УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

Від 27.05.2005 № 1183

 

Про затвердження «Методичних рекомендацій з організації роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради»

З метою безумовного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення», від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів», інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, а також з метою подальшою удосконалення системи роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради, керуючись ст.ст.42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити «Методичні рекомендації з організації роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради» (додаток 1).

2. 3атвердити «Заходи по виконанню методичних рекомендацій з організації роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради» (додаток 2).

3. Заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь житлово-комунального господарства Гриневичу Є.О., з гуманітарних та соціальних питань Сороці Л.С., бюджету та фінансів Таукешевій Т.Д., енергетики та інженерного забезпечення міста Углову В.І., економіки та комунального майна Черненку Є.В., начальнику головного управління містобудування, архітектури та земельних відносин, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради.

3.1. Організувати вивчення «Методичних рекомендацій з організації роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради» у підпорядкованих підрозділах, привести діловодство за зверненнями громадян та службовими листами у відповідність до зазначених рекомендацій.

3.2. 3абезпечити обов'язкове дотримання у повсякденній практиці положень, що містяться у «Заходах по виконанню методичних рекомендацій з організації роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради».

3.3. До 15.06.05 ознайомити з цим розпорядженням під особистий підпис усіх спеціалістів підпорядкованих підрозділів, які залучаються до розгляду звернень громадян та службових листів.

3.4. З 15.06.05 забезпечити ознайомлення з цим розпорядженням під особистий підпис усіх спеціалістів, які призначатимуться (прийматимуться) на роботу до підпорядкованих підрозділів.

4. Відділу по роботі зі зверненнями громадян (Хохлов О.В.) у червні-липні 2005 року провести семінар з спеціалістами головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальними за діловодство га організацію контролю за розглядом звернень громадян та службових листів по впровадженню у практичну діяльність «Методичних рекомендацій з організації роботи зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради».

5. Розпорядження міського голови від 04.11.98 № 2169 «Про затвердження методичних рекомендацій по організації роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян в виконавчих органах Харківської міської ради», від 23.12.03 № 3310 «Про підвищення рівня виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та службових листів, що надходять до виконавчого комітету Харківської міської ради» та від 11.08.04 № 2122 «Про удосконалення системи роботи з письмовими зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах Харківської міської ради» вважати такими, що втратили чинність.

6. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради Нечипоренка О.С.

 

Міський голова В. Шумілкін

Додаток 1

до розпорядження міського голови

від 27.05.2005 № 1183

 

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

з організації роботи зі зверненнями громадян

та службовими листами у виконавчих органах

Харківської міської ради

 

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1. Ці методичні, рекомендації розроблені згідно з вимогами Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення», від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів», інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, і визначають єдиний порядок обліку, реєстрації, розгляду та вирішення звернень громадян та службових листів в виконавчих органах Харківської міської ради.

2. 3вернення громадян та службові листи, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

3. Забороняється направляти скарги громадян та юридичних осіб для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

 

II. ДІЛОВОДСТВО ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

ТА СЛУЖБОВИМИ ЛИСТАМИ

 

Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в виконавчих органах Харківської міської ради ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян та службовими листами несуть керівники виконавчих органів міської ради.

 

1. Прийом та первинна обробка звернень громадян та службових листів

 

1.1. Усі надіслані поштою письмові звернення громадян (в тому числі телеграми) та службові листи надходять до відповідних підрозділів виконавчих органів міської ради, де проходить їх первинна обробка.

1.2. Мета первинної обробки полягає в тому, щоб поділити усю кореспонденцію па звернення громадян та службові листи.

1.3. Прийом письмових звернень громадян та службових листів може проводитись безпосередньо від заявників чи через уповноважену ними особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

1.4. На прохання заявника на копії звернення, прийнятого до розгляду, або другому екземплярі робиться відмітка з зазначенням дати прийому звернення громадянина або службового листа, прізвища, підпису особи, яка його отримала та номеру телефону для довідок.

2. Реєстрація звернень громадян та службових листів

 

У відділі по роботі зі зверненнями громадян реєструються звернення громадян та службові листи, які надійшли на ім'я міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради.

Звернення, які надійшли під час проведення особистих прийомів громадян вище вказаними керівниками, також реєструються у відділі по роботі зі зверненнями громадян.

Звернення громадян та службові листи, які надійшли на ім'я заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, в тому разі під час проведення особистих прийомів громадян, реєструються у канцеляріях відповідних виконавчих органів міської ради.

Звернення громадян та службові листи, які адресовані на ім'я заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради і надійшли до відділу по роботі зі зверненнями громадян передаються, без реєстрації у відділі, відповідним виконавчим органам міської ради для подальшої їх реєстрації та розгляду.

2.1. Реєстрація звернень громадян.

2.1.1. Усі письмові звернення громадян, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження або не пізніш наступного робочого дня у разі надходження їх після 16.00 години на реєстраційно-контрольних картках для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 1).

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з письмовими зверненнями.

Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах (додаток 2) або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

2.1.2. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в виконавчих органах міської ради з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв, скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

2.1.3. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках для оброблення персональними комп'ютерами.

2.1.4. Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв, скарг та облік особистого прийому громадян здійснюється шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, відмітка про контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст, дата резолюції, прізвище автора, виконавець (виконавці), термін виконання; дата передачі на виконання, індекс і зміст документа, прийняті рішення; дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

2.1.5. Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняті рішення, дата одержання відповіді.

2.1.6. Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений. Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатись виконавчими органами міської ради.

2.1.7. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі (додаток 3). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

2.1.8. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника (для колективних - «Ко»), порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, та дати.

Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, які забезпечують систематизацію, пошук, аналіз та зберігання пропозицій, заяв і скарг. У відділі по роботі зі зверненнями громадян перша цифра реєстраційного індексу є показником району, де мешкав автор звернення (Дзержинський - 1; Київський - 2; Комінтернівський - 3; Ленінський - 4; Московський - 5; Жовтневий - 6; Орджонікідзевський - 7; Фрунзенський - 8; Червонозаводський - 9; надійшли з інших міст - 10, надійшли електронною поштою -11), наступні дві цифри вказують на рік надходження листа та останні цифри, які вказуються через дріб, означають порядковий номер пропозиції, заяви, скарги.

Наприклад: Л-205/1527, де Л - початкова літера прізвища заявника; 2 - показник району, де мешкає заявник; 05 - рік надходження листа; 1527 - порядковий номер звернення.

2.1.9. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг, їм надається черговий реєстраційний індекс, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера, зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На правому верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг і на реєстраційно-контрольних картках робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.

2.1.10. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного виконавчого органу (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Л-205/1527-1; Л-205/1527-2, Л-205/1527-3.

2.2. Реєстрація службових листів.

