцій РСО будь-яким іншим підрозділам, прийняття до РСО тимчасових працівників не допускається.

На підприємствах з незначним обсягом робіт, пов'язаних з державною таємницею, де штатним розписом не передбачено створення РСО, облік і зберігання секретних документів, а також заходи щодо забезпечення режиму секретності здійснюється особисто їх керівниками або спеціально призначеним наказом керівника працівником після створення необхідних умов, що забезпечують режим секретності. На них поширюються обов'язки та права працівників РСО.

Порядок отримання спеціального дозволу на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею

Підприємства мають право провадити діяльність, пов'язану з державною таємницею, за умови надання їм спеціального дозволу, на провадження такої діяльності (далі - дозвіл).

Дозвіл надається органами СБУ за наявності умов, визначених статтею 20 Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) , а саме, якщо підприємства:

- беруть участь у діяльності, пов'язаній з державною таємницею;

- мають приміщення для виконання робіт, пов'язаних з державною таємницею, сховища для зберігання секретних документів, які відповідають вимогам щодо забезпечення режиму секретності, виключають можливість доступу до них сторонніх осіб та гарантують їх збереження;

- дотримуються передбачених законодавством вимог щодо забезпечення режиму секретності, а також порядку допуску осіб до державної таємниці, прийому іноземних громадян і делегацій, використання державних шифрів, криптографічних засобів тощо;

- мають РСО або режим секретності забезпечується їх керівником чи працівником, спеціально призначеним наказом керівника підприємства.

Для отримання дозволу підприємство подає органу СБУ заявку установленої форми. До заявки додається акт перевірки забезпечення режиму секретності на підприємстві, що складається комісією, утвореною з цією метою наказом керівника. Акт підписується членами комісії та затверджується керівником підприємства.

Після отримання зазначених документів орган СБУ призначає спеціальну експертизу, результати якої оформляються відповідним актом. На підставі поданих документів і акта спеціальної експертизи орган СБУ приймає рішення щодо надання підприємству дозволу на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею.

Питання про надання підприємству дозволу розглядається органом СБУ протягом місяця.

Дозвіл оформляється на бланку органу СБУ установленої форми.

Термін дії дозволу встановлюється органом СБУ залежно від обсягу робіт, пов'язаних з державною таємницею, що виконується відповідним підприємством, ступеня секретності та обсягу відомостей, що становлять державну таємницю, а також категорії режиму секретності. Цей термін не може перевищувати 5 років.

У разі прийняття органом СБУ рішення про відмову в наданні дозволу в акті спеціальної експертизи зазначаються дані про відсутність умов, необхідних для провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею, з посиланням на конкретні норми актів законодавства у сфері охорони державної таємниці.

Повідомлення про відмову в наданні дозволу орган СБУ надсилає у письмовій формі підприємству, яке подало заявку.

Наявність дозволу є обов'язковою умовою для укладення підприємством договорів з Державною фельд'єгерською службою та Державним підприємством спеціального зв'язку про доставку секретної кореспонденції.

Переоформлення дозволу здійснюється органом СБУ у разі:

- закінчення терміну дії раніше наданого дозволу;

- реорганізації підприємства або зміни форми власності підприємства, їх найменування або місцезнаходження приміщень, в яких зберігаються матеріальні носії секретної інформації в неробочий час чи провадиться діяльність, пов'язана з державною таємницею.

Документи для переоформлення дозволу подаються підприємством не пізніше ніж за місяць до закінчення терміну дії раніше наданого дозволу.

Органом СБУ може бути прийняте рішення про скасування або зупинення дії раніше наданого дозволу на підставі акта, складеного за результатами проведеної ним перевірки стану охорони державної таємниці, в якому зазначаються порушення законодавства у сфері охорони державної таємниці, в тому числі умов, необхідних для провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею, або письмового повідомлення підприємства про припинення діяльності, пов'язаної з державною таємницею.

Порядок надання, переоформлення та скасування громадянам допуску до державної таємниці

Допуск до державної таємниці - це оформлення відповідно до Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) та відповідного Положення права громадян на доступ до секретної інформації (1601-2001-п) .

Допуск до державної таємниці надається дієздатним громадянам України віком від 18 років, які потребують його за умовами своєї службової, виробничої, наукової чи науково-дослідної діяльності або навчання, за формою, яка необхідна для виконання ними службових чи виробничих обов'язків, що потребують доступу до державної таємниці.

Залежно від ступеня секретності інформації встановлюються такі форми допуску громадян до державної таємниці:

- форма 1 - для роботи з інформацією, що має ступені секретності "особливої важливості", "цілком таємно" та "таємно";

- форма 2 - для роботи з інформацією, що має ступені секретності "цілком таємно" та "таємно";

- форма 3 - для роботи з інформацією, що має ступінь секретності "таємно", а також такі терміни дії допусків:

- для форми 1 - 5 років;

- для форми 2 - 10 років;

- для форми 3 - 15 років.

Необхідність роботи із секретною інформацією та форма допуску громадянина до державної таємниці визначаються керівником підприємства за місцем роботи, служби чи навчання громадянина згідно з номенклатурою посад працівників відповідного підприємства, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці (далі - номенклатура посад).

Номенклатура посад складається працівниками РСО разом з керівниками структурних підрозділів відповідного підприємства виходячи із штатного розпису, посадових інструкцій та інших документів, що визначають характер виконуваної працівниками роботи, а також з урахуванням положень Розгорнутого переліку відомостей, що становлять державну таємницю.

