МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ
НАКАЗ
Про затвердження Інструкції про порядок забезпечення охорони інформації з обмеженим доступом в Міністерстві аграрної політики та продовольства України під час здійснення заходів міжнародного співробітництва та у зв'язку з виїздом до іноземних держав працівників, яким надано допуск до державної таємниці
Відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, абзацу другого пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 (
1893-98-п)
"Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію", пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України (
1119-2015-п)
, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, та з метою забезпечення збереження державної таємниці та службової інформації під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців у Міністерстві аграрної політики та продовольства України та у зв'язку з виїздом до іноземних країн працівників, яким надано допуск до державної таємниці, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію про порядок забезпечення охорони інформації з обмеженим доступом в Міністерстві аграрної політики та продовольства України під час здійснення заходів міжнародного співробітництва та у зв'язку з виїздом до іноземних держав працівників, яким надано допуск до державної таємниці (далі - Інструкція), що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики України від 06 квітня 2007 року № 249 (
v0249555-07)
"Про вдосконалення роботи у сфері зовнішньоекономічних відносин" (зі змінами).
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
аграрної політики
та продовольства України
30.05.2016 № 183
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок забезпечення охорони інформації з обмеженим доступом в Міністерстві аграрної політики та продовольства України під час здійснення заходів міжнародного співробітництва та у зв'язку з виїздом до іноземних держав працівників, яким надано допуск до державної таємниці
I. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію (
1893-98-п)
, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 (зі змінами), і визначає засади та вимоги до організації й забезпечення заходів з охорони інформації з обмеженим доступом в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Міністерство) під час міжнародного співробітництва та у зв'язку з виїздом до іноземних держав працівників, яким надано допуск до державної таємниці.
1.2. Під час перебування за кордоном громадяни, яким надано допуск до державної таємниці, незалежно від підстав і мети виїзду повинні виконувати взяті зобов'язання щодо збереження державної таємниці.
II. Забезпечення охорони інформації з обмеженим доступом під час міжнародного співробітництва
2.1. Рішення про можливість прийому в Міністерстві іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) приймається Міністром або за його дорученням заступниками Міністра, які несуть особисту відповідальність за організацію прийому іноземців і роботу з ними, вжиття необхідних заходів для охорони інформації з обмеженим доступом.
2.2. Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує Департамент міжнародного співробітництва разом з іншими структурними підрозділами Міністерства, які беруть участь у прийомі іноземців.
2.3. У зв'язку з прийомом іноземців Департамент міжнародного співробітництва завчасно з урахуванням наявних відомостей щодо візиту, який повинен відбутися, разом з Оперативно-режимним управлінням та іншими структурними підрозділами Міністерства, яким доручено приймати іноземців, визначає мету прийому, строк, час перебування іноземців в Міністерстві, осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, характер та обсяг інформації, яка може бути доведена до іноземців або передана їм, а також коло питань, що будуть обговорюватися під час прийому, перелік службових приміщень, які планується відвідати.
2.4. Департаментом міжнародного співробітництва разом з Оперативно-режимним управлінням розробляється програма прийому і роботи з іноземцями за формою, визначеною у додатку 1, яка повинна містити:
відомості про іноземців, їх посади, а також про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють;
мету прийому іноземців, перелік питань, що плануються для обговорення, а також у додатку до програми - інформацію, яка може бути доведена до іноземців або передана їм;
список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також виконання інших заходів у зв'язку з візитом (із зазначених завдань);
перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо-, відеоапаратури, інших технічних заходів;
маршрути і порядок пересування іноземців у міністерстві;
інші необхідні заходи.
2.5. Програму прийому і роботи з іноземцями (v0183730-16)
затверджує Міністр або за його дорученням - заступник Міністра.