2.2.1. Усі службові листи, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня у разі надходження їх після 16.00 години на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 4). Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

2.2.2. Автоматизована реєстрація службових листів здійснюється шляхом прямого введення з документа встановленого складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент), дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді).

2.2.3. Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки.

2.2.4. Реєтраційний індекс службового листа зазначається у реєстраційному штампі (додаток 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

2.2.5. Реєстраційний індекс службового листа складається з порядкового номера реєстрації службових листів з початку року і через дріб номера групи кореспондента та дати.

Наприклад: 01236/5, де 01236 - порядковий номер реєстрації

службових листів з початку року;

5 — номер групи кореспондента.

2.3. Особливості реєстрації деяких звернень.

2.3.1. Судові повістки (без додатків), ухвали господарського суду про призначення справ до розгляду та відкладення справ, накази суду, відзиви та пояснення на позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги, які надходять до міської ради та її виконавчого комітету, реєструються як службові листи і передаються до головних управлінь за компетенцією, а в разі неможливості встановлення за наявною інформацією до компетенції якого головного управління відноситься дане питання, передаються до юридичного управління міської ради для з'ясування питання та вжиття відповідних заходів щодо залучення юридичних підрозділів головних управлінь (управлінь) міської ради для подальшої роботи із зазначеними документами.

2.3.2. Судові повістки з копіями позовних заяв громадян, позовні заяви громадян та юридичних осіб, ухвали суду про заборону здійснювати певні дії, рішення суду, постанови апеляційних та касаційних судів, які надходять до міської ради та її виконавчого комітету, реєструються як службові листи і передаються першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради для розгляду та надання відповідних доручень за компетенцією безпосереднім виконавцям.

3. Попередній розгляд звернень громадян та службових листів

3.1. Усі звернення громадян та службові листи, що надійшли, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.2. Попередній розгляд звернень громадян та службових листів здійснюється спеціально призначеними для цього посадовими особами або відповідним підрозділом виконавчих органів.

3.3. Метою попереднього розгляду звернень громадян та службових листів є розподілення їх на такі, що:

3.3.1. Потребують обов'язкового розгляду першим керівником, його заступниками або безпосередніми виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків.

3.3.2. Не входять до повноважень органу чи посадової особи, які їх отримали.

3.4. Якщо питання, порушені в одержаному органом чи посадовою особою зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється автору звернення.

 

4. Передача звернень громадян та службових листів

на розгляд керівництву

 

4.1. Після попереднього розгляду звернення громадян та службові листи передаються в день їх надходження, або не пізніше наступного робочого дня у разі надходження їх після 16.00 години, на розгляд першого керівника, його заступників або безпосереднім виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків.

4.2. У виконавчому комітеті Харківської міської ради звернення громадян та службові листи, підготовлені для розгляду міським головою, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради щоденно о 10.00, 12.00 та 16.00 годині отримують особисто помічники вищезазначених керівників у відділі по роботі зі зверненнями громадян.

4.3. У разі надходження звернень громадян та службових листів з вищих органів влади з терміновими завданнями, в тому числі по електронній пошті та факсу, вони негайно реєструються у відділі по роботі зі зверненнями громадян та надаються особисто спеціалістами відділу помічникам відповідних керівників.

4.4. Усі звернення громадян та службові листи розглядаються керівниками протягом однієї доби після їх надходження, після чого з відповідним дорученням щодо подальшого розгляду звернень громадян та службових листів повертаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян для відправки безпосереднім виконавцям.

4.5. Обов'язковими елементами резолюції, яка дається керівниками по розгляду звернень громадян та службових листів, повинні бути: прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання, доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату.

4.6. Усі звернення громадян та службові листи, які зареєстровані у відділі по роботі зі зверненнями громадян відправляються на розгляд і вирішення безпосереднім виконавцям тільки згідно зі схемами проходження звернень громадян та службових листів у виконавчому комітеті Харківської міської ради, затверджених рішенням виконавчого комітету міської ради від 16.02.05 № 88 (додаток 6).

 

5. Передача звернень громадин та службових листів

на виконання

 

5.1. Звернення громадян та службові листи, що надійшли до відділу по роботі зі зверненнями громадян після розгляду міським головою, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради відпрацьовуються і направляються безпосереднім виконавцям не пізніш наступного дня після надходження.

5.2. Якщо в резолюціях до звернень громадян та службових листів вказано кілька осіб, відповідальних за виконання доручення, спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян забезпечують їх відправку усім виконавцям та здійснюють контроль за виконавцем, вказаним в резолюції першим щодо терміну розгляду і підготовки відповіді автору звернення (вищому органу) на всі поставлені питання або пропозиції для доповіді керівництву.

3.3. Термін виконання наданих доручень по розгляду звернень громадян та службових листів співвиконавцям визначається на 5 робочих днів менший, ніж відповідальному виконавцю.

5.4. Забороняється передавати звернення громадян та службові листи після розгляду керівництвом, заявникам для самостійної доставки безпосереднім виконавцям, у відповідності з дорученням.

6. Контроль за розглядом звернень громадян та службових листів

6.1. Усі звернення громадян та службові листи розподіляються на контрольні та ті, за розглядом і вирішенням яких контроль не встановлюється.

6.2. У разі, коли про результати розгляду звернень громадян та службових листів необхідно надати інформацію керівнику, вищому органу тощо, реєстраційно-контрольна картка та перший аркуш контрольного звернення позначається словом «КОНТРОЛЬ».

6.3. На контроль беруться звернення громадян та службові листи, в дорученнях до яких передбачається зворотній зв'язок або встановлені терміни його виконання.

6.4. В обов'язковому порядку контролю підлягають доручення на звернення громадян та службові листи, надані на особистих прийомах міським головою.

6.5. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян та службових листів здійснюють:

- спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян;

- помічники міського голови; першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради; заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого-справами виконкому міської ради; заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь; начальника головного управління містобудування, архітектури та земельних відносин;

- спеціалісти головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та службових листів у своїх підрозділах;

- один із заступників начальників головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради у своїх підрозділах, на якого наказом відповідного керівника покладені ці обов'язки.

6.6. Особисту відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень керівництва по розгляду звернень громадян та службових листів несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно з діючим законодавством.

6.7. З метою забезпечення своєчасного виконання доручень керівництва по розгляду звернень громадян та службових листів:

6.7.1. Спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян зобов'язані:

6.7.1.1. Не пізніше ніж за 3 робочих дні до закінчення терміну розгляду звернень громадян та службових листів відповідальним виконавцям про це направляти нагадування.

6.7.1.2. Кожну середу начальникам головних управлінь направляти перелік звернень громадян та службових листів, які знаходяться на розгляді у підпорядкованих їм підрозділах, терміни розгляду яких закінчуються на початку наступного тижня.