Номенклатура посад складається терміном на 5 років за установленою формою.

До номенклатури посад включаються лише посади працівників, умови службової, виробничої, наукової чи науково-дослідної діяльності яких потребують доступу до державної таємниці. Кількість посад працівників, що включаються до номенклатури посад, повинна бути мінімально необхідною для забезпечення роботи підприємства з інформацією, яка становить державну таємницю.

Проект номенклатури посад у двох примірниках подається на погодження до органу СБУ, який протягом місяця перевіряє обгрунтованість включення до зазначеної номенклатури кожної посади працівників відповідного підприємства та визначення форми допуску їх до державної таємниці.

Після погодження з органом СБУ номенклатура посад затверджується керівником відповідного підприємства і один її примірник надсилається до органу СБУ, з яким вона була попередньо погоджена.

Зміни чи доповнення до номенклатури посад вносяться у порядку, згідно з яким вона складається, і обов'язково погоджуються з органом СБУ.

Призначення працівників на посади, включені до номенклатури посад, здійснюється лише після надання їм у встановленому порядку допуску до державної таємниці.

Для надання допуску до державної таємниці громадянин заповнює анкету за встановленою формою, подає дві фотокартки розміром 4,5 х 6 сантиметрів, письмове зобов'язання щодо збереження державної таємниці, яка буде йому довірена, письмову згоду на передбачені законом обмеження прав у зв'язку з його допуском до державної таємниці та підтвердження того, що він ознайомлений з мірою відповідальності за порушення законодавства про державну таємницю.

Анкета заповнюється громадянином власноручно, засвідчується підписом керівників РСО та підрозділу кадрів підприємства, де працює громадянин, і скріплюється печаткою РСО.

Стосовно кожного громадянина, щодо якого розглядається питання про надання допуску до державної таємниці, РСО підприємства подає органу СБУ відповідні документи, перелік яких визначено у п. 17 Положення про порядок надання, переоформлення та скасування громадянам допуску до державної таємниці (1601-2001-п) .

Перевірка громадянина у зв'язку з його допуском до державної таємниці проводиться органом СБУ в місячний термін з дня отримання цих документів.

За результатами перевірки громадянина орган СБУ, який проводив перевірку, виносить мотивований висновок (далі - висновок) щодо надання йому допуску до державної таємниці чи відмови у наданні такого допуску.

Висновок про неможливість надання громадянинові допуску до державної таємниці є обов'язковим для виконання посадовими особами підприємств, уповноваженими приймати рішення про надання такого допуску, але не виключає повторного подання документів з цього питання, якщо змінилися обставини, за яких надання такого допуску було визнане неможливим.

Рішення про надання громадянинові допуску до державної таємниці приймається керівником відповідного підприємства не пізніше ніж через 5 днів після отримання позитивного висновку органу СБУ і оформляється у формі наказу або письмового розпорядження.

Рішення про надання допуску до державної таємниці керівникові підприємства оформляється наказом чи письмовим розпорядженням посадової особи, яка уповноважена приймати рішення про призначення його на посаду.

У разі отримання підприємством висновку органу СБУ про неможливість надання громадянинові допуску до державної таємниці керівник відповідного підприємства протягом 5 днів повідомляє у письмовій формі громадянина про причини та підстави відмови у наданні допуску. Копія такого письмового повідомлення надсилається до органу СБУ, що здійснив перевірку.

Громадянин має право оскаржити відмову у наданні допуску до державної таємниці в порядку підлеглості посадовій особі вищого рівня або до суду.

У разі коли громадянин змінює місце роботи, його облікова картка (разом з письмовим зобов'язанням щодо збереження державної таємниці) за письмовим запитом пересилається до РСО підприємства, де громадянин продовжуватиме діяльність, пов'язану з державною таємницею.

Наказ чи письмове розпорядження про надання громадянинові допуску до державної таємниці за новим місцем роботи видається керівником відповідного підприємства не пізніше ніж через 5 днів після надходження облікової картки без проведення органом СБУ додаткової перевірки, за винятком випадків, коли допуск до державної таємниці підлягає переоформленню.

Переоформлення допуску до державної таємниці здійснюється у разі:

- закінчення терміну дії допуску;

- необхідності підвищення форми допуску;

- необхідності проведення додаткової перевірки, пов'язаної з можливим виникненням обставин, передбачених Положенням про порядок надання, переоформлення та скасування громадянам допуску до державної таємниці (1601-2001-п) (підпункти 2 і 4 пункту 4 та пунктом 5).

Рішення щодо подання документів до органу СБУ для проведення додаткової перевірки приймає керівник відповідного підприємства на підставі отриманої інформації про виникнення зазначених обставин.

У разі коли громадянина, якому надано допуск до державної таємниці, переведено на іншу посаду на тому ж самому підприємстві, де він працює, допуск до державної таємниці йому не переоформляється за умови, що форма допуску, яка надана працівникові, відповідає формі допуску, передбаченій для цієї посади номенклатурою посад.

Форма раніше наданого громадянинові допуску до державної таємниці може бути змінена, якщо його службові чи виробничі обов'язки викликають необхідність роботи з інформацією іншого ступеня секретності (не вище передбаченої висновком СБУ і у межах терміну його дії).

Зміна форми допуску до державної таємниці оформляється наказом чи письмовим розпорядженням керівника підприємства.