2.6. Матеріальні носії інформації, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані, до затвердження програми прийому і роботи з іноземцями з метою вилучення з них відомостей, що становлять державну таємницю або службову інформацію, оцінюються експертною комісією міністерства з питань таємниць (далі - експертна комісія), склад якої затверджується наказом Міністерства. За результатами оцінки експертна комісія складає акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям (v0183730-16)
(далі - акт):
за наявності в матеріальних носіях відомостей, віднесених до державної таємниці, згідно з додатком 2;
за наявності в матеріальних носіях інформації відомостей, віднесених до службової інформації, згідно з додатком 3;
за відсутності в матеріальних носіях інформації відомостей, віднесених до державної таємниці або службової інформації, згідно з додатком 4.
У разі якщо передача матеріальних носіїв інформації іноземцям чи ознайомлення іноземців з ними не планується, це відображається у програмі прийому і роботи з іноземцями.
2.7. У разі виявлення експертною комісією у матеріальних носіях інформації відомостей, віднесених до державної таємниці або службової інформації, у складених актах за формами згідно з додатками 2 та 3 відповідно зазначається назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, чи переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Міністерстві.
2.8. Порядок передачі відомостей, що становлять державну таємницю, іноземній державі чи міжнародній організації визначається законодавством України.
2.9. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв відомостей, які становлять службову інформацію, здійснюється за погодженням з Міністром.
У разі коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях відомостей, які становлять державну таємницю та службову інформацію, рішення про передачу таких матеріальних носіїв інформації приймається на підставі акта, складеного згідно з додатком 4.
2.10. На підставі отриманої від Департаменту міжнародного співробітництва письмової інформації стосовно прибуття іноземців Оперативно-режимне управління невідкладно до їх прибуття письмово інформує про це Службу безпеки України із зазначенням посад, прізвищ, імен, а також про час їх перебування та мету відвідання Міністерства. Разом з письмовою інформацією надсилається копія програми прийому і роботи з іноземцями.
2.11. Іноземці проходять в Міністерство через центральний вхід до адміністративної будівлі Міністерства виключно в супроводі працівника, визначеного відповідальним за супроводження іноземних відвідувачів за заявкою на перепустку іноземців (далі - заявка), складеною згідно з додатком 5 , підписаною директором Департаменту міжнародного співробітництва чи особою, яка виконує його обов'язки, та погодженою з начальником Оперативно-режимного управління чи особою, яка виконує його обов'язки. При цьому зазначається посада, прізвище, ім'я та по батькові працівника, відповідального за супроводження іноземців, який їх зустрічатиме.
Заявка подається Департаментом міжнародного співробітництва на 1-й пост охорони Міністерства відповідно до затвердженої Міністром чи заступниками Міністра програми прийому і роботи з іноземцями, а його копія - завчасно до Оперативно-режимного управління.
2.12. Відповідність особи пред'явленим нею документам, що посвідчують особу іноземців, та строку їх дії перевіряють чергові працівники посту охорони за участю відповідальних осіб за супроводження іноземців, які їх зустрічають, до їх пропуску до службових приміщень.
2.13. Зустрічі та переговори з іноземцями проводяться у спеціально визначених для таких цілей приміщеннях (кімнати 308 та 407) по вул. Хрещатик, 24, м. Київ.
2.14. Режим секретності в Міністерстві під час прийому іноземців забезпечується відповідно до Типового плану забезпечення режиму секретності в Міністерстві аграрної політики та продовольства України під час прийому іноземців згідно з додатком 6 (далі - Типовий план забезпечення режиму секретності). У разі необхідності розробляється додатковий план забезпечення режиму секретності.
2.15. З працівниками Міністерства, які залучатимуться до роботи з іноземцями та яким надано допуск до державної таємниці, працівники Оперативно-режимного управління проводять інструктажі, метою яких є роз'яснення їх обов'язків відповідно до Типового плану забезпечення режиму секретності (v0183730-16)
.
2.16. Повноваження осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмами прийому і роботи з іноземцями (v0183730-16)
.
Працівники Міністерства, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише в межах наданих повноважень, забезпечувати охорону інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.
Під час прийому і роботи з іноземцями забороняється залишати їх без осіб, що їх супроводжують.