6.7.2. Спеціалісти головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та службових листів у своїх підрозділах, зобов'язані:

6.7.2.1. Не пізніш, ніж за 3 робочих дні до закінчення терміну розгляду звернень громадян та службових листів відповідальним виконавцям та не пізніш 5 робочих днів співвиконавцям про це направляти нагадування.

6.8. З метою оперативного усунення порушень термінів розгляду звернень громадян та службових листів, інших недоліків у цій роботі спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями громадян та спеціалістами головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальними за ведення діловодства по розгляду звернень громадян та службових листів у своїх підрозділах, вживаються такі заходи:

- щотижнево аналізується стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та службових листів та інформується керівництво про існуючі тенденції для вжиття заходів впливу до осіб, що допустили порушення термінів розгляду;

- постійно аналізується . хід виконання доручень керівництва, наданих за зверненнями громадян та службовими листами, і за кожним фактом порушення термінів розгляду, або не забезпечення виконання в повному обсязі, інформуються керівники, які надали доручення;

- щокварталу аналізується стан роботи зі зверненнями громадян, службовими листами, організація та проведення особистих прийомів громадян у виконавчих органах міської ради та надаються з цього питання службові записки керівництву з пропозиціями щодо поліпшення стану справ;

- не рідше ніж двічі на рік готуються матеріали для розгляду стану роботи зі зверненнями громадян та службовими листами на засіданнях виконавчого комітету та апаратних нарадах у керівництва.

6.9. 3вернення громадян та службові листи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення викладених у зверненнях питань.

6.10. Рішення про зняття з контролю звернень громадян та службових листів приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

 

7. Розгляд звернень громадян та службових листів

безпосередніми виконавцями та підготовка і надання пропозицій,

інформацій, відповідей тощо

 

7.1. Після отримання звернення громадянина або службового листа, безпосередній виконавець повинен досконало вивчити суть викладеного в ньому питання та надане доручення і скласти план заходів по його виконанню у встановлені терміни в повному обсязі.

7.2. Якщо питання, порушені в одержаному безпосереднім виконавцем зверненні громадянина або службовому листі, які надійшли з дорученням відповідного керівника, не входять до його повноважень, воно не пізніше наступного дня, з дня одержання, повертається виконавцем, який його отримав, помічнику відповідного керівника, який надав доручення, з обов'язковим подальшим внесенням змін у доручення відділом по роботі зі зверненнями громадян.

7.3. Якщо звернення громадянина або службовий лист не містять даних, необхідних для прийняття обгрунтованого рішення органом чи посадовою особою, які їх отримали, вони в термін не більше п'яти днів повертаються автору звернення з відповідними роз'ясненнями.

7.4. В тому разі, якщо в дорученні керівника вказано кілька осіб, відповідальних за його виконання, контроль за терміном розгляду і підготовку відповіді автору звернення (вищому органу) здійснює виконавець, вказаний в резолюції першим, або той, проти прізвища якого зроблена позначка «Збір» або «Відповідальний».

Він узагальнює надані співвиконавцями матеріали, готує проекти відповідей або надає відповіді на всі викладені у зверненні питання. Для виконання доручення він має право скликати виконавців і координувати їх роботу.

7.5. Співвиконавці надають відповідальному виконавцю інформацію у встановлений для них термін виконання, який проставляється на бланку резолюції «Контроль до________». Як правило, він встановлюється на 5 днів менше від терміну розгляду відповідальному виконавцю.

Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень керівництва, наданих по розгляду звернень громадян та службових листів.

7.6. При надходженні звернень громадян та службових листів на адреси начальників головних управлінь з дорученням «До відома», та якщо у резолюції вказаний безпосередній виконавець, вони зобов'язані знайомитись з таким зверненням та передавати його для формування справи, якщо не має інших доручень.

7.7. Терміни розгляду деяких звернень громадян та службових листів.

Звернення громадян та службові листи розглядаються і вирішуються:

- у термін не більш одного місяці від дня їх надходження (якщо конкретний термін виконання не зазначений);

- невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання (якщо документ не потребує додаткового вивчення);

- в указаний в документі термін (якщо конкретний термін розгляду і виконання зазначений);

- протягом 10 днів з моменту одержання, якщо це депутатське звернення народного депутата України або депутата місцевої ради (у разі неможливості розгляду звернення у визначений строк, депутата повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання);

- у 15-денний строк з дня одержання або інший, встановлений Верховною Радою України строк, якщо це запит народного депутата України;

- у встановлений відповідною радою строк, якщо це запит депутата місцевої ради (якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений радою строк, про це письмово повідомляється раді та депутатові місцевої ради, який вніс запит, і запропоновується інший строк, який не повинен перевищувати один місяць з дня одержання запиту);

- протягом 5 робочих днів від дати підписання документу керівниками вищих органів та міської ради (якщо є позначка «терміново»);

- у 10-денний строк після його надходження, якщо це протест прокурора;

-у місячний строк після його надходження, якщо це подання прокурора;

- негайно після його надходження, якщо це припис прокурора.

7.8. У випадку особливої складності вирішення контрольного звернення виконавцем забезпечується оформлення продовження терміну його виконання посадовою особою, які його встановила (а у разі відсутності - посадового особою, яка виконує її обов'язки) не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, про що обов'язково інформується заявник та відділ по роботі зі зверненнями громадян.

7.9. Після виконання доручення виконавець (виконавці) зобов'язані надати усі матеріали (відповіді, довідки тощо) для інформування керівника, який дав доручення.

7.10. Порядок виконання деяких доручень керівництва міської ради.

 

№ п/п

Доручення

Порядок виконання

1.

«Для розгляду у встановленому порядку «Для розгляду»

Такі доручення надсилаються без контролю вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує їх розгляд та надає відповідь автору листа самостійно

2.

«Для розгляду, надання відповіді заявнику, ОДА та МВК» «Розглянути та надати відповідь заявнику, в копії МВК»

Таке доручення надсилається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує розгляд звернення та надає відповідь автору листа та вказаному органу самостійно, після чого все листування з копіями відповідей надається відповідному керівнику, який надав доручення для зняття з контролю.

3.

«Розглянути та підготувати проект відповіді автору звернення»

Таке доручення надсилається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує його виконання і готує проект відповіді за підписом керівника, який надав це доручення.

4.

Розглянути та інформувати мене та заявника»

Таке звернення надсилається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує його виконання, самостійно дає відповідь автору звернення та готує службову записку, яку з копією відповіді дає на ознайомлення керівнику, який надав доручення.

5.