Допуск громадянина до державної таємниці підлягає скасуванню протягом 5 днів у разі письмового подання органу СБУ про наявність обставин, передбачених Положенням про порядок надання, переоформлення та скасування громадянам допуску до державної таємниці (1601-2001-п) (підпункти 2 і 4 пункту 4 та пунктом 5).

Допуск до державної таємниці може бути скасований, якщо підприємством отримано достовірні документальні відомості про наявність обставин для скасування наданого громадянинові допуску. Про факти та підстави для скасування допуску до державної таємниці у таких випадках письмово інформується орган СБУ, який проводив перевірку цього громадянина.

Допуск громадянина до державної таємниці скасовується у разі втрати ним громадянства України або визнання його в установленому порядку недієздатним.

Допуск до державної таємниці скасовується також на письмове клопотання громадянина протягом 3 днів з моменту його звернення з цього питання.

Після припинення громадянином діяльності, пов'язаної з державною таємницею, допуск за формами 1 та 2 скасовується через 1 рік, допуск за формою 3 за рішенням керівника підприємства - через 2 роки.

У разі коли виконання громадянином, допуск якого до державної таємниці скасовано, виробничих чи службових обов'язків вимагає доступу до державної таємниці, а переміщення його на інше робоче місце чи іншу посаду неможливе, він може бути в порядку, передбаченому законодавством, переведений на іншу роботу чи службу, не пов'язану з державною таємницею, або звільнений.

Працівникам підприємств, які за умовами своєї професійної діяльності постійно працюють з відомостями, що становлять державну таємницю, установлюється надбавка до посадових окладів (тарифних ставок) залежно від ступеня секретності інформації:

- відомості та їх носії, що мають ступінь секретності "особливої важливості", - 20 відсотків;

- відомості та їх носії, що мають ступінь секретності "цілком таємно", - 15 відсотків;

- відомості та їх носії, що мають ступінь секретності "таємно", - 10 відсотків.

Такими, що постійно працюють з відомостями, що становлять державну таємницю, вважаються особи, які за своїми функціональними обов'язками займаються розробленням, виготовленням, обліком, зберіганням, використанням документів, виробів та інших матеріальних носіїв державної таємниці, приймають рішення з цих питань або здійснюють постійний контроль за станом захисту державної таємниці.

Персональний склад цих осіб та розмір надбавки визначаються керівником відповідного підприємства, де працюють ці особи.

Надбавка до посадових окладів (тарифних ставок) виплачується лише за наявності дозволу на провадження діяльності, пов'язаною з державною таємницею, наданого підприємству відповідно до законодавства про державну таємницю.

Порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними

Керівники підприємств забезпечують організацію прийому іноземців і роботу з ними, передавання їм інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів, матеріалів тощо) відповідно до вимог Інструкції про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними (558-96-п) та інших актів законодавства України, вживають необхідних заходів для охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.

Прийом іноземців і робота з ними у сфері науково-технічних, зовнішньоекономічних та інших міжнародних зв'язків здійснюється за рішенням керівників підприємств або осіб, що їх заміщують, на підставі окремих рішень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства транспорту або планів міжнародних зв'язків, міжнародних договорів, а також зовнішньоекономічних договорів (контрактів).

Прийом іноземців в інших випадках здійснюється підприємствами за попереднім погодженням з Міністерством транспорту, а також з іншими заінтересованими міністерствами і відомствами.

У виняткових випадках відповідно до вимог Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) прийом іноземців і робота з ними, пов'язана з державною таємницею, здійснюються на підставі міжнародних договорів або письмового розпорядження Президента України про надання іноземцям доступу до державної таємниці.

Організацію прийому іноземців і роботи з ними здійснюють підрозділи зовнішніх відносин підприємств, а там, де такі підрозділи відсутні, - посадові особи, спеціально призначені наказами керівників для виконання цих функцій (далі - підрозділи зовнішніх відносин).

Керівники підприємств, що здійснюють прийом іноземців і проводять роботу з ними, завчасно з урахуванням відомостей про підприємства, установи, організації, які ці іноземці представляють, визначають: мету прийому; термін перебування; характер інформації, яка може бути доведена до іноземців або передана їм, а також коло питань, що обговорюватиметься під час прийому; об'єкти показу та матеріали, що можуть бути передані іноземцям або з якими передбачається ознайомити їх; осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними.

На цій основі підрозділами зовнішніх відносин підприємств разом з підрозділами, яким доручено приймати іноземців, розробляються програми прийому і роботи з іноземцями за встановленою формою.

Інформація (документи, науково-технічна документація, зразки виробів, матеріали тощо), з якою будуть ознайомлені іноземці або яка буде їм передана, до затвердження програми прийому і роботи з іноземцями з метою запобігання розголошенню державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, та встановлення доцільності скасування обмежень щодо зазначеної інформації попередньо оцінюється відповідними експертними комісіями підприємств, які створюються згідно з Положенням про порядок підготовки матеріалів, призначених для відкритого опублікування, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21.07.92 р. N 419. Рішення експертних комісій підприємств оформлюються письмово і затверджуються їх керівниками.

Програми прийому і роботи з іноземцями погоджуються з відповідними РСО, підрозділами технічного захисту інформації (далі - підрозділи ТЗІ) підприємств та затверджуються керівниками підприємств.