2.17. Контроль за виконанням заходів, визначених Типовим планом забезпечення режиму секретності, здійснюється Оперативно-режимним управлінням.
Про факти порушень режиму секретності під час перебування в Міністерстві іноземців начальник Оперативно-режимного управління доповідає Міністру, а також вживає необхідних заходів для усунення виявлених порушень.
2.18. Спеціально визначений працівник Департаменту міжнародного співробітництва веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, іноземними громадянами за формою згідно з додатком 7.
2.19. За результатами прийому іноземців Департамент міжнародного співробітництва складає звіт про виконання програми прийому і роботи з іноземцями (v0183730-16)
, в якому зазначаються:
відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;
інформація, яка використовувалася чи була передана їм, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документи тощо);
інформація, яка була отримана від іноземців;
відповідні пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.
Один примірник звіту передається до Оперативно-режимного управління, яке його разом з інформацією про виконання Типового плану забезпечення режиму секретності надсилає у п'ятиденний строк до Служби безпеки України.
III. Особливості виїзду до іноземних держав працівників Міністерства, яким надано допуск до державної таємниці
3.1. Технічні завдання за формою згідно з додатком 3 Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами (903-2015-п)
, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903, та накази на відрядження за кордон працівників Міністерства погоджуються Оперативно-режимним управлінням.
Копії затвердженого технічного завдання та наказу на службове відрядження працівників Міністерства за кордон надаються до Оперативно-режимного управління працівниками, що здійснили підготовку зазначених документів, відповідно до списку осіб, які мають допуск і доступ до державної таємниці, наданого режимно-секретним відділом цього управління керівникам структурних підрозділів.
У разі якщо проект технічного завдання містить службову інформацію, його підготовка здійснюється в установленому порядку з дотриманням вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці та інформації з обмеженим доступом.
3.2. З метою вилучення відомостей обмеженого доступу, що можливо містяться у матеріальних носіях інформації, які передбачається використовувати у закордонному відрядженні (текстові чи технічні документи, відео-, аудіо-, аудіовізуальні матеріали тощо), вони попередньо оцінюються експертною комісією, про що складається акт. У разі потреби визначається порядок використання таких матеріалів в іноземній державі.
3.3. У технічному завданні на службове відрядження за кордон обов'язково відображається інформація щодо використання у службовому відрядженні матеріальних носіїв інформації (текстових чи технічних документів, відео-, аудіовізуальних матеріалів тощо) та у разі їх використання - висновок експертної комісії про відсутність у цих матеріалах інформації з обмеженим доступом із зазначенням дати і номера акта за результатами оцінки.
3.4. Порядок отримання дозволу на перевезення через державний кордон текстових, відео,- аудіо,- аудіовізуальних матеріалів, а також форми відповідних документів визначаються законодавством України.
3.5. Перед виїздом у службові відрядження працівників Міністерства, яким надано допуск до державної таємниці, начальник Оперативно-режимного управління, а в разі його відсутності - посадова особа, яка виконує його обов'язки, проводить інструктаж. Під час інструктажу визначається мета відрядження, обсяг і зміст інформації про діяльність Міністерства, яка може використовуватися під час відрядження, а також порядок звернення до дипломатичних представництв та інших установ і організацій України в іноземній державі у разі виникнення обставин, що створюють небезпеку для збереження секретної інформації.
Про проведення інструктажу складається довідка за формою, визначеною у додатку 8, яка підписується особою, що вибуває у службове відрядження до іноземної країни.
3.6. Виїзд за кордон працівників Міністерства, яким надано допуск до державної таємниці, у приватних справах здійснюється у вільний від роботи час (відпустка, святкові та вихідні дні тощо) на загальних засадах, встановлених статтею 12 Закону України "Про порядок виїзду з України і в'їзду в Україну громадян України" (
3857-12)
.
3.7. Перед виїздом до іноземної держави у приватних справах працівник Міністерства, якому надано допуск до державної таємниці, зобов'язаний письмово повідомити про це Міністра через Оперативно-режимне управління за формою, визначеною у додатку 9.