«Для розгляду, інформування заявника та підготовки відповіді ОДА за підписом міського голови» «Розглянути, надати відповідь автору листа та підготувати відповідь до секретаріату Президента України за моїм підписом»

Такі доручення надсилаються з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує їх виконання, самостійно дає відповідь автору звернення та готує проект відповіді до вказаного органу за підписом міського голови або іншого керівника, після чого зазначений проект з копією відповіді заявнику надається на підпис міському голові, або іншому керівнику, який надав доручення.

6.

«Розглянути та внести мені пропозиції», «Для розгляду та пропозицій»

Таке доручення надається з контролем вказаному в резолюції виконавцю, який забезпечує його виконання та готує службову записку керівнику, який надав доручення. Службова записка надається в термін не більше половини встановленого контрольного строку

 

7.11. Усі проекти відповідей за підписом міського голови, службові записки, пропозиції для інформування міського голови надаються на ознайомлення безпосередніми виконавцями з обов'язковим візуванням у начальників головних управлінь.

7.12. На контрольні доручення вищих органів влади, голови та першого заступника голови Харківської обласної державної адміністрації відповіді надаються за підписом міського голови або керівника, який виконує його обов'язки.

7.13. На контрольні доручення заступників голови Харківської обласної державної адміністрації відповідь надається керівником відповідного головного управління за дорученням міського голови.

7.14. На контрольні доручення керівників Харківської обласної державної адміністрації, де міський голова або виконавчий комітет міської ради є співвиконавцем, відповідь налається на ім'я виконавця, вказаного в резолюції першим, не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення встановленого строку розгляду та вирішення звернення за підписом керівника, згідно з роз'ясненнями, викладеними у п.п. 7.12 та 7.13.

7.15. Відповіді за наслідками розгляду звернень громадян та службових листів за підписом міського голови готуються виконавцями на бланку «Міський голова» або на бланку «Виконавчий комітет»; за підписом першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради на бланку - «Виконавчий комітет», за підписами заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь готуються на бланку - «Головне управління».

Керівники інших виконавчих органів міської ради надають відповіді на бланках відповідних структурних підрозділів.

7.16. Відповіді заявникам готуються окремо від відповідей вищим органам влади. До відповідей на контрольні доручення вищих органів влади, керівників міської ради обов'язково додаються копії відповідей заявникам, з позначкою у тексті: «Відповідь автору звернення надана».

 

8. Вимоги до відповідей на звернення громадян

та службові листи

 

8.1. Адресування відповідей.

8.1.1. Відповіді на звернення громадян та службові листи адресуються громадянину, установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

8.1.2. У разі адресування відповіді установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Наприклад: Секретаріат Президента України

Головне управління з питань звернень громадян

 

8.1.3. Якщо відповідь адресується посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата —у давальному.

Наприклад: Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Головному спеціалісту

Петрову В.М.

 

8.1.4. У разі адресування документа керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад: N-ському міському голові

Васильєву Н.П.

8.1.5. У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть значиться почесні звання та вчений ступінь.

8.1.6. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Наприклад: Редакція журналу «Архів України»

01110, МСП, Київ-110,

вул.Солом'янська,24

 

8.1.7. У разі надсилання відповіді громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса.

Наприклад: Іванову Л.Д.

вул. Ахсарова,11, кв. 27

м. Харків-60, 61060.

8.2. Датування відповідей.

8.2.1. Усі відповіді на звернення громадян та службові листи підлягають датуванню. Датою відповіді є дата її підписання.

8.2.2. Дата повинна оформлятися цифровим способом. Елементи дати проставляються трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 20 березня 2005 року слід писати: 20.03.05

Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється «0».

Наприклад: 7 липня 2005 року слід писати: 07.07.05

8.3. 3аголовок відповідей.

Цей реквізит повинен бути лаконічним і відповідати на питання «про що?», «чого?».

Наприклад: «Про розгляд звернення гр. Іванова Н.П.»

Це значно спрощує роботу при реєстрації документа, його пошук тощо.

8.4. Структура відповідей.

Відповіді за змістом залежні від звернень громадян або службових листів, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Рішення про відмову в задоволені вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома автора листа з посиланням на Закон і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

8.5. Текст відповідей.

8.5.1. Текст відповідей повинен викладатися коротко, чітко, послідовно, давати вичерпну відповідь на усі поставлені питання.

8.5.2. У разі адресування відповідей установам або їх структурним підрозділам без зазначення посадової особи, відповіді слід починати, наприклад, так: «Виконавчий комітет Харківської міської ради повідомляє, що...», або «Повідомляємо, що ...».

8.5.3. У разі адресування відповідей керівникам або посадовим особам відповідь слід починати так: «Шановний Володимире Івановичу!». Завершувати відповідь рекомендується словами «З повагою». Це витікає з вимог загальноприйнятого етикету ділового спілкування.

8.5.4. Якщо на звернення громадянина або службовий лист раніше була надана проміжна відповідь, то в черговій відповіді слід обов'язково робити на неї посилання та вказувати дату та номер.

Наприклад: «В доповнення до відповіді від 25.03.05 № Л-205/1718 повідомляємо...».

8.5.5. В проміжних відповідях обов'язково вказується конкретний термін виконання тих, чи інших робіт, або вжиття заходів та термін надання остаточної відповіді.

Наприклад: «Ремонт покрівлі планується виконати у червні 2005 року»; «Про наслідки буде повідомлено до 05.07.05»

8.5.6. У відповідях, що надаються заявникам, в обов'язковому порядку дається посилання на останню інстанцію, з якої отримано листа, і дату надходження.

Наприклад: Звернення громадянина Петрова С.В. отримано виконавчим комітетом Харківської міської ради з Апарату Верховної Ради України 15.04.05. У зв'язку з прийнятим рішенням керівництвом, воно було направлено для розгляду і відповіді заявнику до управління житлового господарства.

Відповідь заявнику слід починати так:

«За дорученням керівництва Харківської міської ради на Ваше звернення, яке надійшло із Апарату Верховної Ради України 15.04.05, повідомляємо, що...».

8.6. Додатки до відповідей.

8.6.1. Додатки доповнюють, пояснюють відповіді. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту відповідей перед підписом.

8.6.2. Якщо відповіді мають додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 6 арк. у 2 прим.

8.6.3. Якщо відповіді мають додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

Наприклад:

Додатки: 1. Довідка про стан здоров'я гр. Міхєєва М.П. на 5 арк. у 1 прим.;

2. Довідка про розмір пенсії гр. Міхєєва М.П. на 1 арк. у 1 прим.

8.7. Підпис відповідей.

Відповіді на звернення громадян та службові листи підписуються відповідними керівниками або посадовими особами з обов'язковим зазначенням прізвища та ініціалів (ім'я та по батькові), що відповідає вимогам етикету ділового спілкування.

Наприклад: Міський голова О.М. Іващенко

8.8. Оформлення копій відповідей.