Керівники підприємств або за їх дорученням відповідні РСО завчасно, як правило, не пізніше ніж за п'ять днів до прибуття іноземців інформують у письмовій формі відповідні органи СБУ про:

- склад закордонної делегації із зазначенням посад, прізвищ, імен тощо (в обсязі, відомому підприємству, що приймає іноземців);

- мету відвідання іноземцями установи, підприємства;

- період перебування іноземців на підприємстві.

Разом з письмовою інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

На підприємствах, діяльність яких пов'язана з державною таємницею, структурні підрозділи, що згідно із затвердженою програмою здійснюють прийом іноземців, разом з РСО, підрозділами ТЗІ та підрозділами зовнішніх відносин окремо розробляють плани забезпечення режиму секретності на період перебування іноземців (далі - плани забезпечення режиму секретності). Ці плани затверджуються керівниками підприємств.

РСО та підрозділи ТЗІ підприємств здійснюють контроль за виконанням планів забезпечення режиму секретності.

Підприємства, на яких встановлено пропускний режим, розробляють зразки спеціальних тимчасових перепусток для іноземців, в яких у разі потреби зазначаються особи, що їх супроводжують.

Пропуск іноземців на підприємства з пропускним режимом може здійснюватися за окремими списками, що затверджуються їх керівниками. Вхід іноземців на ці підприємства і вихід з них не повинні збігатися з початком і закінченням робочого дня (зміни).

Керівники підприємств, які систематично відвідують іноземці або на яких вони перебувають постійно, щорічно затверджують персональний склад спеціалістів, які беруть безпосередню участь у прийомі іноземців і роботі з ними.

Особи, обізнані з державною таємницею, залучаються до роботи з іноземцями за погодженням з відповідними РСО.

Інструктаж осіб, призначених для прийому іноземців і проведення роботи з ними, здійснюється керівниками підприємств або за їх дорученням керівниками підрозділів зовнішніх відносин. В інструктажі осіб, що мають доступ до державної таємниці, беруть участь керівники РСО.

На підприємствах, які систематично здійснюють прийоми іноземців, ділові зустрічі з ними проводяться в окремо виділених і належним чином обладнаних приміщеннях. Підготовка цих приміщень передбачає припинення на час перебування іноземців тих видів робіт, ознайомлення з якими не передбачено програмами прийому, та вилучення з них носіїв інформації, що становлять державну таємницю, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, або їх маскування та захист. Ці приміщення до початку прийому та після нього перевіряються працівниками РСО та підрозділів ТЗІ. Забороняється залишати іноземців на об'єктах прийому і роботи з ними, діяльність яких пов'язана з державною таємницею, без супроводжуючих осіб.

Керівники підприємств, які здійснюють прийом іноземців і проводять роботу з ними, зобов'язані:

- вживати належних заходів до охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави;

- організовувати контроль за діяльністю посадових та інших осіб, призначених для організації та здійснення прийому іноземців і проведення роботи з ними, дотриманням вимог законодавства про охорону державної таємниці, відповідної Інструкції, інших нормативних актів та програм прийому іноземців і роботи з ними, а також за виконанням планів забезпечення режиму секретності;

- вживати у процесі прийому і роботи з іноземцями невідкладних заходів до усунення виявлених недоліків щодо забезпечення охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.

Службове листування з іноземними установами, підприємствами і організаціями та їх представниками, а також телефонні розмови, зв'язок факсом або спілкування з ними з використанням послуг електронної пошти з питань установлення науково-технічного, економічного співробітництва здійснюється керівниками підприємств або уповноваженими ними особами (заступниками керівників підприємств чи керівниками підрозділів зовнішніх відносин).

Листування з питань виконання зобов'язань, погодження планів роботи та проведення окремих заходів співробітництва в межах укладених договорів (контрактів) здійснюється через підрозділи зовнішніх відносин.

На підприємствах складаються звіти про виконання програм прийому і роботи з іноземцями та проводиться реєстрація прийому в журналі обліку ділових зустрічей з ними. Ці звіти готують працівники, відповідальні за прийом і роботу з іноземцями, або за їх дорученням інші учасники зазначених заходів.

Звіти про виконання програм прийому і роботи з іноземцями протягом п'яти днів після здійснення прийому іноземців та проведення роботи з ними подаються підрозділам зовнішніх відносин, які доповідають про їх зміст керівникам підприємств, що затвердили програму прийому і роботи з іноземцями. Інформація про результати прийому і роботи з іноземцями надсилається відповідному органу СБУ та у разі потреби керівникам інших заінтересованих установ, підприємств.

Підрозділи зовнішніх відносин підприємств ведуть облік ділових зустрічей з іноземцями, а також телефонних переговорів з ними, фактів отримання від іноземців і надання їм інформації (науково-технічної документації, зразків виробів, матеріалів тощо), відвідувань працівниками відповідних підприємств прийомів за участю іноземців, кореспонденції, що надходить від іноземців та надсилається їм.

Керівники підприємств, їх підрозділів зовнішніх відносин та підрозділів, які безпосередньо здійснюють прийом і проводять роботу з іноземцями, а також РСО і підрозділів ТЗІ за незабезпечення збереження державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, несуть відповідальність згідно з законодавством.

Загальні відомості із забезпечення режиму секретності на підприємствах

Приміщення, призначені для виконання робіт, пов'язаних з державною таємницею, для зберігання у неробочий час секретних документів та виробів є режимними і повинні відповідати вимогам щодо забезпечення режиму секретності. До режимних приміщень у всіх випадках відносяться службові приміщення РСО, військово-мобілізаційних підрозділів, секретних архівів, бібліотек і типографій, відділів (бюро, груп) секретної технічної документації, секретних підрозділів розмножувальної техніки.