3.8. У порядку, визначеному пунктом 3.4, повідомляють про свій виїзд у приватних справах до іноземної держави керівники підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, яким надано допуск до державної таємниці, а також інші громадяни, яким доступ до державної таємниці надано Міністром у разі, якщо їх облікові картки про надання допуску та доступу до державної таємниці зберігаються в Оперативно-режимному управлінні.
3.9. Відомості про виїзд до іноземної держави у приватних справах та службові відрядження за кордон працівників Міністерства реєструються Оперативно-режимним управлінням у журналі обліку виїздів за кордон працівників, яким надано допуск до державної таємниці, який ведеться за формою згідно з додатком 10.
3.10. З працівниками Міністерства після їх повернення із закордонних службових відряджень або приватних поїздок до іноземних держав начальник Оперативно-режимного управління проводить співбесіди з метою з'ясування питань щодо наявності чи відсутності обставин, що могли створити передумови для витоку секретної інформації під час перебування за кордоном, фактів необґрунтованої заінтересованості з боку іноземців секретною інформацією.
За результатами співбесід за наявності інформації, що може мати значення для збереження державної таємниці, складається довідка, яка реєструється і зберігається в Оперативно-режимному управлінні.
3.11. У кінці року відомості про виїзд за кордон працівників Міністерства узагальнюються і враховуються Оперативно-режимним управлінням для використання при плануванні заходів щодо вдосконалення системи охорони державної таємниці в Міністерстві.
IV. Особливості службового листування під час міжнародного співробітництва
4.1. Службове листування (у тому числі з використанням послуг електронної пошти) з іноземними установами, підприємствами, організаціями та їх представниками здійснюється Міністром, заступниками Міністра, директором Департаменту міжнародного співробітництва, дипломатичним радником через Департамент електронного документообігу та контролю апарату.
4.2. Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері.
Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних документів на папері.
|
Начальник
Оперативно-режимного
управління
|
В. Компанцев
|
Додаток 1
до Інструкції
(пункти 2.4, 2.16)
ПРОГРАМА
прийому і роботи
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 2.6)
АКТ
за результатами експертної оцінки матеріальних носіїв інформації
Додаток 3
до Інструкції
(пункти 2.6, 2.7)
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 2.9)
АКТ
експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 2.11)
ЗАЯВКА
на перепустку іноземців
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 2.14)
ТИПОВИЙ ПЛАН
забезпечення режиму секретності в Міністерстві аграрної політики та продовольства України під час прийому іноземців
|
№ з/п
|
Заходи
|
Термін
|
Виконавець
|
|
1.
|
Визначати коло осіб, які братимуть участь в роботі з іноземцями
|
Щорічно
|
Керівники самостійних структурних підрозділів міністерства, Оперативно-режимне управління
|
|
2.
|
Визначити відомості про іноземців (прізвище, ім'я, по батькові /за наявності/, рік народження, громадянство, стать), їх посади, а також про підприємство, установу чи організацію, яку вони представляють, мету відвідування міністерства
|
До початку розроблення програми прийому і роботи з іноземцями
|
Структурний підрозділ міністерства, який ініціює прийом іноземців
|
|
3.
|
Відомості, документи, науково-технічна документація, з якими плануються ознайомити іноземців або які будуть їм передані, з метою вилучення відомостей, що становлять державну таємницю або службову інформацію, передаються Оперативно-режимному управлінню для подальшої їх оцінки експертною комісією
|
До затвердження програми прийому і роботи з іноземцями
|
Структурний підрозділ міністерства, який ініціює прийом іноземців
|
|
4.
|
Експертна комісія міністерства оцінює відомості, документи, науково-технічну документацію, з якими плануються ознайомити іноземців або які будуть їм передані, та за результатами оцінки складає відповідний акт.