Текст відповідей на звернення громадян та службові лист готується у 2-х примірниках. Перший примірник створюється на бланку за допомогою комп'ютерного набору та друкується на принтері, а другий відтворюється засобами оперативної поліграфії.

Після підпису керівника 2-х примірників відповіді, адресату відправляється 1-й примірник, а другий - зберігається у справі, яка формується у відповідному органі.

8.9. Реквізити виконавця.

Кожна відповідь повинна мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці останнього аркуша відповіді.

Наприклад: Сидоров, 712-47-84

8.10. Виготовлення відповідей за допомогою персонального комп'ютера.

8.10.1. Відповіді на звернення громадян та службові листи виготовляються у бюро комп'ютерного набору адміністративно-господарського відділу міської ради і в виконавчих органах міської ради.

8.10.2. Рукописи, що здаються для виготовлення, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

8.10.3. Під час оформлення відповідей на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

8.10.4. Надрукований текст відповіді перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені помилки при друкуванні, пропуски тощо, виконавець повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення.

Виправлення тексту допускається тільки на комп'ютері.

8.11. Порядок надання відповідей на звернення громадян, які надійшли електронною поштою.

8.11.1. Відповіді на звернення громадян, які надішли від адресатів електронною поштою безпосередньо міському голові, надаються виконавцями до прес-служби міської ради для послідуючого інформування заявників.

8.11.2. У разі необхідності інформування про розгляд звернень громадян, які надійшли електронною поштою, вищого органу або керівника, який надав доручення, до інформації обов'язково прикладається копія відповіді заявнику, відправлена безпосереднім виконавцем на його електронну адресу. Якщо у листі адреса (електронна, мешкання заявника) відсутня, то у інформації до вищого органу обов'язково вказується причина не надання відповіді.

 

9. 3авершення розгляду звернень громадян

та службових листів та порядок зняття їх з контролю

 

9.1. Розгляд звернень громадян та службових листів вважається закінченим після того, коли розглянуті усі поставлені в них питання, по ним вжиті необхідні заходи, а заявнику дана вичерпна відповідь і роз'яснення згідно з вимогами чинного законодавства.

9.2. Після виконання доручення керівника в повному обсязі виконавець (виконавці) зобов'язаний надати усі матеріали (відповіді, довідки тощо) для інформування керівника, який дав доручення.

9.3. Після ознайомлення з наданими документами, керівник, який дав доручення, на копії відповіді зобов'язаний зробити відмітку «До справи», а якщо звернення контрольне - «З контролю зняти», або, якщо термін контролю продовжується, то вказати до якої дати.

Наприклад: «Контроль до 10.09.05».

9.4. Звернення громадян та службові листи після їх вирішення, з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за зверненнями громадян та службовими листами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних.

9.5. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

 

10. Облік і формування справ

 

10.1. Звернення громадян та службові листи, копії відповідей і документи щодо їх розгляду і вирішення формуються у справи.

10.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга та службовий лист з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку.

10.3. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

10.4. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність.

10.5. Невирішені пропозиції, заяви, скарги та службові листи, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

 

11. Зберігання звернень громадян та службових листів

 

11.1. Виконавчі органи міської ради зберігають пропозиції, заяви, скарги громадян та службові листи для надання довідок, інформація тощо.

11.2. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами, скаргами громадян та службовими листами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності.

Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв, скарг громадян, службових листів та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

 

12. Особистий прийом громадян

 

12.1. Особистий прийом громадян здійснюється відповідно до вимог ст. 40 Конституції України, ст. 22 Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів».

12.2. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем міської ради, головами постійних комісій, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради, а також керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради.

Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться першочергово.

12.3. Прийом громадян проводиться:

12.3.1. Спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями громадян (далі відділ) щоденно, крім недільних та святкових днів з 9.00 до 18.00 (перерва з 13.00 до 13.45, в п'ятницю до 16.45, в передсвяткові дні - до 17.00, в суботу з 10.00 до 13.00) в приміщенні приймальні (вхід з провулку Радянського).

12.3.2. Керівним складом Харківської міської ради та головами постійних комісій ради - в приміщенні приймальні в дні і години, згідно з затвердженими графіками прийому громадян.

12.3.3. Керівним складом Харківської міської ради та керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради - згідно з затвердженими графіками прийому громадян, у неробочий час за місцем роботи та проживання громадян.

12.3.4. Керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради - згідно з затвердженими графіками прийому громадян, за місцем роботи керівників.

12.4. У період відсутності керівників міської ради, її виконавчих органів та голів постійних комісій з поважних причин (відрядження, хвороба, відпустка та ін.) прийом громадян проводять в установлені дні і години посадові особи, які виконують їх обов'язки.

12.5. Підготовка особистого прийому громадян.

Відділ по роботі зі зверненнями громадян:

12.5.1. Організує попередній запис громадян на особистий прийом до керівників міської ради та голів постійних комісій міської ради згідно з затвердженими графіками прийому.

12.5.2. У відповідності з попереднім записом на особистий прийом до міського голови забезпечує до дня прийому наявність кваліфікованої добірки матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення, матеріали їх розгляду, висновки, відповіді посадових осіб, що розглядали ці питання раніше та ін.).

12.5.3. Здійснює запрошення на прийом до міського голови відповідальних осіб, до повноважень яких відноситься вирішення питань.

12.6. Підбір матеріалів до прийому заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, запрошення на прийом відповідальних осіб, до повноважень яких відноситься вирішення відповідних питань, а також здійснення контролю за виконанням доручень керівників, даних на особистому прийомі, здійснюють помічники відповідних керівників.

12.7. 3дійснення особистого прийому:

12.7.1. Прийом громадян проводиться згідно з попереднім записом у відділі по роботі зі зверненнями громадян, відповідних виконавчих органах міської ради, а також безпосередньо у день прийому, якщо попереднього запису не було, або на прийом записалася незначна кількість відвідувачів.

12.7.2. Особистий прийом громадян керівним складом міської ради, та її виконавчих органів, головами постійних комісій проводиться з залученням помічників або осіб, уповноважених ними для цього.

12.7.3. У прийомі беруть участь також запрошені на прийом особи.

12.7.4. На особистому прийомі керівники, як правило, вислуховують клопотання, пропозиції, скарги громадян, приймають від них письмові заяви, намагаються розв'язати поставлені проблеми, звертаються письмово або телефоном на адресу відповідних керівників для розв'язання проблем.

12.7.5. Помічники керівників або спеціалісти, які беруть участь у особистому прийомі, ведуть журнали особистого прийому, записують доручення керівників у картках і в журналах особистого прийому та здійснюють контроль за їх виконанням.