Розміщення режимних приміщень та їх обладнання повинні відповідати встановленим нормам і виключати можливість безконтрольного проникнення до них сторонніх осіб та гарантувати збереження в цих приміщеннях секретних документів та виробів.

Вхідні двері режимних приміщень обладнуються замками, що гарантують надійне закриття приміщень в неробочий час. Для контролю за входом можуть бути встановлені шифровані і електронні замки, автоматичні турнікети. У разі відсутності поста охорони режимні приміщення обладнуються охоронною сигналізацією, що має зв'язок з караульним приміщенням, пультом централізованого нагляду за сигналізацією при органах охорони або з черговим по підприємству.

Розміщення устаткування, технічних засобів в режимних приміщеннях повинно відповідати вимогам з технічного захисту інформації від витоку каналами побічних електромагнітних випромінювань і наводок, правилам техніки безпеки, санітарним нормам та відповідати вимогам пожежної безпеки.

До початку експлуатації режимні приміщення обстежуються комісією, призначеною керівником підприємства, до складу якої залучаються відповідні технічні фахівці, і атестуються відповідно до переліку режимних приміщень. Комісія надає до РСО акт обстеження про придатність даного приміщення для конкретного виду секретних робіт.

До режимних приміщень допускаються керівник відповідного підприємства, його заступник з питань режиму, начальник РСО і його заступник, а також особи, які мають пряме відношення до робіт, що проводяться у цих приміщеннях. Доступ інших осіб до режимних приміщень може бути дозволений лише у разі службової необхідності заступником керівника підприємства з питань режиму, начальником РСО або його заступником.

Внутрішнє планування і розміщення робочих місць у режимних приміщеннях повинні сприяти виконанню роботи виконавцями в умовах, що передбачають забезпечення персональної відповідальності осіб за збереження довірених їм секретних документів і виробів.

Для прийому і видачі секретних документів приміщення РСО обладнуються спеціальними вікнами, які не виходять до загального коридору, або відділяється частина приміщення в робочій кімнаті, яка ізолюється бар'єром.

Розмір приміщення РСО визначається відповідно до функцій, що виконуються РСО. Для роботи виконавців і ознайомлення їх з секретними документами в службовому приміщенні РСО виділяються спеціальні ізольовані кімнати (кабіни).

В приміщеннях РСО забороняється друкування, розмноження і зберігання несекретних документів, які не мають відношення до діяльності даного підрозділу, а також зберігання сторонніх речей.

Для зберігання секретних документів і виробів режимні приміщення обладнуються необхідною кількістю сейфів і металевих шаф.

Сховища секретних документів і виробів, у яких постійно або в робочий час зберігаються секретні документи, а також ключі від сховищ беруться на облік в РСО по журналу обліку сейфів, металевих шаф, спецсховищ та ключів від них.

Сховища, а також вхідні двері приміщень, у яких вони знаходяться, повинні бути обладнані різними по своїх секретах замками з двома примірниками ключів. Запасні примірники ключів від всіх сховищ і вхідних дверей приміщень в пеналах (пакетах), опечатаних їх власниками, постійно зберігаються в сейфі начальника РСО.

Один примірник ключа від цього сейфа і вхідних дверей приміщення, в якому він знаходиться, передається в опечатаному пеналі (пакеті) керівнику підприємства, а другий примірник зберігає начальник РСО.

Робочі примірники ключів від сховищ в неробочий час в окремих опечатаних пеналах зберігаються в одному із сейфів або металевих шаф РСО. Ключ від цього сейфа або металевої шафи і робочий примірник ключа від вхідних дверей приміщення, в якому він знаходиться, в окремих опечатаних черговим РСО пеналах (пакетах) передаються охороні або черговому по підприємству під розписку в журналі прийому (здавання) під охорону режимних приміщень, сховищ, сейфів (металевих шаф) і ключів від них.

По закінченні робочого дня сейфи, металеві шафи, спецсховища, склади для зберігання секретних виробів та інші режимні приміщення замикаються і опечатуються. При цьому сейфи (металеві шафи) і вхідні двері приміщень, де вони знаходяться, опечатуються різними печатками. Під час опечатування мастика або сургуч накладаються таким чином, щоб виключити можливість їх зняття без пошкодження відтиску печатки. Режимні приміщення, сховища з опечатаними вхідними дверима, пенали (пакети) з ключами здаються під охорону або черговому по підприємству із зазначенням часу прийому-здавання, з позначками про вмикання і вимкнення сигналізації в журналі.

У разі оснащення приміщень засобами охоронної сигналізації, а також автоматизованою системою прийому і реєстрації сигналів від цих засобів прийом-здавання таких приміщень під охорону здійснюється на підставі спеціально розробленої РСО інструкції, яка затверджується керівником підприємства після погодження з органом СБУ.

Здавання ключів і режимних приміщень під охорону, а також отримування ключів і розкривання режимних приміщень роблять співробітники, які працюють у цих приміщеннях, згідно з затвердженим начальником РСО або начальниками режимних підрозділів списку із зразками підписів цих співробітників, який знаходиться у охорони або у чергового по підприємству.

Опечатані (опломбовані) сховища можуть бути розкриті тільки особами, відповідальними за збереження секретних документів, виробів. Списки таких осіб із зразками їх підписів затверджуються заступником керівника підприємства по режиму або начальником РСО і знаходяться у охорони або у чергового по підприємству.