Передача іноземцям матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, може бути здійснена за погодженням з Міністром
|
До затвердження програми прийому і роботи з іноземцями
|
Оперативно-режимне управління, експертна комісія міністерства з питань таємниць
|
|
5.
|
Проводити інструктаж працівників, визначених для роботи з іноземцями, а також працівників, визначених відповідальними за зустріч, перевірку документів, що встановлюють особи іноземців, їх супровід та від'їзд
|
За добу до прийому іноземців
|
Заступник Міністра, який затверджує програму прийому і роботи з іноземцями
|
|
6.
|
Проводити інструктаж з питань нерозголошення державної таємниці з працівниками, яким надано допуск до державної таємниці і які братимуть участь в роботі з іноземцями
|
За добу до прийому іноземців
|
Начальник Оперативно-режимного управління чи посадова особа, яка виконує його обов'язки
|
|
7.
|
Провести перевірку приміщень, спеціально виділених для прийому іноземців, де проводитимуться перемовини з іноземними громадянами
|
За годину до прийому іноземців
|
Працівники Оперативно-режимного управління разом з працівниками, що визначені відповідальними за зустріч, супроводження та проводи іноземців
|
|
8.
|
Працівникам, які братимуть участь в роботі з іноземцями, здати матеріальні носії інформації, які містять службову інформацію, на весь період перемовин з іноземцями працівникам, відповідальним за їх облік і зберігання
|
За один день до прийому
|
Працівникам, які братимуть участь в роботі з іноземцями, Оперативно-режимне управління
|
|
9.
|
Виключити перебування в спеціально визначених для прийому іноземців приміщеннях працівників та інших громадян, яких не включено до списку відповідальних представників міністерства за прийом іноземців
|
Після огляду приміщення працівниками Оперативно-режимного управління та під час прийому іноземців
|
Працівники, що визначені відповідальними за зустріч, супроводження та від'їзд іноземців
|
|
10.
|
Підготувати і передати на пост № 1 охорони міністерства заявку на перепустку іноземців
|
Не пізніше ніж за три години до початку прийому
|
Департамент міжнародного співробітництва
|
|
11.
|
Провести додатковий інструктаж працівників посту № 1 охорони міністерства з питань додержання пропускного режиму під час відвідання міністерства іноземцями
|
За годину до проходу іноземців
|
Працівники Оперативно-режимного управління
|
|
12.
|
Припинити обробку на засобах електронно-обчислювальної техніки інформації, що містить державну таємницю та службову інформацію
|
Під час перебування іноземців в міністерстві
|
Працівники Оперативно-режимного управління, керівники самостійних структурних підрозділів міністерства
|
|
13.
|
Провести контрольний огляд маршруту і місць перебування іноземців на предмет виявлення сторонніх речей, автономних автоматичних засобів розвідки, у тому числі замаскованих під місцеві чи викинуті предмети
|
Після від'їзду іноземців
|
Працівники Оперативно-режимного управління
|
Додаток 7
до Інструкції
(пункт 2.18)
Міністерство аграрної політики та продовольства України
ЖУРНАЛ
обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, іноземними громадянами
|
№ з/п
|
Час перебування
|
Прізвища та імена іноземців
(країна, підприємство, установа, організація)
|
Мета прийому
(прізвище та ініціали відповідальної за прийом посадової особи)
|
Підрозділи міністерства, підприємства, установи, які відвідувалися іноземцями
|
Посадові особи міністерства, які брали участь у прийомі
|
Підсумки прийому
|
Номер справи, тому, аркушів, до якої залучено звіт
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 3.5)
ДОВІДКА
про проведення інструктажу
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 3.7)
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 3.9)
Міністерство аграрної політики та продовольства України
ЖУРНАЛ
обліку виїздів за кордон працівників, яким надано допуск до державної таємниці
|
№ з/п
|
Найменування посади, прізвище, ім'я та по батькові
|
Країна виїзду
|
Строк перебування
|
Мета виїзду
|
Дата проведення інструктажу
|
Працівник Оперативно-режимного управління, який провів інструктаж
|
Примітка
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
( Текст взято з сайту Мінагрополітики України http://www.minagro.gov.ua )