12.7.6. У випадках, коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, необхідно роз'яснити відвідувачеві, куди і до кого йому належить звернутися і при потребі, сприяти громадянину записатися на прийом до відповідної посадової особи (через спеціалістів відділу по роботі зі зверненнями громадян). В цих випадках у картках і журналах особистого прийому робиться відмітка «роз'яснено» або до якої особи він записаний на прийом.

12.7.7. Якщо пропозиція, заява, скарга не ґрунтується на нормах діючого законодавства або не може бути задоволена з об'єктивних причин, то, відхиляючи їх, необхідно у чемній та зрозумілій для відвідувача формі роз'яснити мотиви відхилення. При цьому слід роз'яснювати відвідувачу порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.

12.7.8. Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалось керівним складом Харківської міської ради та її виконавчих органів, головами постійних комісій проводиться у разі, коли питання порушене у першому обгрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.

12.8. Рекомендації для посадових осіб Харківської міської ради та її виконавчих органів, які здійснюють особистий прийом громадян.

З метою забезпечення безумовного виконання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указів Президента України від 13.08.02 № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» та від 14.04.04 № 434 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів» посадові особи, які здійснюють особистий прийом громадян, зобов'язані виконувати такі вимоги:

12.8.1. Створити атмосферу доброзичливості, бути тактовними по відношенню до громадян, які прийшли на прийом, використовувати законні заходи, прагнути допомогти відвідувачам у рішенні їх питань.

12.8.2. Дотримуватись графіка прийому. У виняткових випадках, коли неможливо прийняти відвідувачів в намічений час, вибачитися перед ними і пояснити самому, чи через відповідальних представників, причину переносу часу прийому.

12.8.3. Організувати роботу на прийомі так, щоб громадяни витрачали якомога менше часу, чекаючи прийому.

12.8.4. У випадку, коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, роз'яснити відвідувачеві, куди і до кого йому належить звернутися.

При потребі сприяти відвідувачеві у запису на прийом до відповідної посадової особи.

12.8.5. Під час прийому уважно слухати відвідувача, ретельно знайомитися з документами, які він пред'явить в обґрунтування своєї пропозиції, заяви, скарги. Не відхилятися на вирішення інших справ під час бесіди з відвідувачем.

12.8.6. Якщо необхідно, заспокоїти розхвильованого, роздратованого відвідувача уважним та спокійним до нього відношенням. Будь-який прояв посадовою особою брутальності компрометує, перш за все, орган місцевого самоврядування.

12.8.7. Бути об'єктивним та справедливим у своїх рішеннях, яке б особисте враження не справляв відвідувач.

12.8.8. Рішення з пропозиції, заяви, скарги обґрунтовувати діючим законодавством, вживати заходів для своєчасного задоволення правомірних пропозицій, заяв, скарг. Домагатися виконання у зазначені строки даних відвідувачеві обіцянок.

Пам'ятати, що невиконане рішення, невиконана обіцянка - причина скарг, повторних звернень громадян.

12.8.9. Якщо пропозиція, заява, скарга не грунтуються на нормах діючого законодавства, суперечать інтересам суспільства та держави, або не можуть бути задоволені з об'єктивних причин, то відхиляючи їх, необхідно у чемній та доступній для відвідувача формі роз'яснити мотиви відхилення.

Обов'язково слід роз'яснювати відвідувачу порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.

12.8.10. Під час прийому намагатися виявити та усунути причини, які сприяють порушенню законних прав та інтересів громадян. Закінчуючи кожен прийом, розглянути нотатки, зроблені в ході бесіди з відвідувачами. З найбільш гострих проблем та питань вносити пропозиції для розгляду їх на апаратній нараді, а також ставити ці питання для вирішення перед керівництвом підзвітних підприємств, установ, організацій.

12.8.11. Уважно вислуховувати критику на свою адресу та адресу органу місцевого самоврядування, враховувати справедливі зауваження у подальшій роботі. Пам'ятати, що особисте спілкування з громадянами - важлива форма зв'язку з населенням, що по роботі на прийомі, відношенню до відвідувачів, у багатьох громадян складається уява про роботу усього органу місцевого самоврядування. Обов'язок кожної посадової особи організувати роботу на прийомі так, щоб це враження було позитивним.

 

Заступник міського голови з питань діяльності

виконавчих органів ради – керуючий

справами виконкому міської ради О. Нечипоренко

 

Додаток 1

до п. 2.1.1. розділу ІІ

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

(лицьовий бік)

 

0203005

Реєстраційно - контрольла картка

Відмітка про контроль

 

Кореспондент

 

Адреса

 

 

 

 

Пропозиція, заява, скарга

 

 

 

 

Колективна

 

 

Дата

Реєстрацій

Звідки

Дата

Індекс

Одержано

 

надходжен

ний індекс

одержано

надіслання

докумен

поштою, на

 

ня

 

 

 

та

особистому

 

кореспонд

 

 

 

 

Прийомі,

 

енції

 

 

 

 

передано

г

 

 

 

 

 

через

 

 

 

 

 

 

уповноваже

 

 

 

 

 

 

ну особу

 

 

Попередні звернення від № від №

Індекси

Короткий зміст

1.

Питання

Підпитання

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

3.

 

 

 

 

 

 

 

Резолюція

 

Категорія (соціальний стан) заявника

 

 

 

 

 

 

Автор резолюції

 

Термін виконання

Виконано за _____днів

 

Продовження додатка 1

 

(Зворотний бік)

 

Хід виконання

 

Дата передачі на виконання

Виконавець

Записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання

Контрольні відмітки

 

Перевірено на місці «____»_________200___р. працівником апарату

 

Дата, індекс, виконання _______________Адресат______________________

Вирішено____________________

 

Результати розгляду питань

1.

 

2.

 

3.

 

З контролю зняв_______________________________________

 

Справа______________ Том ____________ Аркушів _____Фонд__________

Опис ______Справа______

 

Додаток 2

до п. 2.1.1 розділу II

 

КАРТКА (ЖУРНАЛ)

обліку особистого прийому громадян

 

№№ п/п

Дата прийому

Хто приймає

Прізвище, ім'я, по-батькові,

Порушені питання

Кому доручено

Наслідки розгляду,

 

 

 

 

короткий

індекси

 

 

 

 

 

адреса чи місце роботи,

зміст

 

розгляд, зміст доручен-ня,

індекс, дата одержання

 

 

 

категорія (соціальний стан) громадянина

 

 

термін виконан-ня

відповіді від виконавця

1

2

3

5

5

5а

6

7

 

Додаток 3

до п. 2.1.7. розділу ІІ

 

ФОРМА

 

РЕЄСТРАЦІЙНОГО

ШТАМПА

 

Найменування організації

Дата

Індекс

 

Розмір 41,6 х 16 мм

 

Додаток 4

до п . 2.2.1. розділу ІІ

 

КАРТКА

_____________________________________________________________________________

Кореспондент (від кого надійшов лист)

Справа (номер справи за номенклатурою справ)

Група адресату (тип кореспондента)

Тип документу (лист, звернення, запит та інш.) На контролі (так/ні)

Доручення (яким керівником надано) Дата контролю

Вхід. № (дата отримання) Вихід № (дата відправлення)

 

(Стислий зміст листа)

 

Резолюції

 

№

Дати резолюцій

Резолюції керівників, які розглянули лист

 

 

 

 

Просування документу

 

№

Дата отримання керівником

П.І.Б. керівника, який отримав

Оригінал/копія

Підтвердження передачі

Дата повернення від керівника

Коментар

 

 

 

(О/К)

(Так)

 

(номер справи, інш.)