У разі відсутності осіб, відповідальних за збереження секретних документів або виробів, режимні приміщення і сховища можуть бути розкриті комісією, створеною за вказівкою керівника підприємства або цього підрозділу, про що складається акт.

Перед розкриттям режимних приміщень і сховищ повинна бути перевірена цілісність відтисків печаток і справність запорів. У разі виявлення порушень цілісності відбитків печаток, пошкодження запорів або інших ознак, які свідчать про можливе проникнення у ці приміщення або сховища сторонніх осіб, останні не розкриваються, а складається акт і про скоєне доводиться до відома керівника підприємства, начальника РСО і органу СБУ. Одночасно вживаються заходи з охорони місця пригоди, і до прибуття співробітників органу СБУ у ці приміщення ніхто не допускається.

У разі втрати ключа від сховища або від вхідних дверей режимного приміщення негайно сповіщається РСО. Замок цього сховища або двері режимного приміщення повинні бути замінені або змінено його секрет. До цієї роботи залучаються спеціалісти, які мають допуск відповідної форми, погоджений з органами СБУ.

Зберігання секретних документів і виробів у сховищах, від яких втрачені ключі, до заміни замка або зміни його секрету забороняється.

Прибирання і інші необхідні господарські роботи в режимних приміщеннях, спецсховищах, складах здійснюються тільки у присутності працівників, відповідальних за збереження секретних документів і виробів у цих приміщеннях, або відповідних чергових. Під час прибирання і господарських робіт всі документи повинні знаходитись у сховищах, а секретні вироби зачохлятися так, щоб виключити можливість їх оглядання сторонніми особами.

На підприємствах на випадок пожежі, аварії чи стихійного лиха розробляється спеціальна інструкція, яка затверджується керівником підприємства, в якій передбачається порядок виклику посадових осіб, розкриття режимних приміщень, черговість і порядок рятування секретних документів і виробів та подальшого їх зберігання.

Інструкція повинна знаходитись у чергового по підприємству і в підрозділі охорони, незалежно від її відомчої приналежності. Зазначати секретні дані в цій інструкції забороняється.

Для рятування секретних документів і виробів під час пожежі, аварії чи стихійного лиха кожне режимне приміщення, спецсховище, склад, де вони постійно зберігаються, забезпечуються необхідною кількістю спеціальної тари (мішків, чохлів, контейнерів і т. ін.), яка повинна знаходитись у доступному для евакуаторів місці.

Під час пожежі, аварії чи стихійного лиха черговий по підприємству, а також працівники охорони негайно викликають пожежну команду або відповідну аварійну службу, сповіщають керівника підприємства, начальника РСО, орган СБУ і вживають заходів з ліквідації пожежі або аварії та їх наслідків. У випадку, якщо виникає загроза знищення секретних документів або виробів, що знаходяться на зберіганні в режимних приміщеннях, спецсховищах, складах, черговий по підприємству спільно з представниками охорони зобов'язаний розкрити ці приміщення і вжити заходів з рятування секретних документів або виробів відповідно до інструкції на випадок пожежі, аварії чи стихійного лиха. Про здійснене розкриття складається акт, який підписується особами, які розкрили ці приміщення.

Основні відомості з ведення секретного діловодства

Секретне діловодство на підприємствах організується і ведеться РСО.

В РСО повинні бути створені необхідні умови для роботи з секретними документами.

Облік вхідних, внутрішніх і вихідних документів у залежності від обсягу документообігу здійснюється по журналах (журнальний облік) або картках (картковий облік).

Основним принципом обліку є однократність присвоєння реєстраційного номера вхідним, внутрішнім і вихідним документам.

Цілком таємні і таємні документи обліковуються разом. У формах обліку документів після реєстраційного номера ставляться відповідно літери "цт" або "т".

Усі журнали і картотеки обліку документів і виробів беруться на облік по журналу обліку журналів, картотек і закінчених веденням справ. Журнали і картотеки реєструються в момент заведення за окремими номерами.

Аркуші журналів повинні бути пронумеровані, прошиті і опечатані печаткою РСО. На останньому аркуші журналу робиться запис про кількість опечатаних у ньому аркушів, який засвідчується начальником РСО.

В журналах і на картках обліку забороняється робити підчистки, а також виправлення із застосуванням коригувальної рідини. Внесені працівником РСО інші виправлення обумовлюються і засвідчуються його підписом з позначенням дати.

Дозвіл на роботу виконавців з конкретними документами дається в посадових або іменних списках, наказах, вказівках, дорученнях, в резолюціях, написаних на самих документах.

Під час написання на документах резолюцій і інших позначок, а також під час кожної розписки за отримання і повернення документів обов'язково проставляється дата.

На документ, призначений для направлення у п'ять і більше адрес, складається розрахунок розсипки, який затверджується особою, що підписала документ, або керівником підрозділу підприємства, де готувався документ, а на кожному примірнику зазначається тільки одна адреса. Розрахунок розсипки погоджується з РСО. Позначка "Особисто" проставляється на тих документах, які підлягають врученню особисто адресату або уповноваженій ним особі, а позначка "Літер "М" - на мобілізаційних документах.

Документи з обмежувальною позначкою "Особисто" направляються із зазначенням посади і прізвища адресата.

Кожний додаток до документа повинен мати самостійну порядкову нумерацію аркушів або сторінок.