 

Виконавці

 

№

Контроль

Дата відповіді

Вих. №

Виконавець

 

(термін виконання встановлений керівником)

(дата вихідного листа)

(вихідний номер листа)

(П.І.Б. виконавця, який надав відповідь)

 

Відповідь (інформація, відповідь, кому надана)

____________________________________________________________________________

Дата печаті

Сторінка (номер)

 

Додаток 5

до п. 2.2.4 розділу ІІ

 

Найменування організації

Вхідний номер

Дата

Розмір 57x21 мм

 

Додаток 6

до п. 4.6. розділу II

 

СХЕМА

проходження звернень громадян у виконавчому комітеті Харківської міської ради

 

 

Відділ

по

роботі зі

зверне-

ннями

грома-дян

Керів-ництво

міської ради

Відділ по

роботі зі

зверненнями

громадян

безпосередні

виконавці

(управління, відділи та

інші виконавчі органи

міської ради), районні

у місті ради

 

 

Не контрольні первинні звернення громадян.

Звернення громадян, які взяті на контроль керівництвом міської ради.

Звернення громадян, які взяті на контроль центральними органами виконавчої влади.

облрадою, облдержадміністрацією, органами прокуратури, юстиції, судами та іншими органами (відповідь за підписом керівників міської ради).

Звернення громадян з особистого прийому міського голови.

Колективні звернення громадян.

Звернення з питань приватизації земельних ділянок для будівництва та (або) експлуатації індивідуальних житлових будинків (управління земельних відносин).

Звернення з питань відведення земельних ділянок під індивідуальне будівництво (управління земельних відносин).

Звернення з питань нотаріального посвідчення та страхування договорів оренди земельних ділянок (управління земельних відносин).

Звернення з питань реконструкції об'єктів нежитлового призначення (управління містобудування та архітектури).

 

Примітка: у разі необхідності інформувати про звернення начальника головного управління в резолюції вказується безпосередній виконавець та начальник головного управління, якому дається доручення «до відома», після чого воно передається для формування справи в канцелярію ГУ, якщо немає інших доручень.

 

 

 

Відділ по

роботі зі

звернен-

нями

громадян

Міський

голова

Відділ по

роботі зі

звернен-

нями

громадян

Головні

управління

Безпосередні

виконавці

(управління,

відділи та

інші виконавчі

органи міської

ради), районні у

місті ради

 

Звернення Героїв Радянського Союзу. Героїв України. Героїв Соціалістичної праці та інвалідів ВВВ.

Повторні звернення громадян.

Скарги на керівників підпорядкованих органів.

Звернення громадян, які взяті на контроль центральними органами виконавчої влади, облрадою, облдержадміністрацією, органами прокуратури, юстиції, судами та іншими

органами (відповідь за підписом начальника головного управління).

 

СХЕМА

проходження службових листів у виконавчому комітеті Харківської міської ради

 

 

Відділ по

роботі зі

зверненнями

громадян

Керівництво

міської

ради

Відділ по

роботі зі

зверненнями

громадян

Безпосередні виконавці (управління, відділи

та інші виконавчі

органи міської ради),

районні у місті ради

 

Листи, які взяті на контроль центральними органами виконавчої влади, облрадою, облдержадміністрацією, органами прокуратури, юстиції, судами та іншими органами (відповідь за підписом керівників міської ради).

Листи, запити управлінь облдержадміністрації.

Листи підприємств, установ та організацій усіх форм власності.

Листи об'єднань громадян.

Листи з питань нотаріального посвідчення та страхування договорів оренди земельних ділянок (управління земельних відносин).

Листи з питань реконструкції об'єктів нежитлового призначення (управління містобудування та архітектури).

Листи з питань розміщення малих архітектурних форм для здійснення підприємницької діяльності (управління містобудування та архітектури).

Листи щодо видачі свідоцтва про право власності (юридичне управління).

 

Примітка: у разі необхідності, інформувати про звернення начальника головного управління й резолюції вказується безпосередній виконавець та начальник головного управління, якому дається доручення «до відома», після чого воно передається для формування справи в канцелярію ГУ, якщо немає інших доручень.

 

Відділ по

роботі зі

зверненнями

громадян

Керівницт-во

міської

ради

Відділ по

роботі

зі звернен-

нями грома-

дян

Головні

управління

Безпо-середні

виконавці

(управління,

відділи та інші виконавчі

органи

міської ради),

районні у місті ради

 

 

 

Рішення Харківської обласної ради.

Розпорядження голови Харківської облдержадміністрації.

Акти прокурорського реагування.

Листи, звернення та запити народних депутатів України, обласної, міської та районних у місті рад.

Листи, запити головних управлінь облдержадміністрації.

Листи керівників районних у місті рад.

Листи, які взяті на контроль центральними органами виконавчої влади, облрадою, облдержадміністрацією, органами прокуратури, юстиції, судами та іншими органами (відповідь за підписом начальника головного управління).

Листи з питань оренди та приватизації комунального майна (ГУ економіки та комунального майна).

Звернення з питань інвестицій (ГУ економіки та комунального майна).

 

Додаток 2

до розпорядження міського голови

від 27.05.2005 № 1183

 

ЗАХОДИ ПО ВИКОНАННЮ «МЕТОДИЧНИХ РЕКОМЕНДАЦІЙ З

ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ ЗІ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН ТА

СЛУЖБОВИМИ ЛИСТАМИ У ВИКОНАВЧИХ ОРГАНАХ

ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ»

 

З метою удосконалення існуючої діловодної практики по розгляду звернень громадян та службових листів у виконавчих органах Харківської міської ради пропонується вжити наступних заходів:

1. Заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, начальнику головного управління містобудування, архітектури та земельних відносин, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради:

1.1. Забезпечувати розгляд звернень громадян та службових листів у встановлені терміни та повне виконання наданих за ними доручень.

1.2. Надавати доручення виконавцям по розгляду звернень громадян та службових листів протягом однієї доби після їх надходження.