Під час відправки документа з супроводжувальним листом після слова "Додаток" у листі зазначається найменування кожного додатка (якщо це не обумовлено у тексті супроводжувального листа), його реєстраційний номер, номера і кількість доданих примірників, гриф секретності і кількість аркушів. Якщо додатки надсилаються у різні адреси, перелік їх зазначається по кожній адресі окремо. Якщо у відправника не залишається копій додатків, то у супроводжувальному листі зазначається: "Тільки в адресу".

Примірник вихідного документа, який залишається у справі, оформлюється не на бланку, але повинен мати всі необхідні реквізити, у тому числі реєстраційний номер, дату і позначку про те, хто підписав документ, засвідчену виконавцем.

Вказівка по документу оформлюється на першому його аркуші і передбачає, кому, що і в який термін необхідно виконати, особистий підпис керівника і дату. Відповідальним за виконання документа є особа, яка указана в резолюції першою, якщо інше не обумовлено окремо.

На кожному надрукованому примірнику документа проставляється у правому куті верхнього поля гриф секретності, номер примірника, відповідний пункт (стаття) зводу відомостей, що становлять державну таємницю, строк засекречування, а при необхідності позначки "Особисто" або "Літер "М".

На останньому аркуші кожного примірника надрукованого документа зазначається: реєстраційний номер, кількість надрукованих примірників, з чого друкувався документ, список адресатів, прізвище виконавця, прізвище особи, що друкувала документ, та дата друкування. Реєстраційний номер проставляється на кожному аркуші документа.

Секретна кореспонденція доставляється адресатам фельд'єгерями Державної фельд'єгерської служби та державних підприємств спеціального зв'язку по реєстрам, розносним книгам або розпискам.

У разі необхідності за дозволом керівництва підприємства цілком таємні і таємні документи у межах даного населеного пункту можуть доставлятися виконавцями або співробітниками РСО у робочих папках (спецпортфелях), опечатаних печаткою РСО, і тільки на відомчому транспорті.

Доставка кореспонденції за межі міста (населеного пункту) на відомчому транспорті, а також у літаках, поїздах та на суднах (в окремих купе, каютах) дозволяється у виключних випадках за письмовим розпорядженням керівника підприємства у супроводі озброєної охорони.

На підприємствах мобілізаційні документи розробляються тільки за розпорядженням керівництва вищих установ відповідно до відомчих нормативних актів з мобілізаційної підготовки.

До розробки і розмноження мобілізаційних документів залучається строго обмежене коло працівників. Списки осіб, що допускаються до мобілізаційної роботи, підписуються начальниками військово-мобілізаційних підрозділів і затверджуються заступником керівника підприємства з питань режиму або начальником РСО. Забороняється залучати до друкування, розмноження, обліку і зберігання мобілізаційних документів осіб, не допущених до військово-мобілізаційної роботи на даному підприємстві.

Військово-мобілізаційному підрозділу виділяється ізольоване приміщення, яке відповідає вимогам по обладнанню режимних приміщень. Це приміщення під час роботи повинно бути постійно закрите на замок (шифрозамок).

Доступ у приміщення військово-мобілізаційних підрозділів мають тільки особи, які безпосередньо займаються розробкою мобілізаційних документів, їх начальники, працівники РСО та військово-мобілізаційних підрозділів вищих установ.

Інші особи у зазначене приміщення допускаються тільки за дозволом керівника підприємства або його заступника з питань режиму, а також начальника військово-мобілізаційного підрозділу.

Мобілізаційні документи по закінченні роботи здаються виконавцями в опечатаних особистими печатками робочих папках (портфелях, чемоданах) в РСО.

Мобілізаційні документи підшиваються в спеціальні справи, передбачені номенклатурою справ, окремо від іншого листування. Справи з планами на розрахунковий рік і листуванням по цих планах є перехідними протягом усього терміну дії плану.

Робочі папки і справи з мобілізаційними документами в РСО зберігаються в окремому сейфі або металевій шафі. При незначній кількості мобілізаційних документів допускається їх зберігання в сейфах (металевих шафах) разом з іншими секретними документами, але в окремих портфелях, футлярах, папках, опечатаних відповідальними за зберігання цих матеріалів особами.

Контроль за підготовкою, обліком, зберіганням і використанням мобілізаційних документів нарівні з керівниками підприємств і РСО покладається також на начальників військово-мобілізаційних підрозділів.

З метою правильного формування справ, надійного зберігання документів та швидкого їх пошуку розробляється номенклатура справ з урахуванням завдань і функцій діяльності підприємства і його структурних підрозділів.

Номенклатура справ розробляється РСО спільно з начальниками структурних підрозділів в кінці поточного року на черговий рік. При невеликій кількості секретних справ (не більше 10) номенклатура справ може розроблятися на декілька років, але не більше п'яти. Номенклатура справ підписується начальником РСО, затверджується керівником підприємства і вводиться у дію з 01.01 чергового року, Номенклатура справ розробляється з таким розрахунком, щоб кожний виконавець міг ознайомитись з тим обсягом секретних відомостей, які необхідні йому для виконання службових обов'язків.

Номенклатура справ є основним обліковим документом справ поточного року і підставою для поставлення їх на облік. Порядкові номера справ по номенклатурі справ є номерами справ поточного року.

Справи заводяться тільки по мірі надходження документів на підшивку. У справи групуються документи поточного року. Виключенням є перехідні справи, які заводяться у строго обмеженій кількості.

Документи постійного зберігання комплектуються у справи окремо від документів тимчасового зберігання. У справи підшиваються тільки виконані і правильно оформленні документи. Кожний том справи повинен містити не більше 250 аркушів. У разі надходження на підшивку документів більше цієї кількості заводиться наступний том справи із зазначенням його номера.

Номенклатури справ зберігаються постійно, а облікові журнали - не менше 5 років.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, їх відбору і підготовки для передачі до відомчих секретних архівів на зберігання або для знищення на підприємствах наказами їх керівників створюються експертні комісії. До складу експертної комісії включаються не менше трьох кваліфікованих працівників підприємства, які можуть правильно визначити політичне, народногосподарське, наукове, соціально-культурне, історичне значення документів. Вони повинні мати безпосереднє відношення до цих документів і допуск відповідної форми. До складу комісії включаються представник РСО і представник відомчого секретного архіву. Головою експертної комісії призначається один з керівних працівників підприємства.

Експертні комісії здійснюють щорічний відбір документів і справ для постійного і тимчасового зберігання або знищення, розглядають описи документів, які підлягають постійному і тимчасовому зберіганню, а також акти на знищення документів і справ і виносять рішення, які затверджуються керівником підприємства.

РСО і їх уповноважені не рідше одного разу на квартал перевіряють наявність всіх отриманих, надрукованих цілком таємних і таємних документів, взятих на облік за період перевірки, не підшитих до справ або не скомплектованих в окремі папки.

По закінченні року здійснюється перевірка наявності всіх особливої важливості, цілком таємних і таємних документів, незалежно від того, де і у кого вони знаходяться і від часу їх надходження. Перевірка здійснюється спеціальною комісією, яка призначається наказом керівника підприємства у складі не менше трьох чоловік із числа осіб, які мають пряме відношення до документів, що перевіряються, і допуск відповідної форми, та з обов'язковим залученням до її складу працівників РСО.

В ході перевірки перевіряється рух (надходження, відправлення, розмноження і знищення) секретних документів, який відбувся за рік перевірки, а також звірення облікових даних з фактичною наявністю документів.

Під час перевірки використовуються картки, журнали обліку документів, розписки, реєстри, акти на знищення документів і інші форми облікової документації, в тому числі і ті, в яких зареєстровано розмноження документів.

За результатами перевірки складається акт, який підписується членами комісії і затверджується керівником підприємства.

Нестача секретних документів розглядається як надзвичайна пригода, і про це невідкладно повідомляється керівнику підприємства і начальнику РСО.

Про факти розголошення секретних відомостей, втрати документів або виробів, які містять такі відомості, керівники підприємств зобов'язані негайно сповістити орган СБУ, керівників вищих установ і РСО Міністерства, а також вжити заходів щодо організації службового розслідування з метою з'ясування обставин розголошення секретних відомостей, втрати документів або виробів і розшуку втрачених документів або виробів.

Необхідні заходи з розшуку втрачених документів і виробів, а також обставин розголошення секретних відомостей і виявлення винних у цьому осіб на підприємствах проводяться у контакті з органами СБУ.

Для проведення службового розслідування керівник підприємства не пізніше наступного дня після виявлення факту розголошення секретних відомостей або втрати документів або виробів, які містять такі відомості, призначає наказом комісію з компетентних, не зацікавлених в наслідках справи осіб у складі не менше трьох чоловік (в тому числі працівника РСО), які мають безпосереднє відношення і допуск відповідної форми до цих секретних відомостей, документів і виробів, з вивільненням у разі необхідності від виконання прямих службових обов'язків.

В роботі комісії можуть приймати участь представники вищих установ.

Службове розслідування повинно проводитися в мінімально стислі терміни і не більше місяця з дня виявлення факту розголошення секретних відомостей, втрати документів або виробів, які містять такі відомості.

У ці ж терміни керівник підприємства повинен вирішити в установленому порядку питання щодо притягнення винних осіб до відповідальності.

У випадках, коли втрачені секретні документи або вироби не знайдені, розшук може бути припинений, якщо вичерпані всі можливі заходи розшуку, внесена ясність у обставини їх втрати і установлені винні у цьому особи. Про припинення розшуку складається мотивований висновок, який затверджується керівником підприємства, який призначив комісію з проведення службового розслідування, після чого він розглядається одним із керівників вищої установи.

Результати всіх заходів, що вживаються у ході службового розслідування, документуються.

По закінченні службового розслідування комісія зобов'язана надати керівнику підприємства такі документи:

- висновок про результати проведеного службового розслідування;

- письмові пояснення осіб, яких опитували члени комісії;

- акти перевірок документації, виробів, приміщень сейфів тощо;

- інші документи, які мають відношення до службового розслідування.

Для визначення ступеня секретності розголошених відомостей, втрачених документів або виробів одночасно з комісією з проведення службового розслідування створюється комісія фахівців з визначення ступеня секретності. Результати роботи цієї комісії оформлюються мотивованим висновком, який в мінімально короткий термін, але не пізніше 10 днів з дня створення комісії надається на затвердження керівнику підприємства.

Якщо комісія фахівців установить, що гриф секретності розголошених відомостей або втрачених документів чи виробів не відповідає їх змісту, то висновок комісії затверджується керівником вищої установи.

Дані про всі факти розголошення секретних відомостей, втрати секретних документів і виробів, а також про вжиті заходи заносяться у відповідний журнал, який ведеться в РСО підприємства.