1.3. Надаючи доручення по розгляду звернень громадян та службових листів, обов'язково в них вказувати: прізвище виконавця (виконавців), вказівку про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання (якщо за розглядом встановлюється контроль), доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату.

1.4. Після отримання від безпосереднього виконавця інформації про результати розгляду контрольного звернення громадянина або службового листа, до бланку резолюції обов'язково вносити дані про фактичну дату виконання та оцінку у відповідності до методики оцінки ефективності діяльності виконавчих органів міської ради, затвердженої рішенням виконавчого комітету міської ради від 17.12.03 № 1246.

1.5. Щотижневе розглядати на апаратній нараді стан виконавської дисципліни у підпорядкованих підрозділах.

1.6. Кожен факт порушень встановлених термінів розгляду звернень громадян та службових листів розглядати особисто та вживати заходи впливу на безпосередніх виконавців, які не забезпечують дотримання Закону України «Про звернення громадян» та цієї інструкції.

1.7. 3аслуховувати звіти керівників підпорядкованих органів за стан роботи по розгляду звернень громадян та службових листів та забезпечити виконання цієї інструкції.

1.8. Планувати та організовувати проведення перевірок у підпорядкованих органах по виконанню вимог Закону України «Про звернення громадян» та цієї інструкції.

1.9. Не допускати порушень графіків особистого прийому громадян.

2. Помічникам міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, начальника головного управління містобудування, архітектури та земельних відносин, посадовим особам, які ведуть діловодство за зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах міської ради:

2.1. Забезпечу вати надання звернень громадян та службових листів керівництву для розгляду протягом однієї доби після їх отримання.

2.2. При самостійній підготовці доручень по зверненням громадян та службовим листам:

2.2.1. Обов'язково вказувати у дорученні прізвище виконавця (виконавців), вказівку про виконання, яка містить у собі конкретне доручення, термін виконання (якщо за розглядом встановлюється контроль), доручення про письмове повідомлення заявника щодо результатів розгляду його звернення, підпис керівника і дату;

2.2.2. Після отримання від безпосереднього виконавця інформації про результати розгляду контрольного звернення громадянина або службового листа, до бланку резолюції обов'язково вносити дані про фактичну дату виконання та оцінку у відповідності до методики оцінки ефективності діяльності виконавчих органів міської ради, затвердженої рішенням виконавчого комітету міської ради від 17.12.03 № 1246.

2.2.3. Відпрацьовувати звернення громадян та службові листи, що надійшли керівникам на особистих прийомах, та передавати їх для відправки виконавцям не пізніш наступного після прийому дня.

2.2.4. Не допускати направлення звернень громадян та службових листів на розгляд керівникам виконавчих органів міської ради, в компетенцію яких поставлені питання не входять. У разі повернення звернень за цих обставин, терміново вносити відповідні зміни у доручення.

3. Помічникам міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради:

3.1. З метою скорочення подвійної реєстрації та документообігу забезпечувати відправку звернень громадян та службових листів на розгляд та виконання тільки у відповідності зі схемами проходження звернень громадян та службових листів, затверджених рішенням виконавчого комітету міської ради від 16.02.05 № 88 (додаток 6).

3.2. Проекти відповідей, які надаються на підпис керівнику, отримувати у відділі по роботі зі зверненнями громадян. Проекти відповідей, які підготовлені з помилками або потребують доопрацювання, повертати виконавцям також через відділ по роботі зі зверненнями громадян.

4. Посадовим особам, які ведуть діловодство зі зверненнями громадян та службовими листами у виконавчих органах міської ради:

4.1. До 15 числа наступного за звітним кварталом місяця готувати та надавати до відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради аналітичні дані за встановленою формою (додаток 7).

4.2. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та службових листів і надавати письмову інформацію керівникам виконавчих органів міської ради для відповідного реагування.

4.3. Щоквартально надавати керівникам виконавчих органів міської ради аналітичні довідки про стан роботи підпорядкованих органів по розгляду звернень громадян, службових листів, організації та проведенню особистих прийомів громадян.

5. Відділу по роботі зі зверненнями громадян міської ради:

5.1. Реєструвати звернення громадян, службові листи та передавати їх на розгляд керівництву у день надходження, але не пізніше наступного робочого дня, у разі надходження їх після 16.00 години.

5.2. Здійснювати попередній розгляд звернень громадян, службових листів та визначати ті, які не віднесені до повноважень органу чи посадової особи, котрі отримали, і самостійно направляти їх за призначенням, про що обов'язково повідомляти заявнику.

5.3. Здійснювати щоденний контроль за дотриманням термінів розі ляду звернень громадян, службових листів та повним виконанням доручень керівників.

5.4. Щотижнево аналізувати стан виконавської дисципліни по розгляду звернень громадян та службових листів і надавати письмову інформацію заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради для її оголошення на апаратній нараді у міського голови та вжиття відповідних заходів.

5.5. Щоквартально надавати міському голові та заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради звіти про стан роботи виконавчих органів міської ради по розгляду звернень громадян та службових листів і організації та проведення особистих прийомів громадян.

5.6. Планувати та організовувати перевірки стану роботи по виконанню Закону України «Про звернення громадян» і застосування у практичну діяльність вимог цих методичних рекомендацій у виконавчих органах міської ради та вносити пропозиції по усуненню існуючих недоліків заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради.

5.7. Надавати практичну та методичну допомогу виконавчим органам міської ради в організації цієї роботи.

 

Заступник міського голови з питань діяльності

виконавчих органів ради - керуючий справами

виконкому міської ради О. Нечипоренко

 

Додаток 1

до п. 4.1. додатку 2

 

СТАТИСТИЧНИЙ ЗВІТ

про кількість усних та письмових звернень громадян і службових листів, що надійшли до

_____________________________________________________________________________

(назва виконавчого органу)

за___________________200____року

(який період)

 

Кількість

Кількість

кількість усіх

Кількість

В тому разі

Кількість

В тому разі на

Кількість

звернень,

службових

звернень

проведених

виїзних

прийнятих

виїзних

проведених

громадян, що

листів що

 

особистих

 

громадян

прийомах

громадсь-ких

надійшло

надійшло

 

прийомів

 

 

 

слухань

поштою

поштою

 

громадян

 

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Керівник виконавчого органу

міської ради (П.І.Б)

 

Примітка:

Графа 3 - включає в себе кількість звернень, вказаних в графах 1 і 2.

Графа 5 - заповнюється від загальної кількості прийомів, вказаних в графі 4.

Графа 7 - заповнюється від загальної кількості прийнятих громадян, вказаних в графі 6.

Графи 4, 5,6,7 - заповнюються тільки по начальнику виконавчого органу міської ради

 

Статистичний звіт надається разом з пояснювальною запискою, де повинні бути викладені напрямки, по яким надходить найбільша кількість листів та дані про кількість позитивно вирішених питань.